2018-12-11

Spara tid och pengar med digital signering av dokument

Måndag morgon och jag hör en tung suck från min närmsta chef. Det var inte en vanlig måndagssuck och det visade sig att chefen hade skrivbordet fullt av papper i stora högar. Det var avtal med kunder som skulle skrivas på, hans säljare i sydregionen skulle få sitt tjänstebilsavtal signerat av både honom och chefens chef.

Stefan Blom Specialist på Adobe

Ekonomi skulle ha en signering på en stor faktura som skulle betalas i veckan och barnens förskola ville att man skulle skicka in lappen om ledighet vid jul, signerad av båda föräldrarna så klart. Det hopar sig med avtal och ofta är det flera signeringar som krävs för att avtalet ska kunna skickas in, och jag vet hur jag ska kunna hjälpa min chef. 

Det är på tiden att vi slutar skriva ut flera hundra sidor för att signera ett enda avtal. Vi kan spara både tid, pengar och negativ energi på det papperslösa samhället. På mindre än en minut har du ditt avtal signerat och klart och kan lätt skicka det vidare. Jag pratar om Adobe Sign. Adobes programvara för elektronisk signering.

Adobe Sign integrerat med Microsofts produkter

Därför vill jag tipsa om Adobe Sign som numera är integrerat i Microsofts produkter för att du lättare ska kunna signera dina avtal med en knapptryckning. Microsoft och Adobes samarbete innebär att du kan signera avtal i Microsofts produkter bland annat Dynamics, Share Pont, Word, Outlook, Power Point, Teams och Office 365.

Att installera Adobe Sign för enbart signering kostar ingenting, vill du sedan kunna skicka din signering vidare köper du lätt till en licens. Det går även utmärkt att signera ett avtal offline som sedan går iväg direkt när du är uppkopplad.  Det som också slår mig är smidigheten att kunna signera på både mobilen, webbläsaren eller på plattan. När du har signerat ett avtal får alla inblandade parter en kopia skickad till sig. Och man kan välja att lagra dokumenten tillsammans med verifieringskedjan antingen på nätet eller där partnerna själv vill. Det garanterar högsta möjliga säkerhet och tillgänglighet.

Är en elektronisk signering verkligen juridiskt bindande då?

Ja, Adobes programvara Sign är en betrodd elektronisk signatur (eller en e-signatur) som är ett juridiskt bindande sätt att få samtycke eller godkännande i elektroniska dokument eller formulär. Digitala signaturer är en delmängd och den säkraste typen av den större enheten elektroniska signaturer så du kan vara helt trygg att signera på din digitala enhet.

Jag tror elektronisk signering kommer växa sig allt större. Det handlar om en inställningsfråga, vi behöver tänka nytt för att inse hur mycket tid och pengar vi kommer spara och hur miljön påverkas av alla våra utskrifter. Min chef sitter nu glad i hågen (utan den växande högen på sitt skrivbord varje måndag morgon) och jag vet nu att det inte är avtal som ska signeras som han suckar över.