Vergo – ett systemstöd för utrullningsprojekt

2016-10-03

Under en tid har Atea utvecklat ett nytt verktyg kallat Vergo, och jag lyfte luren till produktchefen Andreas Lindholm för att höra hur det gått och vad det är.

Hej Andreas. Du, Vergo, vad är det och hur används det?

När vi pratar om utrullningsprojekt, tänker nog många av oss direkt på klientutrullningsprojekt. Det vill säga, den nuvarande maskinparken börjar närma sig bäst-före-datum och måste bytas ut eller uppgraderas. Omfattningen av dessa projekt brukar växa i takt med att man ser över sina befintliga IT-system. Ska vi ändå inte passa på att byta ut skärmarna när vi ändå håller på? När vi ändå får en ny plattform, ska vi inte titta på att migrera användare till Office 365? Hur ser nätet ut som vi använder? Behöver vi inte byta ut ett antal switchar för att den nya plattformen ska fungera helt optimalt? Ja, ni vet hur tankarna går. Projektet växer och helt plötsligt så är det väldigt mycket mer än bara datorer som ska bytas ut.
Dessa frågor och utmaningar utgjorde att Atea tog fram Vergo, som löser mycket av ovan problematik. Vergo är helt enkelt ett systemstöd för att hantera utrullningsprojekt. Det är helt molnbaserat och kräver därför ingen installation eller uppstartstid. Tillvägagångssättet med Vergo skiljer sig en del jämfört med till exempel Excelark. Grundarbetet med att inventera nuläget kommer man inte undan, men när man väl gjort det, så importeras underlaget till Vergo och arbetet sker därefter enbart i Vergo. Här planerar du hela din utrullning. Vilka maskiner/enheter som ska rullas, vilka dagar, av vem eller vilka.

Har vi använt Vergo någonstans redan?

Ateas projektledare Johan Pettersson har precis hjälpt Västerbottens läns landsting i deras utrullningsprojekt. Under projektet bytte man ut 3000 datorer (i ett så kallat 1:1-utbyte) plus 2000 skärmar, och man rullade också ut 100 olika kliniker som krävde extra omsorg. Teamet bestod av 8 utrullningstekniker, 1 kommunikationsansvarig och 1 projektledare. Målet med projektet var att utbytet skulle ske med så liten verksamhetspåverkan som möjligt, och att dokumentationen skulle uppdateras kontinuerligt för att spegla den nya miljön.
Projektet är inte ovanligt på något sätt, men systemstödet som användes under utrullningen var nytt. Tidigare projekt hos kunden har drivits med hjälp av Excelblad, mailkonversationer och jakten på att hitta det mest uppdaterade dokumentet under projektets gång. Svårigheten att spegla verkligheten genom t.ex. Excel, är ett problem som blir större och större ju mer omfattande projektet är. Det blir även många manuella steg när man inte har något systemstöd. Vad är datornamnet som ska ersätta det gamla? Namnet/numret på skärmarna likaså. Gick utbytet bra, behövs det vidtas några andra åtgärder? Hur märker man upp datorer som kräver en extra insats, t.ex. de som finns inne på klinikerna?

Vergo Inloggning

När detta är planerat skickar Vergo ut kalenderbokningar till medlemmarna i teamet med information om den aktuella utrullningen. I denna bokning finner man information om var utrullningen ska äga rum, vilka datorer som ingår, när det ska göras och en länk till Vergo för just denna delutrullning.

 

Intressant. Hur fungerar det i praktiken när man jobbar i Vergo?

Eftersom Vergo är helt molnbaserad och byggd med responsiv design så kommer man åt utrullningsinformationen oavsett vilken enhet du använder, eller var du befinner dig. För att minimera risken kring mänskliga fel kan man även använda sig av en handscanner, som då läser in datornamn, skärmnamn och liknande för att direkt fylla på Vergo med aktuell data. Samtidigt ändrar man då också statusen för den enheten direkt i Vergo. Detta gör att projektledaren omedelbart kan se hur en utrullning går, och dokumentationen uppdateras löpande på ett centralt ställe.

Vad är det för vinst för kunden att vi på Atea använder Vergo då?

Ansträngningen för att dokumentation ska bli 100% är inte lika stor, vilket gör att man kan använda tid och kraft till att hantera fler specialfall, och på så sätt leverera ett bättre projekt. All information som sparats i Vergo går sedan att exportera till CSV-filer vilket gör att det enkelt går att arbeta vidare med den om det skulle behövas.

Kan man inte använda Vergo för att byta ut UPS:er? Eller när vi ska byta ut alla gamla switchar? Eller när stolar och bord ska bytas i en skola?

Jo, självklart. Vergo har inga begränsningar när det kommer till vilka typer som kan hanteras. Du skapar dem själv och lägger med de attribut som passar just ditt utrullningsprojekt.

Stort tack för all info kring Vergo Andreas.

Ni kan nå Andreas på :
Andreas Lindholm
Atea Global Services
andreas.lindholm@atea.com

Vid pennan
Gabriel Yttermalm