Laddar meny
Mellanskog

Digitalisering spar tid och papper för skogsägarföreningen

Ekonomiavdelningen på skogsägarföreningen Mellanskog ville minska sin pappershantering. Med hjälp av Ateas informationsplattform har rutinerna digitaliserats, vilket spar både papper och tid.

Skogsägarföreningen Mellanskog är en ekonomisk förening med 26 000 medlemmar utspridda geografiskt i Mellansverige. Huvudkontoret i Uppsala är sedan hösten 2016 aktivitetsbaserat och det var denna omdaning som utgjorde startskottet för ekonomiavdelningens målsättning att bli mer papperslösa. 

Johan Mark, redovisningschef på Mellanskog

– I och med att vi blev aktivitetsbaserade och inte längre hade fasta platser ökade behovet av ett mer digitaliserat sätt att arbeta. Vår utmaning var att vi hade en stor mängd av transaktioner som genererade många och långa papperslistor som behövde skrivas ut och sparas i pärmar, säger Johan Mark, redovisningschef på Mellanskog. 

För att slippa papperslistorna började de se sig om efter ett system som skulle göra det enkelt att spara alla dokument i datorn och som dessutom gjorde dokumenten, och dess innehåll, enkelt sökbara. Valet föll på Ateas informationsplattform.

Vi har nu använt den här lösningen i ett par månader och det är ett väldigt lättbegripligt system. Har man bara lite datorvana är det lätt att förstå hur det fungerar.

För ekonomiavdelningen innebär detta att enkla rutiner nu går avsevärt mycket snabbare.

– Idag behöver vi inte skriva ut något på papper längre. Allt finns i stället på datorn som ett digitalt arkiv. Dessutom hittar vi lätt det vi söker utan att behöva bläddra i pärmarna som vi gjorde förr, säger Johan Mark.

Enligt Johan Mark har implementeringen gått väldigt smidigt. Det är snarare den egna uppfattningen om hur arbetet ska utföras som sätter begränsningar för vad man kan göra i systemet.

–Utmaningen just nu är att applicera gamla rutiner och vanor till ett digitalt arbetssätt. Vi har också börjat ifrågasätta varför vi gör som vi gör i vissa fall. En del rutiner känns helt enkelt överflödiga idag och de måste vi arbeta om.

Johan Mark ser många fördelar med det nya sättet att arbeta på.

– Dels är det enklare eftersom det är smidigare att söka, vi behöver inte längre spara papper, sortera och sätta in i pärmar. Det skapar en större frihet och säkerhet. Men det spar också mycket tid och gör vardagen enklare.

Ser ni fler användningsområden för plattformen?

– Jag ser många möjligheter för systemet i vår verksamhet. Idag används det ju bara som ett filhanterings- och dokumentationssystem för ekonomiavdelningen, men jag kan också tänka mig att det kan fungera klockrent som ärendehanteringssystem, eller för avtalshantering. Det är ett öppet system och man kan enkelt strukturera om flödena efter behov. Bara fantasin sätter gränserna. Vi hoppas att andra avdelningar inom Mellanskog än ekonomi ska börja jobba med detta också. 

De främsta fördelarna med informationsplattformen enligt Johan Mark: 

  • Hittar snabbt det man söker.
  • Enkelt att använda.
  • Digitalt arbetssätt spar papper och tid.
  • Förenklar vardagen.
  • Ger större säkerhet.
  • Arkivering av bokföringsmaterial är nu en it-fråga.
Mellanskog

Skogsägarna Mellanskog är en skogsägarförening som ägs av 26 000 privata skogsägare. Mellanskog verkar för så höga virkespriser som möjligt och arbetar näringspolitiskt för så bra villkor som möjligt för privata skogsägare. Mellanskog har sitt säte i Uppsala.

Atea.se upplevs bättre om du uppdaterar din webbläsare. Här hittar du en ny version av internet explorer