En kommuns resa till molnet

Steg för steg

Det är klokt att flytta några funktioner och förvaltningar i taget. I en stor kommun kan det betyda att ni flyttar några skolor i taget inom Skolförvaltningen. Tänk också på att flytta e-post vid ett tillfälle, personliga filer vid ett annat och gemensamma filer vid ett tredje. Uppmana medarbetarna att gå en nanoutbildning inför varje flytt. Då vet alla hur de ska agera och hur de nya funktionerna kan göra vardagen smidigare och roligare.

Arbeta hemifrån

Se till att verksamheten förstår nyttan med, och vill ha, de nya systemen. Medarbetarna ser ofta fram emot att kunna arbeta från vilken enhet som helst, var som helst. De it-avdelningar som upplevt en molnflytt brukar uppskatta att de inte längre behöver uppgradera servrar eller hantera specialanpassade system. Nu kan de istället utveckla sin kompetens genom att ta hand om de nya systemen och automatisera nya tjänster och funktioner. De flesta brukar se fram emot att använda nya verktyg som underlättar samarbeten, exempelvis Teams.

Förbered inför flytt

När ni förbereder flytten till molnet, se till att it-avdelningen och andra nyckelpersoner vet hur de nya systemen hanteras. Allt går smidigare när ni själva kan automatisera licens- och kontohanteringen samt informationsflöden vid anställning eller när någon slutar. Utforma en tydlig namnstandard när ni döper områden och grupper i de nya systemen. Skapa även glasklara rutiner för beställning av nya funktioner.

Säker molnmiljö

Använd de säkerhetsfunktioner som finns för att skapa en trygg molnmiljö. Tänk på att skydda informationen och användarnas identiteter, eftersom användarna nu kan sitta på en hemdator och jobba direkt mot molntjänsterna – istället för som tidigare, på en kommundator bakom kommunens brandvägg.

Informationshantering

För att flytta verksamhet till molnet behöver kommunen ha koll på all information; att den är rätt klassificerad och att det finns rutiner för att hantera ny information. För att arbetet ska gå så smidigt som möjligt, får ni hjälp med en risk- och sårbarhetsanalys. Rutinerna som skapas efter analysen gör att ni kommer att följa alla lagar och regler.

Gamification

Molnflytten öppnar stora möjligheter för att automatisera flöden och jobba smartare. Men det krävs att användarna kommer igång. För att sänka tröskeln är det smart att erbjuda nanoutbildningar eller gamification; utmaningar eller tävlingar som syftar till att nå en viss kunskapsnivå. Korta utbildningar fungerar ofta bättre än lärarledda utbildningar och lathundar.