Tillbaka till Kundcase

Ett granskande öga på licenserna sparar skattekronor för Stockholm

Foto: Fredrik Andersson

I en stad med 40 000 medarbetare kan det bli tuffa förhandlingar när det gäller licenser. Här beskriver Hamdija Gargovic, licenssamordnare på Stockholms stad, hur han håller kostnaderna så låga som möjligt, samtidigt som han balanserar ett upplägg med multisourcad it.
Stockholms stad
Stockholm

Stockholms stad har satsat stort på digitalisering de senaste åren. Tanken är att investeringarna ska underlätta för verksamheterna, så att de kan jobba effektivare och frigöra resurser som gynnar både medarbetare och medborgare.

– Inte minst nu under pandemin har alla fått se hur viktiga de digitala lösningarna är. Utan dem på plats hade ju ingenting fungerat, säger Hamdija Gargovic, licenssamordnare på Stockholms stad.

Så håller staden koll på licenser och avtal

Hela 92 procent av Stockholms stads it-leverans sköts av externa aktörer. It-avdelningen på stadsledningskontoret, där Hamdija Gargovic jobbar, och övriga ansvariga ute i verksamheterna har huvudsakligen en beställarfunktion.

Hamdija Gargovic, licenssamordnare på Stockholms stad

Samarbetet med Atea inleddes 2012 och staden har under flera år använt tjänsten Atea License Manager för att hålla reda på licenser och avtal, eftersom de inte har möjlighet att upprätthålla denna specialistkompetens på egen hand.

– Vi upplever att Atea ger oss ett väldigt bra stöd, så att vi kan hålla oss ajour och inte trampar snett. Det är viktigt för oss att vara korrekt licensierade, vi vill ju inte bryta mot några villkor. Men vi är också en offentlig organisation som ska måna om varje skattekrona. Därför kan vi inte heller bara köpa på oss extralicenser för flera miljoner, bara för att vara på den säkra sidan, säger Hamdija Gargovic.

Riskerade kostnadsökning på 35 procent

Få kontroll på dina licenser och kostnader

Digitalisering med molnlösningar ställer helt andra krav på licenshantering. En förflyttning från traditionella licensformer till nya och mer flexibla lösningar är mer aktuellt än någonsin.

Licensoptimering

Stockholms stad ser många fördelar med en ökad användning av molntjänster. Men en oklar lagstiftning för hur dessa får användas gör att staden avvaktar med att gå över helt och fullt, tills lagstiftningen blivit tydligare.

Inför den senaste avtalsförnyelsen med Microsoft bidrog Atea till att förhandla fram en lösning som levde upp till alla de regler som staden måste förhålla sig till. Och det utan att prislappen blev för hög.

– Ateas licensexperter har bra koll på gränsen mellan vilka molntjänster som kan och inte kan användas inom offentlig förvaltning. Vi riskerade annars en kostnadsökning på över 35 procent. Och det är en ökning som vi inte kunde rättfärdiga. Men i slutändan hamnade vi inte på den nivån, säger Hamdija Gargovic.

Stockholms stad ger service åt 960 000 invånare och har över 40 000 anställda inom 300 yrkesgrupper. It är en viktig del av medarbetarnas vardag och en förutsättning för verksamheten.

Läs mer om stadens innovation och digitalisering.

Atea ser till att licenserna används optimalt

Samtidigt vill Stockholms stad ha en tredje och oberoende part, för närvarande Atea, som granskar att antalet licenser är korrekt samt att de används så optimalt som möjligt. Hamdija Gargovic tror att det är en modell som är här för att stanna.

– Atea tillhör de aktörer på marknaden som har specialistkunskap kring Software Asset Management (SAM-tjänster) och licenshantering. Staden har avtal med andra leverantörer där det bland annat ingår drift, förvaltning och utveckling av it-system samt leverans av hård- och mjukvara, support, kommunikation och så vidare. Uppdelningen av stadens it-leverans utgår från beslutat arbetssätt och it-verksamhetens organisation.

Hamdija Gargovic tipsar: 3 sätt att skapa ett bra samarbete vid multileverans av it
  1. Involvera alla tidigt. Ju tidigare i processen som alla parter kan börja tala med varandra, desto smidigare går det att hitta lösningar som gynnar alla.
  2. Lär känna varandra. För att underlätta samarbetet ska leverantörerna inte bara vara insatta i din verksamhet, utan också ha god förståelse för varandra. Detsamma gäller din organisation, som måste förstå leverantörernas villkor och rutiner.
  3. Ha löpande avstämningar. Det är viktigt att alla berörda har kontinuerliga möten med högt i tak för att lösa de utmaningar som kan uppstå.

Multisourcad it är här för att stanna

Inledningsvis var det en del inkörningsproblem, bland annat med Ateas behörigheter i systemen, men Hamdija Gargovic framhåller att alla berörda aktörer har en rak och öppen dialog för att lösa de utmaningar som uppstår.

Stockholms stad, Atea och de två leverantörerna har kontinuerliga avstämningsmöten, som alltid hålls med verksamhetens bästa för ögonen.

– Stockholms stad har valt multisourcad* it. Det är relativt nytt på marknaden och inte helt enkelt att hantera. Men jag upplever att Atea har varit på tårna, hittat rätt lösningar och även förstått vikten av att vara varsam med våra skattemedel, säger Hamdija Gargovic och tillägger:

– Vi som jobbar med licenser är medvetna om att det är stockholmarnas pengar som lägger grunden till vår verksamhet och att de ska användas på bästa möjliga sätt.
 

Ser gärna fler automatiserade processer

Ambitionen framöver är att göra licenshanteringen ännu smidigare.

I dag saknar Atea rättigheter att på eget initiativ plocka bort mjukvara som inte används. Stockholms stad undersöker om det skulle vara möjligt att ändra på, eller om it-avdelningen själva kan utföra sköta detta, baserat på rapporter från Snow.

– I dag skickar vi ut rapporter till verksamheterna som visar antalet licenser och vilka som faktiskt används. Vissa agerar, vissa agerar inte. Vi kan få till stora besparingar om vi från centralt håll får rätt att plocka bort licenser som vi är säkra på inte behövs, säger Hamdija Gargovic.

En förbättring han gärna ser är fler automatiserade processer, som med få mellanhänder säkerställer att staden alltid är optimalt licensierad.

Ett annat önskemål är att medarbetarna, när de går in för att själva beställa en programvara, ska kunna se beräknat pris – och om det finns en överbliven licens att använda.

Redan i dag finns en licenspool för oanvänd och oinstallerad mjukvara. Planen är att utveckla den framöver, berättar Hamdija Gargovic.

– I framtiden ser jag gärna en ännu större integration mellan vår it-portal, Snow och hanteringen av licenser för att få ner våra kostnader ytterligare.

Text: Johan Bentzel
Foto: Fredrik Andersson

It-lingo

SAM-konsult: Ateas licensexperter kallas också för SAM-konsulter. SAM står för Software Asset Management.

Multisourcad: Innebär att it-lösningarna levereras av många aktörer på en konkurrensutsatt marknad.

Tillbaka till Kundcase
Atea.se upplevs bättre om du uppdaterar din webbläsare. Här hittar du en ny version av internet explorer