Laholms nya digitala medarbetare bokar in vikarier 24/7

”Mio” blir aldrig sjuk, och har inga behov av att vabba heller. Han jobbar outtröttligt dygnet runt i kommunens tjänst.

Under sina första sex veckor på jobbet kunde den digitala medarbetaren, som inte är en fysisk robot utan en mjukvara som installerats i kommunens IT-miljö, boka in 241 vikariepass i äldreomsorgen. Det motsvarade 34 procent av alla vikarieärenden under perioden.

– Snart ska den här tekniken även att nyttjas av barn- och ungdomsförvaltningen, samhällsbyggnadsförvaltningens måltidsverksamhet, kultur- och utvecklingsförvaltningen och socialförvaltningens LSS-verksamhet (Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade). Det sker i samband med att de också börjar nyttja bemanningsenhetens tjänster, säger Agnes Idoffsson, enhetschef bemanningsenheten.

Det största värdet för kommunen

Det eleganta med RPA, som tekniken bakom Mio kallas (Robotic Process Automation), är att den simulerar musklick och knapptryckningar som personal annars måste göra manuellt i olika program.

Det tar Mio drygt sju minuter att ta sig an ett ärende och boka in en vikarie, ungefär lika snabbt som när den vanliga personalen på bemanningsavdelningen fokuserat tar sig an samma process. Men det stora värdet ligger inte i att roboten kan utföra processen i det tempot.

– Om ett vikariebehov uppstår på kvällen eller på helgen när personalen på bemanningsavdelningen är ledig, eller akut klockan 15.30 en halvtimma innan kvällspasset börjar samtidigt som personalen är sysselsatt med annat, går ”han” in och tar vid ärendet. Arbetsplatsen behöver inte vänta länge på besked, säger Agnes. 

Minskad stress, och mer tid för de äldre

För personalen ute på äldreboendena och i hemtjänsten innebär den snabba dygnet runt-hanteringen minskad stress och mer tid för de äldre.

– Att på kvällar och helger hitta en ersättningsvikarie för en kollega som blivit sjuk kan ta sin tid om det måste göras manuellt. Har man otur får man ägna stora delen av dagen åt att försöka hitta en vikarie.Man går undan och ringer runt, utan att veta om det kommer att ge resultat. Kanske kortar man tiden hos varje äldre, bortprioriterar en promenad, eller jobbar övertid för att hinna med.

Mio har inneburit att mycket av det där ringandet inte längre behövs. Personalen lägger enkelt in sina vikariebehov i bemanningssystemet och får besked inom kort om det finns en vikarie med rätt kvalifikationer tillgänglig. Sms skickas automatiskt ut till vikarien om att hen är bokad till arbetspass.

– Än så länge har vi instruerat Mio att bara lösa de enkla ärendena, oavsett om det är på dagtid, kvällar, nätter eller helger. Om en person exempelvis har lagt in sig som tillgänglig 7-16 och det uppstår ett behov 7-16 är det ju en enkel matchning, men om det finns personer som är tillgängliga, men bara fram till klockan 12 så blir det lite mer komplext. Då har vi valt att låta Mio meddela att ärendet behöver manuell hantering, säger Agnes.

Mios effektivitet är beroende av goda förutsättningar

När det finns gott om tillgänglig personal inlagda i löne- och bemanningssystemet Heroma är Mio som effektivast. När så inte är fallet saknas förutsättningarna att få mycket gjort.

– Vår största utmaning är att uppmuntra våra drygt 200 timavlönade i äldreomsorgen att lägga in sin tillgänglighet löpande och hålla den uppdaterad. Oavsett om det är Mio eller den vanliga personalen som söker efter vikarier så blir det svårt att göra bokningar om det inte finns tillgängliga vikarier alls, eller om tidsfönstret är för litet, säger Agnes.

Mios styrkor som medarbetare är pålitligheten. Han följer instruktioner till punkt och pricka. Han trycker aldrig på fel knappar, eller glömmer bort moment i processen. Däremot så gör han det han är programmerad att göra. Till exempel kunde sms skickas ut mitt på natten om ett arbetspass som gäller om två veckor framåt. Efter justering i programmeringen gör han inte detta längre om det inte gäller akuta arbetspass.

– Vi har sett att antalet misstag blivit färre när det gäller administrationen av timpersonalen, men det är svårt att avgöra hur stor del av det som är Mios förtjänst, för vi har samtidigt implementerat en ny vikariemodul i Heroma, säger Agnes.

Bemanningsenhetens personal får mer tid över till de komplexa fallen

När Mio metodiskt och otröttligt betar av de enkla fallen, kan den vanliga personalen lägga mer tid och fokus på att lösa de mer komplexa vikariebehoven, de som kräver ett pusslande och personliga samtal med både potentiella vikarier och arbetsplatserna.

Mio har däremot inte getts mandat att kalla in ordinarie personal, trots att det rent tekniskt skulle gå att lösa.

Att göra dessa bedömningar kräver mänsklig erfarenhet och bör inte automatiseras, resonerar kommunen.

Kommunen fortsätter att förbättra servicen

Den största vinsten för en kommun att använda RPA är i det större perspektivet både att hushålla med skattepengar, förbättra verksamheten och öka servicen.

Laholm kommer snart att ge Mio en syster; Moneypenny. ”Hon” ska jobba inom socialförvaltningen, med de omkring 300 återansökningar av ekonomiskt bistånd som kommer in varje månad.

– Drygt hälften av dessa ärenden kan helautomatiseras. Ansökanden får på så sätt besked på sin ansökan inom 24 timmar, samtidigt som socialsekreterarna kan lägga mer tid på att hjälpa dessa personer att komma i arbete, säger Caroline.

******************

Text: Kristian Borglund

******************