Samarbeta bättre med sociala verktyg

2017-08-02

När vi pratar om Socialt samarbete så handlar det inte först och främst om vilket verktyg som används utan om det arbetssätt som sociala verktyg ger möjlighet till.

Per Stoltz
Per Stoltz CAD Samverkan

Privat så använder vi sociala verktyg varje dag men inom och mellan företag så samarbetar vi på samma sätt som vi gjorde för 15-20 år sedan, nämligen via e-post. För att kunna samarbeta bättre behöver vi använda andra verktyg än de vi använder idag så att vi kan komma till snabbare beslut och lättare hitta rätt personer vi behöver samarbeta med. Fokus ligger dock på sättet att samarbeta, inte verktyget!

Vad är ett socialt arbetssätt?

Öppen konversation - För det första så handlar socialt samarbete om att använda öppen konversation istället för sluten. E-post är en sluten konversation eftersom enbart den som skickade meddelandet och den som fick det känner till innehållet. Ingen annan har tillgång till informationen eftersom den ligger i min e-postlåda och den har ingen annan tillgång till. Det är ju också så att om jag slutar och min e-postlåda tas bort så försvinner informationen helt och hållet. Om jag istället använde en öppen konversation i form av forum, wikis, bloggar eller andra verktyg för att dela med mig av information så kan den nyttjas mycket bättre. Då kan alla som vill och behöver få tillgång till informationen.

Dela information - Socialt arbetssätt handlar också om att dela istället för att skicka. Det största problemet med att skicka e-post istället för att dela på t.ex. ett forum är att jag som avsändare inte alltid vet vilka personer som behöver den information jag skickar. Det finns alldeles för många exempel på e-postmeddelanden som skickas till för många mottagare vilket gör att viktiga meddelanden drunknar i mängden. Om du istället delar informationen i t.ex. en blogg så att den som vill och behöver kan hämta den själv så når informationen ut på ett mycket effektivare sätt.

Hämta information - Med ett Socialt arbetssätt hämtar du information själv istället för att få den skickad till dig. Det innebär att ansvaret för att du ska få information förflyttas från avsändaren till mottagaren. Jag som mottagare vet ju vad jag behöver, vilket inte alltid avsändaren gör. Det är dessutom större sannolikhet att jag missar viktig information som trycks ut till mig än om jag själv hämtar informationen.

Tagga information - Vi som jobbat ett tag har lärt oss att strukturera e-post och dokument i mappar för att vi lättare ska hitta det vi letar efter. Nackdelen är att det oftast behöver läggas i flera olika mappar eftersom det innehåller information som kan struktureras på flera olika sätt. Vi har alla vårt eget sätt att strukturera information vilket gör det svårt för andra att hitta. Genom att tagga informationen istället så har jag som delar en möjlighet att knyta flera olika sökord samtidigt till informationen vilket gör att den som letar har en större chans att faktiskt hitta det den letar efter.

Vilken nytta finns med ett socialt arbetssätt?

Kompetensöverföring - När personer delar med sig av sin kompetens innebär det också att kompetensen sprids inom företaget. Det blir fler som kan dra nytta av information och erfarenheter vilket innebär att vi inte behöver göra samma misstag som någon annan kanske stött på sedan tidigare.

Rätt person för rätt jobb - Vi har alla erfarenhet av frågor via e-post som bollas hit och dit innan den slutligen når en person som både har kompetens och tid att svara. Om den sådan fråga istället hade postats på ett forum eller liknande så kan alla ta del av det och den som har kompetens och tid kan svara på frågan. Detta gör att det är lättare och snabbare att få tag på rätt person för rätt jobb.

Alla kan bidra - Genom att använda forum och andra sociala verktyg där jag kan ställa frågor och ge svar möjliggör ju överföring av kompetens mellan individer. Jag som person kommer också att känna en större delaktighet och ett större engagemang då jag själv kan vara med och bidra.

Digitalisering av kompetens - Som grädde på moset får vi ju all kompetens digitaliserad också istället för att den bara sitter i huvudet på folk eller finns i enskilda individers e-postlåda. Det säkerställer också att kompetensen finns kvar inom företagets väggar även om en person slutar.

Summering

Som du kan se så finns det många fördelar med att ändra det sätt vi samarbetar och utbyter information. Det är dock en utmaning att få det att hända eftersom vi är vanemänniskor och gärna gör på samma sätt som vi gjort tidigare. För att den här förändringen ska ske så behövs både bra verktyg, information och utbildning.

Vi på Atea kan hjälpa er i den förändringsprocess som behövs för att kunna börja samarbeta bättre.