Skapa enkla och snygga formulär i Office 365

2017-07-14

Forms är ytterligare en ny förhandsversion som trillat in bland Office 365 verktygen. Med hjälp av denna funktion kan man skapa undersökningar, frågeformulär, omröstningar med mera. På ett väldigt enkelt sätt skapar man upp ett frågeformulär som kan skickas ut till både interna användare i organisationen men även till externa användare.

Daniel Aldén Seniorkonsult inom Produktivitet

Vi på Atea har testat och utvärderat denna funktion

Man kan på några få minuter skapa upp en väldigt enkel och snygg undersökning som innehåller t ex frågor, omröstningar. Denna funktion har varit tillgänglig för skola men nu är den även släppt för företagsverksamheten. Tidigare fanns en funktion som heter Excel undersökning men den är nu ersatt av Forms i Office 365. Alla knappar i Office 365 är nu också ersatta med Forms.

Man kan starta Form på ett par olika sätt. Dels genom att klicka på knappen i portalen https://portal.office.com men även i OneDrive när man ska skapa nytt dokument.

Skapa formulär gör man enkelt.

Man kan välja mellan fyra olika typer av frågor.

  • Val
  • Text
  • Omdöme
  • Datum

Väl inne på respektive alternativ finns möjligheter till att konfigurera om man ska få svara på ett eller flera alternativ och även om den ska vara obligatorisk. När man skapat några frågor kan man välja att kopiera de till nya, radera befintliga frågor och sortera de i listan.

 

Arbeta med mallar är ytterligare en funktion som lyfter denna produkt.

Man kan dels skapa mallar till sig själv men man kan även dela sina mallar med andra som ni kan utgå från när ni ska skapa nya formulär.

Ändra Tema för dina formulär

Gör man uppe i menyn genom att ändra bakgrundsbilden till någon av de färdiga exempel som redan finns alternativt laddar upp en egen bild. På detta vis kan man anpassa formuläret efter företaget och göra det mer personligt. Vill man anpassa en fråga med en video går det också bra. Man länkar in en film från Youtube och frågan blir direkt mer levande.

Inställningar för formuläret

Man kan ställa in t ex att om man är inom organisationen måste man registrera sitt namn och/eller enbart svara en gång. Övriga alternativ som finns är:

  • Acceptera svar
  • Startdatum
  • Slutdatum
  • Blanda frågorna

Dela formulären

Kan man göra på fyra olika sätt. Först väljer man vem som ska kunna öppna och svara på formuläret. Endast personer i organisationen eller alla med länken. Därefter väljer man hur man ska dela formuläret.

  • Länk
  • QR bild
  • Inbäddad kod (Webbsida eller Sway-yta)
  • E-post

Svara på formuläret

Kan man göra från en dator eller en mobil webbläsare. Innan man delar formuläret finns funktionen där man visar hur formuläret ser ut innan man delar det. Den visar då både desktop och mobil vyn.

Rapporten ser man i realtid

Alla svar som kommer in visas med automatik. Maximalt 5000 svar kan ligga i rapporten. Behöver man ha in fler svar måste man exportera de till Excel via en knapp i rapporten. Efter exporten kan man rensa svaren för att fylla på med nya svar. Rapporten visar även några små snygga diagram på hur många procent respektive användarna svarat. Väl i Excel kan man använda data och då är det vara Excel som sätter begränsningarna vad man kan göra.

Länkar

https://support.office.com/sv-se/forms

https://forms.office.com/

https://microsoftforms.uservoice.com/forums/386451-welcome-to-microsoft-forms-suggestion-box

FAQ

Var finns data sparad?

Microsoft Forms-data lagras på servrar belägna i USA och Europa. Är formulären skapade efter Maj månad så sparas de med automatik i Europa om Office 365 är placerad i Europa.

Kan man svara på formulär utan Office 365 licens?

Det väljer administratören när man skapar formuläret.

Vilka webbläsare fungerar det med?

Microsoft Forms är optimerad för Internet Explorer 10+, Edge, Chrome (senaste version), Firefox (senaste version), Chrome on Android (senaste version), and Safari on iOS (senaste version).

Vad kan man göra som admin?

  • Aktivera eller stänga av Forms i din organisation
  • Stänga av Forms för enskilda användare
  • Dela med externa användare

 

Vill ni veta mer om produkten, tveka inte att höra av er till mig eller Atea.