Vill ni vinna eller förlora mot brevlådan?

2011-03-28

Det är säkert många läsare som pratat i telefon eller som har använt e-post för att kommunicera. Under de senaste, kanske senaste 5 åren, har kommunikationen flyttas mer och mer från telefonen till e-posten. Med synkningen mot mobiltelefonen är det perfekt att alltid ha tillgång till informationen i brevlådan. Jag tycker inte att jag pratar speciellt ofta i telefonen i jämförelse med hur det var för ett antal år sedan.

Brevlådan har tyvärr med tiden blivit mer och mer arbetssam och kräver hela tiden att man håller efter. Jag brukar skämtsamt fråga personer i min omgivning vad den där blåa siffran som står bredvid Inkorgen i Outlook betyder. Ofta är den på flera hundra eller ibland tusental. Vissa säger att det har givit upp i kampen mot brevlådan. Jag själv tillhör de som kämpar och kämpar för att få ned Inkorgen till en sida. ”Tyvärr” blir det heldagsmöten och workshopar med jämna mellanrum som vips får mig att ligga efter.

Hur kan man då vinna mot brevlådan?

  • Det enkla är att kapitulera och bara låta den inte bara vinna  utan vinna stort (tusentals blåa siffror). Ett möjligt svar är att etablera e-postarkivering där man t ex kan ställa in så att man bara får en viss mängd meddelanden i inkorgen. Blir det för många så flyttas dom till arkivet. Den tekniken löser ju vissa problem men inte det jag nämnde ovan. Mailen är ju bara flyttade till en annan plats.
  • Man kan införa dokumenthanteringssystem så som Sharepoint och lära användarna att spara dokumenten där. Det gör ju att man inte behöver ha så stor brevlåda samt att en viss mängd av e-posten försvinner. Det är ju inte heller hela lösningen och tar ju inte bort den stora mängden e-postmeddelanden. Långt ifrån alla innehåller ju inte dokument.
  • Det finns också möjlighet att införa det nya kommunikationssättet via Sociala medier. Allt fler är familjära vid det mediet men långt ifrån alla. Ytterligare en sak som kan underlätta kommunikationen är införandet av diskussionsforum. Tyvärr upplevs ofta dessa forum som långsamma. Många telefonsamtal och mail kräver snabba svar.
  • Man kan så klart byta bransch men då har man ju trots allt förlorat mot brevlådan.

Jag ser snabbmeddelanden och direktkommunikation som en viktig funktion att förändra arbetssituationen. Den löser så klart inte alla delar som är nämnt i punkterna ovan men den möjliggör en hel del.

Microsoft Lync

Ni känner så klart till klassiska chattprodukter så som ICQ, AOL, Skype, MSN, etc från era hemdatorer och vissa företag tillåter även dessa produkter i sina arbetsplatser. I höstas kom Microsoft med en ny version av Office Communications Server. De passade också på att byta namn till Lync, vilket är betydligt enklare att säga i alla fall. De funktioner som finns i Lync är många till antalet. En grundläggande funktion är den att jag kan innan jag börjar kommunicera med en person, avgöra vilket sätt som passar bäst för denne just nu. Det avgör jag mha av personens närvarostatus. Grön=Tillgänglig, Gul=Inte vid datorn & Röd=Upptagen. Att upprätthålla sin närvarostatus får personen hjälp. Pratar hen/hon i telefon blir den Röd, hämtar Kaffe blir den Gul, sitter personen i ett möte blir den Röd, osv. Nedan får du en snabb inblick i vad Microsoft Lync är.

[youtube:-ET8wnasqj4]

Jag tänkte beskriva olika situationer som jag stött på där jag använder Lync.

  • Jag får ett mail från en person som jag tycker är en konversation. Då jag ser att personen är grön väljer jag att svara på mailet med ett snabbmeddelande i Lync (finns knapp inne i Outlook). Det som numera kallas att ”Lynca”. Mottagaren ser rubriken på dennes mail till mig i fönsterrubriken. Konversationen sparas i bakgrunden i Outlook så att man inte glömmer bort vad man kommit överens om.
  • Vi ska ha ett avstämningsmöte på Atea där fem olika orter ska vara representerade. Vi får svårt att hitta en tid då alla behöver resa till mötet. Då kör vi ett Lyncmöte där vi förutom chatt, även kör ljud och webbkamera direkt i Lyncklienten. Då det är jag som håller i mötet delar jag ut protokollet så att alla kan se vad jag skriver direkt. På det sättet slipper vi en korrekturvända bland deltagarna efter mötet.
  • Jag sitter i ett Lync-möte med mitt headset och plötsligt kommer en person in i rummet och vill vara med. Då kopplar jag in min högtalartelefon i USB-porten och vips pratar vi båda två via den. Utan att ”ringa” om.
  • Bokningen hos frisören närmar sig och Lync-mötet vill aldrig ta slut. Då vidarekopplar jag mötet till min mobiltelefon och kan fortsätta i mötet på väg till frisören.

Det finns massor av andra scenarios men här var några som jag ser Lync som ett mervärde i mitt arbete. En sak som jag också ska tillägga är att man i ovan scenarios kan sitta internt på företagsnätet likväl som på hotellrummet eller i hemmet. Deltagande personer kan också vara anställda på Atea men även våra partner som vi samarbetar med. Man kopplar alltså ihop Lync-miljöerna med varandra. Det finns också möjlighet att koppla ihop Lync med privat-chatt tjänsterna t.ex. MSN. Internt på Atea har vi även integrerat med Tandberg-videokonferens.

Frågan kvarstår…

Vill ni vinna eller förlora mot brevlådan?

Ska ni på Techdays? http://www.microsoft.com/sverige/techdays/about.aspx

Lyssna i sådana fall på Ale kommun om deras införande av Microsoft Lync. Passet heter Kundcase – Införande av Lync Voice och går tisdag 29 mars 2011, 11:00 i Lokal:8

Kanske ska ni på Atea Bootcamp? Där kommer vi att köra ett pass kring Microsoft Lync. http://www.atea.se/bootcamp2011