Jag förstår vad ni vill köpa, men är det verkligen vad du frågar efter?

2018-11-12

I fler och fler upphandlingar efterfrågas en tjänst eller lösning som ska inkludera en dator, läsplatta eller telefon.

Jens Sjöberg-Madsen Nationell Affärsenhetschef

I dessa upphandlingar är det fyra uttryck som ofta återkommer:

  1. Vi kommer inte att skriva på ett finansieringsavtal.
  2. Vi kommer bara att skriva avtal med huvudleverantören.
  3. Om produkterna inte fungerar så vill vi inte betala för den.
  4. IT-leverantören får lösa finansiering på sitt sätt – det är inte vårt problem.

Dessa fyra uttryck förvånar mig. En ovilja för att skriva på ett finansieringsavtal gör inte att behovet av finansiering försvinner. I stora affärer är det ofta en uppenbar självklarhet att it-leverantören har ett finansieringsbehov.

Vilka blir då konsekvenserna av att en verksamhet inte vill skriva på villkor för finansiering?

Det finns två aspekter: risk och ägande.

Jag har träffat många organisationer rörande denna problematik. Det som många söker är en kombinerad tjänst som inkluderar it-produkter. Dessa ska levereras med en samlad fakturering för tjänsten. Om leverantören inte följer avtalet så vill organisationen kunna avsluta relationen och skicka tillbaka produkterna.

Det många glömmer bort är att avtala kring hantering av produkterna vid problem hos leverantören. Alltså, vad som händer med produkterna om leverantören inte lever upp till förväntningarna av någon anledning. Vad händer med produkterna om leverantören får ekonomiska problem? Får organisationen behålla dem, eller tillhör de ett eventuellt konkursbo om utgången blir illa?

Det är möjligt att skapa ett transparent avtal baserat på verksamhetens önskemål, med villkor specifikt för it-produkterna. Det går att få både en enkel och säker lösning, med en plan för vad som händer med produkterna om it-leverantören får problem. Det går att få ett avtal som går att säga upp om leverantören inte följer villkoren. Det gäller bara att ha rätt diskussioner från början.

Vad är bäst?

Jag rekommenderar dig som upphandlingsansvarig att våga fråga vad som är bäst för er verksamhet. Diskutera med leverantörer kring hur de har tänkt att finansiera it-produkterna som ni köper. Du har chansen att ställa tydliga krav kring hanteringen av produkterna vid eventuella problem med leverantören. Du kan även ställa krav på rätten att avsluta avtalet om leverantören inte följer villkoren.

Denna diskussion är ett relativt enkelt sätt att skydda din verksamhet mot risken att it-leverantören inte kan leverera enligt era behov. Med rätt avtal är finansiering ett bra alternativ. Då övergår kontrollen till verksamheten. Att undvika diskussionen är inte den bästa lösningen.