3 appar för en projektledares iPad

2013-04-08

Jag jobbar som projektledare på Atea, och ända sedan jag skaffade min första iPad har jag längtat efter att få lägga undan PC:n och kunna klara mig med bara ”paddan” under en hel arbetsdag.

Även om jag måste erkänna att jag inte riktigt är där än, så finns det mer och mer jag gör på min iPad istället för min PC.

I detta inlägg tänkte jag berätta om de appar jag använder dagligen och som får mina dagar att hålla ihop och gå runt. Min förhoppning är att du blir inspirerad och får lite tips. Kanske är det några appar du inte testat själv som gör även din arbetsdag lite lättare (i dubbel bemärkning)!

SG Project Pro (http://itunes.com/apps/sgprojectpro)

Till PC finns ett utomordentligt projektverktyg som heter Microsoft Project. Tyvärr har inte Microsoft släppt någon version för iOS (än) så vill man bryta sig loss från PC:n är det bara till att hitta alternativ. Ett sådant alternativ, och ett väldigt BRA sådant, heter SG Project Pro.

Tyvärr är det en relativt (för att vara på iOS App Store) dyr app, närmare bestämt 299 kr sist jag kollade. Men för en projektledare är det väl investerade pengar, tycker jag.

Det finns en djungel av olika SG Project appar på App Store och det gäller att välja rätt. Det finns separata appar för Action Points, för Tasks, för Risk Items och så vidare. Den som heter SG Project Pro är en samlingsapp som innehåller flertalet av dessa funktioner samlat i en app. Och det är därför jag gillar denna app.

Den första vyn man möts av när man öppnar appen är en ”Dashboard”-vy, en överblicksvy där lite samlad info visas om dina skapade projekt. Via en ”Start-meny”-knapp kan man sedan växla till de olika undermenyerna när man valt vilket projekt man vill arbeta med. Du kan skapa nya ”tasks” precis som i MS Project, och sätta beroenden, tidsramar och på det sättet bygga upp ditt Gantt-schema som samtidigt visas till höger och task-listan. Du kan också ange ansvariga personer.

Du kan sedan gå vidare till de övriga vyerna och ange ”Action Items” och ”Project Risks”. Dessa kan du sedan med lätthet koppla ihop med Tasks från Gantt-schemat, så att allt som hör ihop går att utläsa från Gantt-schemat, som är den vy jag använder mest.

Vidare kan man med några enkla klick skapa projeltrapporter utifrån vissa fördefinierade mallar, och man kan även göra statusutskick till samtliga angivna projektmedlemmar via mail. Väldigt smart!

Så hur gör man om man ska samarbeta med andra personer i samma projekt? Ja, då blir det lite svårare. Datat i appen sparas lokalt på iPaden, men man kan med jämna mellanrum göra backups till Dropbox (om man har den tjänsten). Men man får komma ihåg att spara regelbundet själv! Man kan även importera MS Project-skapade XML-filer, men mina erfarenheter av detta har varit lite blandade. Inget jag skulle förlita mig på, med andra ord.

Men för de projekt där du är ensam projektledare är detta ett väldigt bra och funktionellt verktyg!

Plus:

  • Alla funktioner samlade i en app
  • Enkla statusutskick ger välinformerade projektmedlemmar
  • Finns till både iPad och iPhone (separata köp dock!)
  • Sparar till Dropbox

Minus:

  • Relativt dyr

Beesy (http://itunes.apple.com/us/app/beesy/id499578384)

Som projektledare blir det stundvis ganska tätt med möten. Vill man få lite hjälp att hålla ordning på mötena och snabbt föra anteckningar är appen Beesy garanterat något att kolla in!

Beesy synkar automatiskt med din iPadkalender så har du dina möten inbokade där behöver du inte göra någonting, de kommar automatiskt att dyka upp.

Precis som i SG Project Pro är den första vyn en Dashboard, och här ser man en liten minikalender med möten samt ett fyrfältsdiagram som kan visa uppgifter efter hur viktiga kontra brådskande de är. På det viset får du hjälp att se till att de viktigaste och mest brådskande uppgifterna klaras av först.

