Tillbaka till Kundcase
print östergötland kommun Arbetsplats

Så blev skrivarkrångel ett minne blott i Region Östergötland

Med 13 000 anställda så blir det en del utskrifter varje dag i Region Östergötland. Det kan tyckas som en omöjlig uppgift att hantera skrivare för så många medarbetare. Det är dock inga problem när utskriftsplattformen är standardiserad.
Linköping

Ta ett nytt grepp om skrivarmiljön och göra den så stabil som möjligt samt minska tid för hantering.

Det var för tio år sedan som Region Östergötland, som ansvarar för hälso- och sjukvård, samt tandvård i regionen, kände att det fanns ett stort behov av att ta ett nytt grepp om skrivarmiljön.

- Att hantera stora miljöer med många olika skrivare kan vara tidskrävande. Detta skapade onödiga problem och en ostabil printermiljö så vi satte oss ner med vår it-partner Atea för att analysera vad som behövde göras för att få en så stabil miljö som möjligt, säger Mikael Ljungberg som ansvarar för printhanteringen i Region Östergötland.

Ganska snart kom man fram till att regionen hade för många olika skrivarmodeller och tillverkare och att det skulle fungera smidigare och vara mer lätthanterligt att bara ha en skrivare från en leverantör.

- Vi hade mest skrivare från HP och vi tyckte att de hade bra drivrutiner och var av god kvalitet. Så vi slängde ut alla andra skrivare, säger Mikael Ljungberg. 

Idag används bara HP inom Region Östergötland och man försöker få de olika enheterna i regionen att bara beställa så kallade multifunktionsskrivare (Multifunction printers – MFP’s) eftersom dessa maskiner har ett väldig brett användningsområde och bland annat även tillåter kopiering, scanning och e-post.

- Vi försöker få ner antalet skrivare eftersom det är bättre att ha några få stora MFP’s än flera små skrivare, säger Mikael Ljungberg.

”Bestäm dig för en printerleverantör och var tydlig med vad som gäller”

Många fördelar med en sorts skrivare

Mikael Ljungberg tycker att det finns många fördelar med att bara använda HP’s skrivare. En av fördelarna är att HP levererar en så kallad universal drivrutin, vilket innebär att samma drivrutin fungerar på alla skrivare.   

- När olika drivrutiner används på klienter och servrar kan det uppstå en del konflikter. Det slipper vi nu. Det innebär också att det blir lättare för användarna när alla jobbar i samma gränssnitt, säger Mikael Ljungberg.

En annan smart funktion som används är Follow-Me som genererar så kallade säkra utskrifter. Region Östergötland har valt produkten Safecom som fungerar väl i kombination med HP:s produkter.

- Follow Me innebär att du skickar utskrifter till en kö och att du sedan skriver ut dokumentet när du själv vill från vilken skrivare du vill. Hämtar du inte ut dokumentet inom 24 timmar så försvinner det från kön. På så sätt slipper vi ha en massa bortglömda papper och sekretessbelagd information kvar i skrivaren, säger Mikael Ljungberg.

Region Östergötland och Atea har även tagit ett nytt grepp avseende installation av nya skrivare.

”När olika drivrutiner används på klienter och servrar kan det uppstå en del konflikter. Det slipper vi nu.”

- Genom HP:s verktyg WebJet Admin (WJA) kan även installationen automatiseras. Det enda som behövs är ett klick på den nya skrivaren så sker all installation och konfiguration för HP och Safecom med automatik i bakgrunden. Fördelen med detta är att den personal som levererar skrivarna på plats ute hos användarna även enkelt kan installera dem.

WJA möjliggör även att installationen av skrivare på varje enskild klient kan ske per automatik, vilket innebär att alla nya klienter redan har en skrivare installerad när de levereras till slutanvändaren.

- WJA ger full kontroll på enheterna och gör att alla förändringar blir väldigt enkla att hantera. Med denna applikation kan vi även skapa mallar så att samtliga enheter ser identiska ut vilket minskar påverkan för användarna. 

När det gäller service och support så sköts det till största delen av Atea. 

- Våra servicetekniker tar den första kollen av skrivaren. Kan de inte fixa problemet så kommer Atea. Det är också Atea som vi köper in maskinerna från och som sköter service på klienterna ute hos användarna. Vi har alltså bara en it-leverantör som sköter alltifrån leverans och installation, till service och support både på skrivare och klienter, vilket är väldigt smidigt, säger Mikael Ljungberg. 

Vad är viktigt att tänka på när det gäller att få till säkra utskrifter som en del av it-leveransen?

 - Bestäm dig för en printerleverantör och var stenhård och tydlig med vad som gäller i organisationen. Låt inte användarna installera något annat. Det är också bra att dra upp riktlinjer för användandet baserat på behovet i verksamheten. 

Vad är nästa steg?

- Det blir att utnyttja MFP’erna ännu mer. De har en enorm kapacitet och idag använder vi bara 20 procent av den. Tillsammans med Atea gör vi nu också en pilot som innebär att skrivaren per automatik skickar ut ett larm till Atea när det behövs mer toner. Atea skickar då ut rätt förbrukningsartikel direkt. Blir detta verklighet skulle vi inte längre behöva ha något tonerlager, vilket vi i så fall kommer att tjäna mycket på, säger Mikael Ljungberg.

Fördelar med en standardiserad utskriftsplattform
  • Underlättar för användarna - det är lättare och tryggare att lära sig rutiner och hantera utskrifter för en slags skrivare än för många olika.
  • Ekonomiska fördelar - Större maskiner kräver färre maskiner vilket ger besparingar i form av mindre support och service, samt minskat lager avseende exempelvis toner och reservdelar.
  • Tidsbesparande - skrivarna kräver mindre handpåläggning av it och servicetekniker vilket gör att fokus istället kan läggas på vidareutveckling och andra viktiga delar som exempelvis miljö och digitalisering.     
  • Miljösmart – färre utskrifter innebär både fördelar för miljön och för ekonomin.
Tillbaka till Kundcase
Atea.se upplevs bättre om du uppdaterar din webbläsare. Här hittar du en ny version av internet explorer