Tillbaka till Kundcase
Atea Molnserver it som tjänst molntjänster borlänge kommun Infrastruktur

Gagnef kommun satsar fullt ut på molnmiljön

Som liten kommun är det omöjligt att vara bäst på allt. Genom Atea Molnserver kan Gagnef kommun nu lägga sin kraft på att stötta verksamheten istället för tidsödande teknikfrågor.
Server i molnet
Gagnef

Att frigöra tid till strategisk verksamhetsutveckling genom en molnflytt.

Gagnef, boendekommunen mitt i Dalarna, insåg att den egna serverhallen stal för mycket tid ifrån strategisk verksamhetsutveckling. Dessutom krävde den ständiga serverhanteringen kompetens som var svår för kommunen att behålla. En molnflytt blev lösningen för att frigöra tid, energi och fokus.

Dalarna samarbetar mycket mellan kommuner i it-frågor men driften ansvarar varje enskild kommun för. Gagnef kommun kikade på Smedjebacken som redan lagt ut sin drift till Atea och kände att en migrering skulle kunna passa dem med.

”Kvittot på att vi lyckats är att ingen har märkt något”

— Tomas Hellqvist
Kommunikationschef, Gagnef kommun

Tog tag i surdegarna först

Molnmigreringen planerades till början av 2018 och Tomas Hellqvist, kommunikationschef på Gagnef kommun, insåg snabbt att mycket av projektets framgång skulle handla om grundlighet.
- Det är viktigt att förstå att om verksamheten har problem med it-infrastrukturen kommer det inte att lösas med en molnflytt. Det gäller därför att göra en noggrann analys och se över hur lagring och servrar mår så att man inte flyttar med problemen. För vår del handlade det om att ta tag i en hel del surdegar och städa upp bland dem innan vi flyttade, säger Tomas

Projektet startade vintern 2017 och gick i mål i april 2018. Även om Tomas medger att det var mer jobb i den tidiga fasen än de hade trott, är Gagnef kommun nöjda med helheten.

- Jag vill lyfta vikten av att ha en stark projektledare som håller ihop alla delar och ser till att man inte missar något. Vi hade en väldigt lång aktivitetslista, och så gäller det att ta hänsyn till både drift och säkerhet. Konsulterna behöver vara i synk med teknikerna internt, där gjorde Johan Hahne, systemkonsult på Atea, ett toppenbra jobb.

Se till att alla är motiverade

Att driva igenom en molnflytt handlar inte bara om teknik utan mycket om att få alla medarbetare med på tåget, berättar Tomas.
- Även om en av de största anledningarna till molnflytten var den tekniska aspekten behöver man vara medveten om att det är en förändringsresa. Det gäller att det finns motivation hos it-teknikerna. Alla måste dela bilden av varför vi gör det här, vad som kommer att bli bättre och vara trygga i vad det får för effekter i det egna arbetet.

"Det brukar finnas 30-40 ärenden konstant fördelade på fyra tekniker, och nu är vi nere på tolv ärenden."

Tomas Hellqvist,
Kommunikationschef, Gagnef kommun

Citatet kommer från Voisterartikeln "Så tömdes Gagnef på it

När visionen var förankrad blev det en enorm energi, beskriver Tomas. Den tid som tidigare lagts på att diskutera tekniska aspekter kan nu läggas på strategisk planering.

- När it blir en kravställare och inte längre har kontroll över hela kedjan, då behöver vi planera mer. Det har påverkat oss positivt och smittar av sig på andra delar av arbetet. Dessutom blir det mer energi över när vi inte behöver diskutera inköp och hantering av servrar, lagring och switchar i källaren.

Verksamheteten - Det ska bara funka

Det är inte bara it-avdelningen som är nöjda med molnmigreringen även om nöjdheten ter sig olika. Kvittot från verksamheten är att de inte har sagt något.
- Kärnan i vårt uppdrag handlar ju om att ”det bara ska funka”. Vi var lite oroliga, det är en stor förändring som inte går att testa innan man genomför den. Men nu efteråt, när teknikerna är nöjda och verksamheten inte märkt något, det är då man inser att det har gått bra, säger Tomas.

Tomas 3 tips till den som vill flytta till en molnmiljö
  1. Våga lämna bort vissa delar för att få tid till annat. Vi går ”all in” i molnmiljön och har fått mycket ny kraft.
  2. Satsa på noggrann förankring – var inte i tidsnöd
  3. Implementera arbetssättet i hela verksamheten: Vi på it kan göra stor skillnad genom att lära ut vad man kan göra i olika program och hur olika system hänger ihop

Atea bryr sig om Gagnefs servrar

Tomas rekommenderar andra små kommuner att också våga byta till molnmiljö.
- Det är en naturlig utveckling mot molntjänster, det går fort och är komplext samtidigt som vi använder allt fler tjänster. Som liten kommun går det inte att vara bäst på allt och är det viktigaste då vart tjänsterna står? Vi har en nära kontakt med lokalkontoret och mottagarplatsen i Umeå.
Tomas ler lite innan han avslutar:
- Det känns som att de verkligen bryr sig om Gagnefs servrar.

Tillbaka till Kundcase
Atea.se upplevs bättre om du uppdaterar din webbläsare. Här hittar du en ny version av internet explorer