Fyra faror och möjligheter med din verksamhets telefonhantering

2018-04-10

Det kan vara utmanande att hantera din organisations mobila enheter. Telefoner används ofta privat, vilket innebär att de ofta får uppleva fler utmaningar än våra datorer. För att lyckas med din organisations telefonhantering skulle jag rekommendera dig att titta närmre på dessa fyra områden.

Mats Idegård Erbjudandespecialist

Trasiga skärmar och reparationer

Jag skrev ett helt inlägg tillägnat trasiga skärmar (här). Men det finns även andra faktorer att ta hänsyn till inom detta område. Förutom tiden den anställde lägger på att gå till en verkstad för att byta skärm eller reparera sin telefon så finns risken att den anställde går till en oauktoriserad verkstad. Det innebär att garantin uteblir efter att en bytt skärm, eftersom det är så garantivillkoren ser ut. Många verkstäder som inte är auktoriserade använder sig även av ett sämre skärmglas som minskar användarvänligheten.

Administration

Det är omständligt att administrera en telefonleverans. Förutom att skapa reseräkning så ska fakturorna från servicepartnern administreras. När telefonen är på plats hos användaren ska denna ofta ställa in alla inställningar själv, vilket räknas som nedtid för användaren. För att minimera tidsåtgången för användaren rekommenderar jag att ni säkerställer att verksamhetens smartphones levereras anslutna mot Device Enrollment Program (Apple), Knox Mobile Enrollment (Samsung) eller Googles Zero Touch (Android). Det i kombination med en välhanterad MDM/EMM-lösning gör att användaren kan starta upp den nya telefonen och få inställningar, konton, m.m. automatiskt inställda. Efter det är den klar att tas i bruk. 

Support hos it

Telefonhantering är klurigt även för it-avdelningen. Det kan vara utmanande att få specifika frågor rörande mail eller meddelanden. Det finns en potential att låta din it-avdelning fokusera på annat här. Min tro är att den interna it-avdelningen är de som känner sin verksamhet och sina användare bäst. Därav känns det mest naturligt och effektivt att det är de som stöttar företaget i den digitaliseringsresa som de flesta företag idag genomgår. Ett naturligt steg i det bör vara att låta en extern partner hantera användares frågor kring exempelvis kontoinställningar, apphantering etc. Låt den interna it-avdelningen göra det de är bäst på – att stötta digitaliseringsresan. 

Återvinning eller återanvändning

Alla uttjänta it-produkter har ett värde, även telefoner. Se till att din telefon får ett andra liv, alternativt återvinns på ett säkert sätt. Är det är det rimligt att våra användare får ta hem sin telefon när den betraktas som uttjänt? Vilka risker finns förknippat med en sådan policy? 

En telefon har ett högt andrahandsvärde i jämförelse med annan it-utrustning, men få vet att en smartphone i många fall är värd så mycket som 25% av sitt ursprungsvärde efter 24 månader. En annan sak man böra vara medveten om är att även om användaren gör en fabriksåterställning på sin smartphone innan den börjar använda telefonen privat så går det med relativt enkla medel att återskapa personlig information för en it-kompetent person. Jag anser att verksamheten ska ta ansvar för att telefonen återvinns efter sin första livscykel för miljöns, ekonomins och säkerhetens skull!

Slutligen vill jag uppmana alla verksamheter att se över de totala kostnaderna som finns kring smartphonehantering. Min upplevelse är att alltför många stirrar sig blinda på kronor och ören i hårdvarupriset medan de stora kostnadsbesparingarna finns att göra på helt andra ställen.