Tillbaka till Kundcase
It-strategi it som tjänst Datacenter och nätverk

”Nu har vi tid att titta framåt” Därför outsourcade Balticgruppen it-driften.

Foto: Andreas Nilsson

Fastighetsbolaget Balticgruppen har trots en kraftig tillväxt valt att inte utöka de interna it-resurserna. I stället har de lagt över större delen av it-driften på Atea och fått mer tid över till nya projekt och utveckling av verksamheten.
Balticgruppen
Umeå

Effektivisera verksamheten med hjälp av automatiserade system.

Det Umeåbaserade, privatägda fastighetsbolaget Balticgruppen ser många fördelar med att låta en samarbetspartner ta ansvar för merparten av verksamhetens it-miljö.

– Istället för att koncentrera oss på den befintliga driften kan vi titta framåt på sådant som vi vill utveckla. Vi planerar förbättringar och projekt. Verksamheterna börjar också komma i gång med sina idéer, säger Per Lundberg, it-ansvarig på Balticgruppen och tillägger:

– När alla ute i verksamheterna får förutsättningar att driva sina egna digitaliseringsfrågor får vi en jättefin utveckling.

Bygger för 400 miljoner kronor om året

Balticgruppen grundades 1987 och har gått från huvudsakligen förvaltning till att även omfatta fastighetsutveckling och byggnation. Bolaget bygger för 400 miljoner kronor om året och driver 10 detaljplaner. Närmast i tid ligger en omvandling av hela Umeås östra stationsområde.

Susanne Waleij, HR-, it- och kommunikationschef och Per Lundberg, it-ansvarig

Slimmad it trots rejäl tillväxt

Sedan 2011, då bolaget inledde sin satsning på utveckling och byggnation, har personalstyrkan mer än fördubblats till dagens 86 medarbetare.

– Trots att vi har vuxit med över hundra procent har vi inte ökat de interna it-resurserna, i stället har vi effektiviserat med hjälp av automatiserade system. Atea har varit vår förlängda arm för att hjälpa oss förstå vilka lösningar som finns, säger vd David Carlsson.

3 fördelar med att outsourca sin it
  • Ger en stabil och säker it-drift 24 timmar om dygnet sju dagar i veckan utan stora interna it-resurser.
  • Frigör mer tid till kärnverksamheten och ökad produktion, när fokus flyttas från problemlösning till utveckling.
  • Skapar en nära relation med en kunnig samarbetspartner, som kan bidra med råd samt vara med och driva verksamhetens it-utveckling och digitaliseringsprocesser.

Dialog lägger grunden för utveckling

För att Balticgruppen ska vara en relevant och attraktiv aktör är det avgörande att bolaget följer samhällsutvecklingen och förstår sina kunders behov.

– Det viktiga för oss är hur vi på bästa sätt kan hålla koll på vad som händer på marknaden. Om vi lägger för stora resurser internt på it-drift får vi mindre resurser att hänga med i den utvecklingen. Fokus på vår kärnverksamhet är avgörande, säger David Carlsson.

Han framhåller att alla projekt sker i nära dialog med hyresgäster, leverantörer, politiker, samarbetspartners och andra berörda.

– Unikt för oss är att vi hela tiden har haft utgångspunkten att det som är bra för Umeå också är bra för Balticgruppen. Vår och stadens vision är densamma, att Umeå genom hållbar tillväxt ska ha 200 000 invånare år 2050.

David Carlsson, vd på Balticgruppen

La all tid på att lösa akuta problem

När Per Lundberg kom till Balticgruppen för sex år sedan ägnade han nästan all sin tid åt att lösa akuta problem. Frustrationen var stor. I dag lägger han ytterst få arbetstimmar och resurser på incidenthantering och servicedeskärenden. Fokus har flyttats från problemen till hur verksamheten kan effektiviseras.

– Så långt det går försöker vi köpa allting som tjänst. Det är ett sätt för oss att kunna överleva med så lite personal som möjligt på it-avdelningen, säger Per Lundberg.