Beesys styrka ligger i anteckningsverktyget. Klickar man på ett möte i kalendern tas man till anteckningsläget där man direkt kan börja anteckna. Till sin hjälp har man ett antal ikoner längst ner som representerar olika saker, t ex ”Uppgift”, ”Deadline”, ”Kommentar”, ”Fråga”, ”Telefonsamtal” mm. Med dessa väljer man bara en ikon och kan då skriva en kort notis om det man ville notera.

Ska man själv hålla i mötet kan man med fördel använda Beesy för att planera mötet och i förväg lägga upp agendan med mötespunkter som gör det ännu lättare att ha struktur i mötet. Har man upprepande möten finns även möjlighet att skapa ”mallar” som kan återanvändas.

Det är en viss inlärningskurva och framförallt en invaningsperiod om man är van att bara anteckna i fritext när man ska börja använda ikoner för olika typer av noteringar, men resultatet är ett snabbare anteckningsflöde och mer lättlästa anteckningar (Inget mer ”Vad menade jag med det här?” alltså)!

Om mötesdelatagarna finns i dina iPad-kontakter med korrekta e-postadresser försöker Beesy automatiskt hämta upp dessa, men det fungerar inte alltid tyvärr. En god tanke, men ofta får man lägga till deltagare manuellt. Men när de väl finns där så kan man direkt efter att mötet är klart med ett par klick skicka ut ”meeting minutes” via mail som ser helt okej ut. Och de är mycket bättre än de minutes som man lovar sig själv att skicka iväg men som aldrig blir av…

Plus:

  • Snabba mötesanteckningar
  • Snabba utskick av ”meeting minutes”

Minus:

  • Uppgifter och Projekt synkas inte med SG Project Pro
  • Tar en stund att vänja sig vid

iThoughtsHD (http://itunes.apple.com/us/app/ithoughtshd-mindmapping/id369020033?mt=8)

Ibland blir det många olika bollar i luften, och för mig går det rätt snabbt innan hjärnkapaciteten börjar tryta. För att inte tappa viktiga poänger och tankebanor brukar jag skapa mind maps. Det kan vara idéer till nya projekt eller för att snabbt bena upp olika aktiviteter i ett projekt.
 
Jag har testat ett flertal olika appar i denna kategori, men den bästa i mitt tycker är iThoughtsHD. (Den finns även till iPhone, och heter då utan HD, men den har jag inte provat, och ärligt talat tror jag inte riktigt jag vill prova att mind-mappa på en miniskärm!) Tyvärr är denna också en av de dyrare i sin kategori och kostar 79 kr sist jag kollade.
 
Det som gör denna app så bra är hur snabbt det går att skapa nya punkter, både punkter på samma nivå som den tidigare, eller som en undernivå. När man väl har de där riktigt bra idéerna i huvudet är det viktigt att man snabbt får ner de på papper på iPaden för enligt min erfarenhet har de bästa idéerna en viss tendens att snabbt försvinna.
 
När man sedan har grovstrukturen på plats kan man börja snygga till det hela och sortera in och gruppera. Till sin hjälp har man då olika färger, ikoner, former och pilar för att koppla ihop olika tankar.

 

 
Resultatet blir en snygg översikt över de olika tankarna, vilken med fördel kan användas som grund när man bygger upp ”Task List” i SG Project Pro.

Plus:

  • Snabbt mindmapverktyg
  • Snygga resultat
  • Lätt att använda
  • Stöd för att spara till Dropbox

Minus:

  • Relativt dyr

Om det är tre appar jag använder flitigt så är det dessa tre, och efter att ha vant mig vid dem vill jag inte vara utan dem. Hoppas att du får chans att prova dem och att de kan hjälpa dig att göra din vardag lättare!
 
Skriv gärna en kommentar om du tycker att jag missat en uppenbar kandidat eller har andra synpunkter!