Kommunikation - ett ögonblick att lära sig, en livstid att bemästra

2012-01-09

Att kommunicera med andra människor är något vi tar för givet. Men vad innebär egentligen kommunikation?

Jag har upplevt flera diskussioner mellan kunder och leverantörer, föräldrar, grannar och vänner där de olika sidorna har en helt skild bild av vad som egentligen sades. 

Detta faktum kan leda till allt ifrån man missar möten eller deadlines, att man glömmer bort överenskomna arbeten eller i värsta fall att missnöje uppstår. Det finns ett gammalt talesätt att det aldrig är ens fel att två träter, och det ligger något i det, även i det här fallet. 

Som bekant finns det flera olika sätt att kommunicera på arbetet, men de huvudsakliga sätten jag använder är telefon, e-post, videomöte och när möjlighet ges - ett möte öga mot öga. Alla kommunikationsformerna har olika för- och nackdelar: öga mot öga och videomöte har fördelen att man kan läsa den andres kroppspråk, men har nackdelarna att inte automatiskt dokumenteras samt kräver att alla antingen är på samma ställe samtidigt eller har tillgång till ett videorum. Med möjligheten att köra videomöte via iPad eller webkamera minskar givetvis den sistnämnda nackdelen.

Telefonen har fördelen att man inte behöver vara på samma ställe samtidigt, men man kan inte se den andres kroppsspråk eller andra icke-verbala tecken. Den lider också av att inte efterlämna någon vidare dokumentation efter sig.

Till sist har vi e-post - detta medium många älskar att hata. Med e-post har man alltid ett dokumentationsspår, det går att kika tillbaka i inboxen och se när saker och ting skickades/mottogs samt det går att få en indikering på om vederbörande läst ditt mail. Både det talade och det skrivna ordet kan dock uppfattas på så många olika sätt, något som för oss tillbaka till det jag pratade om i första stycket.

Kommunikation, oavsett om den är verbal eller via ett textmedium, bygger på tydlighet. Ju tydligare kommunikation, desto mindre risk för kallduschar när det visar sig att man förväntas göra något man inte alls uppfattade att man skulle göra. Ordet "förväntan" är lite av ett tveeggat svärd i det här sammanhanget; jag har en bekant vars föräldrar "förväntade" sig att hon skulle på något magiskt sätt förstå vad de ville vid varje givet tillfälle. Resultatet blev inget vidare: min bekant kände sig alltid otillräcklig och osäker på vad som skulle göras, och hennes föräldrar upplevde alltid en besvikelse för att saker och ting inte blev gjorda.

Nu har jag tacknämligt nog aldrig sett en fullt så dålig kommunikation i mitt arbete, men ibland är det bra nära. Tydlighet uppstår när båda parter är överens om vad som beslutats och likaledes överens om vem som ska göra vad. Jag är av åsikten att det inte finns något som heter för tydligt, mycket för att jag själv gått på mina efter mina där jag upplevt att jag varit väldigt tydlig bara för att få höra att min motpart inte alls begrep vad som behövde göras!

Tydlighet innebär också ansvarstagande - genom att säkerställa att ingenting faller mellan stolarna har jag tagit ansvar för att arbetet har de bästa förutsättningarna för framgång. 

Då återstår ju bara att berätta hur jag gör för att alltid kommunicera tydligt och aldrig falla i de hål jag beskrivit ovan. Dessvärre kan jag bara beskriva hur jag gör för att *försöka* undvika sagda hål - jag tror att man alltid kommer att trilla dem hur mycket man än försöker. 

  • Jag försöker skicka e-post med en sammanfattning av större video/telefonmöten för att vara säker på att ha det som sades dokumenterat.
  • Jag försöker också att skriva mötesanteckningar för min egen skull, så jag har något att gå tillbaka till.
  • Jag använder Excel för att skapa aktivitetslistor som sedan stäms av med motparten, och jag har också fått upp ögonen för exempelvis Google Docs eller i viss mån Dropbox (även om det finns en hel del säkerhetsutmaningar där) för att dela dokument. På så sätt kan alla i projektet ha samma information samtidigt. 
  • Vidare använder jag även Ateas målimiljötänk modell "light" för min egen del. Jag är väldigt visuell och har därmed en stor hjälp av att rita och beskriva med figurer hellre än endast text, i de fall då detta är möjligt.
  • Min kalender är min vän, och finns det inte i kalendern så finns det inte. Outlook i mobilen säkerställer att jag vet vad jag gör och när även när jag är på ute på vift.

Allt ovan är tillämpningar av vanligt sunt förnuft, och något jag är tämligen säker på att de alldra flesta rean gör i sin vardag. Men den absolut viktigaste punkten för tydlig kommunikation är att inte vara rädd för att fråga om det är något man inte förstår eller om man är rädd för att ha glömt bort  något som överenskommits. Alltför ofta låter vi vår prestige eller oro för hur vi ska uppfattas komma ivägen för tydlighet. Kom ihåg vad jag sade tidigare - genom att vara så tydlig som möjligt tar jag personligt ansvar. Därmed är det inte ett tecken på inkompetens eller dumhet att fråga när jag inte förstår eller helt enkelt missat något - det handlar om att ta personligt ansvar.

Det är aldrig ens fel att två träter, men om ingen av sidorna tar första steget kommer man aldrig till en lösning oavsett om det handlar om en konflikt eller otydlig kommunikation.