Hoppa till huvudinnehåll
Tillbaka till Inspiration

Outsourcad it stärker säkerheten och frigör tid för Amasten

Foto: Fredrik Andersson

Amasten är ett snabbt växande fastighetsbolag. Nya förvärv och mer personal över hela Sverige har ökat kraven på ett säkrare it-system och effektivare service. – Vi behövde en stabil partner som också kan sköta allt som har med kontors-it att göra, säger Magnus Jägre på Amasten Fastigheter.
Amasten

En samlad kontaktpunkt för frågor och service inom kontors-it.

Ur ett digitalt perspektiv är moderna bostäder oerhört mycket mer än tak över huvudet. De kräver säker uppkoppling, annars fungerar varken passagesystem, kodlås, digitala anslagstavlor eller reglersystem för värme och ventilation. Har fastigheten individuell mätning och debitering av el och vattenförbrukning blir det ännu mer elektroniskt. Ju nyare fastighet, desto mer teknik.

– Vi behövde mer tid för digitaliseringen av våra fastigheter och stärkte upp oss genom att outsourca vår kontors-it, säger Magnus Jägre, som ansvarar både för it och hållbarhet på det snabbt växande fastighetsbolaget Amasten.

Behövde stärka kapacitet och kompetens

En aktiv samverkansmodell

I en så här bred leverans spelar Ateas Service Delivery Manager (SDM) en nyckelroll. Genom regelbundna kundmöten säkrar SDM att kunden får sina behov säkerställda och att Atea som tjänsteleverantör lever upp till avtalen – en väl fungerade samverkansmodell mellan kund, säljare och utförande tekniker/konsult.

Amastens tillväxtresa inleddes 2018. En ny ledningsgrupp tog över och i samma veva kom Magnus Jägre in i företaget. På två år ökade fastighetsbeståndet snabbt med nya förvärv på olika tillväxtorter. Senaste tillskottet är 200 lägenheter i Eskilstuna. Amasten hyr idag ut drygt 6 500 hyreslägenheter i hela Sverige, från Alingsås i söder till Umeå i norr.

– Vår kompetens och kapacitet inom it behövde förstärkas. Vi ville också bli snabbare och jobba säkrare. Att köpa fastigheter är ungefär som att köpa bolag. Man behöver en stabil partner som håller systemen uppe och som snabbt löser de problem som uppstår, säger han.

Av de drygt 60 anställda jobbar många på förvaltningskontor runt om i landet. Storleken på kontoren varierar, precis som arbetsuppgifterna. Oavsett om medarbetarna sitter på finansavdelningen, sköter uthyrningen i Sundsvall eller är fastighetsförvaltare i Timrå har de en sak gemensamt. Alla är beroende av effektiva, digitala flöden för att sköta sitt jobb. Men krånglande datorer och strejkande printrar stjäl tid och fokus från affärsutveckling och den it som används i fastigheterna.

– Därför behövdes en samlad kontaktpunkt för frågor och service inom kontors-it, någon som kunde ta över den dagliga servicedesk-funktionen, säger han.

3 saker att tänka på när du köper it som tjänst!

  1. Slå fast vilket stöd ni behöver för att kunna fokusera på er kärnverksamhet. Amasten har bett Atea ta hand om kontors-it, infrastrukturtjänster samt säkerhetsteknik. Det gör att vi har tid att optimera våra fastigheter och all verksamheten kopplat till dem.
  2. Dokumentera vad du vill att leverantören skall göra, vilket resultat du vill uppnå och hur du säkerställer att ni nått målet. När du nått fram: sätt nya mål och jobba mot dem.
  3. Stäm av de tjänster och processer som du vill ha hjälp med. Säkerställ att de matchar tjänstebeskrivningen. Vad ingår? Vad ingår inte? Våga utmana leverantören!

Magnus Jägre pratandes i en mobil

Atea blev ny it-avdelning

Magnus Jägre behövde inte söka länge. Svaret fanns redan i huset. Atea har stöttat Amasten med olika it-tjänster sedan de första fastighetsförvärven gjordes. När fler tjänster behövde köpas upp utökades och fördjupades samarbetet. Det började med serverdrift, nätverk och support. Efter hand har tjänsterna blivit fler.

