2019-02-25

”Tänk att kunna få avlastning med dessa uppgifter!” – RPA i praktiken

Hashtaggen #TGIM eller Thank God It’s Monday är något som allt oftare tycks dyka upp i sociala medier. I tidningar kan vi läsa om hur “Workaholic-kulturen” breder ut sig och att flödena som tidigare fylldes med mat- och semesterbilder börjar bytas ut mot inlägg där vi istället skryter om hur mycket vi arbetar och hur bra vi trivs på våra jobb. Detta kan såklart kännas positivt, för vem vill inte jobba på en arbetsplats man gillar? Men i en digital värld där vi alltid vill visa vårt bästa jag så väcks självklart också frågor om sanningshalten i sådana inlägg, oavsett hur mycket vi älskar våra jobb känner vi nog alla att det finns enstaka uppgifter som vi ibland drar oss för att göra.

Kerstin Larsson Verksamhetskonsult

Jag tror att de flesta jobb, oavsett hur spännande rollen är, också innehåller åtminstone någon grad av monotona sysslor. Det kan röra sig om rutinmässig administration som att flytta information mellan olika affärssystem eller hanterandet av internfakturor. Dessa sysslor blir ett slags nödvändigt ont som många gånger inte hör till våra riktiga kärnuppgifter, något vi helt enkelt måste beta oss igenom och som stjäl tid från våra mer kreativa uppgifter. Vi märker att allt fler av våra kunder är nyfikna på RPA, möjligheten att avlasta medarbetare från administrativa arbetsuppgifter med hjälp av en robot. Det finns också en hel del frågor kopplade till ämnet, frågor som våra kunder delar med varandra. Jag tänkte därför ta tillfället i akt att dela med mig av de vanligaste frågorna vi får, samt försöka svara på dessa nedan.

Vad är RPA och vilka effekter kan vi nå med RPA?

”Robotic Process Automation” betyder att en mjukvarurobot efterliknar det administrativa arbete en människa genomför framför en dataskärm. Genom simulerade musklick och knapptryckningar kan roboten arbeta i olika applikationer och system utan att vara beroende av integrationer eller API:er. Detta betyder att RPA blir väldigt hjälpsamt vid användning av exempelvis äldre legacy-system som inte ”pratar” med andra system. RPA handlar alltså INTE om att en fysisk robot går runt i korridorerna utan är ett dataprogram som körs på en dator.

Gällande vilka effekter som kan nås genom RPA handlar det ofta om att spara in tid och jobba mer effektivt. En robot jobbar snabbare än en människa med administrativa uppgifter och kan även arbeta 24/7. Roboten genomför också en arbetsuppgift exakt som den har blivit tillsagd. Detta gör att mänskliga misstag kan elimineras, en robot har t ex. ingen ”dålig dag”. I och med att roboten utför de ofta ”tråkiga” och tidskrävande uppgifterna innebär en automatisering många gånger också nöjdare medarbetare. Om medarbetarna kan avlastas från dessa uppgifter kan de istället lägga mer tid på de kreativa och roliga arbetsuppgifterna. Många medarbetare som ser en robot arbeta utbrister faktiskt: ”Tänk att kunna få avlastning med dessa uppgifter!”. 

Vilka processer kan vi automatisera med RPA?

De processer som är bäst lämpade att automatisera är processer som är till hög grad manuella och repetitiva där data flyttas från en källa till en annan, t ex från ett Excel-ark till olika verksamhetssystem. Leta också efter processer i verksamheten som är triggade av elektronisk strukturerad input. En process som innehåller ett handskrivet dokument eller en post it-lapp är till exempel svårare att bearbeta än en standardiserad Word-mall med fördefinierade fält. Exempel på processer som vi automatiserat för kunder är en HR-process vid ansökning av semesterdagar, en internfaktureringsprocess för ett antal enhetschefer på en IT-avdelning samt en löneprocess vid fördelning av rekvirerade lönebidrag.

Vad krävs för att lyckas med en RPA-automation?

Först och främst är det viktigt att genomföra ett noggrant förarbete innan en RPA-implementation. Förarbetet innebär att kartlägga och analysera dokumenterade processer i verksamheten. Det är också viktigt att välja lämpliga processer (de riktiga tidstjuvarna) för att få ut så mycket av automationen som möjligt.

Under ett RPA-införande är det också väldigt viktigt att inte glömma bort förändringsledning. Är medarbetarna förberedda på vad förändringen innebär för deras arbete? Hur optimerar och förändrar vi organisationen för att arbeta mer effektivt i symbios med RPA? Många gånger är RPA-implementationer förknippade med just rädsla och oro för att bli ”ersatt av en robot” och då blir kommunikation kring syfte samt utbildning kring förändringens innebörd väldigt angeläget.

Vill ni veta mer om RPA och hur vi kan hjälpa till att avlasta era medarbetare och ge dem mer tid för roligare uppgifter?

Hör av er till oss och gör hashtagen “Thank God It’s Monday” till något som era medarbetare kan skriva med gott samvete!