Helhetslösning ledde till verklig förändring

Innan Per Lundberg anställdes hade Balticgruppen ingen som drev bolagets interna it-processer, berättar Susanne Waleij, HR-, it- och kommunikationschef.

– Inför rekryteringen gjorde vi en kravspecifikation där betoningen låg på utveckling, men när Per väl var på plats kretsade ändå det mesta kring att släcka bränder, säger hon.

Per Lundberg satte sig därför med Atea för att nysta i hur samarbetet skulle kunna utvecklas för att åstadkomma verklig förändring.

Resultatet blev det samlade greppet över hela it-miljön, som tidigare var mer splittrad. Varje enskild lösning och varje enskilt projekt var ofta bra i sig, men helheten blev lidande.

– Det är inte så lätt för en leverantör att förstå vilka utmaningar som finns hos en kund. Man måste verkligen prata med varandra. Det krävs två för att dansa. Det tog ett tag innan vi fick i gång dansen, men nu fungerar det riktigt bra, säger Per Lundberg.

Automatisering minskar konsultkostnaderna

Balticgruppens fokusområden inom it-struktur består av användarnära, servernära, verksamhetsnära och fastighetsnära teknik samt ett övergripande säkerhetstänk.

Atea har bland annat hjälpt till att bygga ett nätverk bestående av VPN-tunnlar och säkerhetslösningar för den fastighetsnära tekniken. Den centraliserade fastighetsdriften innebär att behovet av utrustning är minimal ute på plats, vilket är både säkrare och mer kostnadseffektivt.

Nytt användarkonto på fem minuter

Inom den användarnära tekniken har ledtiderna kortats avsevärt genom automatisering, med minskade konsultkostnader som följd.

– Cheferna kan själva beställa användarkonton och har dem klara fem minuter senare. En dator behöver inte längre gå via en konsult som lägger tre timmar på den. Den kan gå rakt ut till användaren, som kan logga in direkt efter att datorn har tagits ur kartongen, säger Per Lundberg.

Bättre koll på tjänster och funktioner

En stabil it-miljö ger en lugnare tillvaro. Tekniken drar inte fokus från de egentliga arbetsuppgifterna.

– Förr kände sig många inte trygga med att exempelvis gå in i konferensrummet, för att de var osäkra på hur de skulle koppla upp datorn mot skärmen. Många sådana småsaker har justerats, som gör att medarbetarna känner sig tryggare. De kan också ta med datorerna hem, vilket ger en större mobilitet, säger Per Lundberg.

Värdesätter Ateas engagemang

Han har regelbundna möten och daglig telefonkontakt med Ateas konsulter, som visar ett stort engagemang och är måna om att lära känna verksamheten. Det värdesätter han högt.

– Vi uppskattar att Atea är väldigt insatta i vår verksamhet, så att de kan bidra till att driva Balticgruppen framåt. Ibland får jag känslan av att de går och tänker på oss även när de inte är på jobbet. Varje gång jag pratar med dem har de tusen bra idéer. Det gäller bara att få ner förslagen på papper och börja beta av dem. Det är en sådan modell vi eftersträvar.

Balticgruppen, täcker sitt it-behov med:

• Datacenterdrift komplett; komplett serverdrift inklusive drift av verksamhetsapplikationer.
• Modern Workplace med självbetjäning. Liknar Ateas arbetsplats som tjänst, men är skräddarsydd för verksamheten, bygger på Microsofts Modern Workplace.
• Drift av deras fastighetsnära nätverk.
• Vecko- och månadsvisa möten för de olika delarna av företagets it-system. Daglig telefonkontakt.

Balticgruppen i korthet

Balticgruppen grundades 1987 och har gått från huvudsakligen förvaltning till att även omfatta fastighetsutveckling och byggnation. Bolaget bygger för 400 miljoner kronor om året och driver 10 detaljplaner. Närmast i tid ligger en omvandling av hela Umeås östra stationsområde.

 

Text: Johan Bentzel
Foto: Andreas Nilsson

Tillbaka till Kundcase
Atea.se upplevs bättre om du uppdaterar din webbläsare. Här hittar du en ny version av internet explorer