– I dag är Atea it-avdelning för hela företaget och sköter all kontors-it. Dessutom har vi löpande konsulting kring frågor som vi inte kan eller hinner hantera. Det ger oss den tid vi behöver att utveckla affären och fokusera på digitaliseringen av våra fastigheter, säger Magnus Jägre.

Med fastigheternas digitalisering menar han installation av allt från effektivare styrsystem till sensorer för övervakning av temperaturer och fukt till automation i affärssystemen. Tillsammans med Atea har han också tittat på hur företaget kan öka sin motståndskraft mot it-incidenter som kan påverka verksamheten. Idag jobbar en dedikerad konsult från Atea åtta timmar i veckan med frågor kring säkerhet och kontors-it, enligt en backlog som Magnus och hans kollegor uppdaterar i ett Teams-rum.  

Magnus Jägre gåendes på en gata

– Ateas konsult är kittet som får alla tjänster att gå ihop. Jag kan lita på att han kan vår miljö och ser till att vi inte drabbas av dataintrång eller virus. Det gör att jag kan släppa på kontrollen, säger Magnus Jägre.

Rikstäckande support

Ett stort plus är att Atea, precis som Amasten, har medarbetare i hela landet.

– Vi uppskattar att ha en partner som faktiskt kan leverera överallt och agera vår förlängda arm. De åker till det kontor som behöver stöd, är trevliga mot personalen och löser uppgifterna på ett professionellt sätt.

Största utmaningen har varit att få medarbetarna att vända sig direkt till Ateas servicedesk när något hakat upp sig. Men det går bättre och bättre.

Alla tjänster körs i Microsoft; klientplattformar såväl som loggövervakning och säkerhetsskanning. Allt är molnbaserat, även lagringen som görs i Azure med backup på Ateas servrar.

– För oss är det positiva med Microsoftmiljön att vi kan ta allt och gå till en annan partner. Det gör att Atea som leverantör måste stå på tå och det betyder att den service vi får är bra, säger Magnus Jägre och ler brett.

Snabb återläsning är affärskritiskt

Samtidigt understryker han vikten av den backup som finns på Ateas server. Den ger extra säkerhet.

– Många kör Office 365 och litar blint på att Microsoft alltid finns där. Det kan komma en dag när någon hackar hela Microsofts miljö. Hur lång tid skulle det ta för oss mindre Microsoftkunder att vara tillbaka? Med vår backup-tjänst kan vi enkelt återläsa våra filer, mail och tjänster.

Välj en partner som har den kompetens som krävs

Andra fördelar med att köpa tjänsterna från Atea är skalbarheten. Speciellt som behoven skiftar. Minst lika viktigt är kompetensen hos konsulterna.  

– Microsoft erbjuder så oerhört många olika lösningar att det blir utmanande för en liten it-avdelning som vår att välja rätt. Då är det skönt med en partner som har den kunskap och kompetens som behövs, säger han och tillägger:

– För oss är detta en kostnadseffektiv och transparant lösning. Vår vision är att kunna dra mer nytta av våra it-miljöer för fortsatt hållbar och lönsam tillväxt. Outsourcad kontors-it ger oss mer tid att fokusera på detta, säger Magnus Jägre.

*************

Text: Susanna Lindgren
Foto: Fredrik Andersson

Amasten anlitar Atea för

Samverkan - Kontinuerliga it-möten för att prata om problem, utmaningar, förändringar och trender
Rådgivning - Exempelvis för högre säkerhet med multifaktorsautentisering
Serverdrift i Ateas datacenter
Serverdrift i Microsoft Azure
Servicedesk (SPOC)
Arbetsplats som tjänst (DaaS)
Backup som tjänst
Atea Threat Protection
På-platsen-support vid behov

Produkter:
Microsoft 365 E3
Microsoft 365 E5 Security Add-on
Azure prenumeration
Produkter från Atea eShop

Vill du veta mer om....?

Tillbaka till Inspiration
Atea.se upplevs bättre om du uppdaterar din webbläsare. Här hittar du en ny version av internet explorer