Framtidssäkra er organisation: Ställ hållbarhetskrav vid inköp av it

Tydliga hållbarhetskrav i upphandlingen får fler aktörer i branschen att lyssna, tänka nytt och utveckla mer hållbara lösningar. 

Joakim understryker att it-branschen verkligen lyssnar – för att de vill kunna möta marknadens växande förväntningar: 

– När jag pratar med svenska representanter för stora globala företag inom it-sektorn återkommer de till att Sverige ses som ett föregångsland inom hållbarhetsområdet. Genom att anpassa sig efter kraven som ställs här idag, kan de bättre möta dessa krav när de ställs i fler länder senare, säger han. 

Ett bevis på att branschen lyssnar är att världens största branschkoalition för hållbara leverantörskedjor - Responsible Business Alliance (RBA) – har utvecklat hållbarhetsåtgärder längs hela leveranskedjan för att svara upp på nordiska it-köpares efterfrågan. Ett exempel är de framtagna riktlinjerna ”The practical guide to transparency and procurement" och ”Responsible sourcing of goods and services”, som lett till tydligare standarder och policys att förhålla sig till, samtidigt som revisionerna har stärkts.  

Det mest avgörande: Att faktiskt ställa krav för hållbarhet 

Till organisationer som har svårt att komma över tröskeln och börja ställa hållbarhetskrav ger Joakim rådet att prioritera: 

– Var är den största miljöpåverkan för just er? Börja där. Ett område som kan vara relevant att titta på är it-utrustning som man använder dagligen: telefoner, datorer och plattor, säger han. 

Mest effektivt utifrån ett hållbarhetsperspektiv är oftast åtgärder som bidrar till att it-produkter får en längre livslängd

Joakim Thornéus, hållbarhetsspecialist inom it på Upphandlingsmyndigheten.

- Den största miljöpåverkan under en it-produkts livscykel sker under tillverkningen, säger Joakim. Därför är det av största vikt, och ger störst resultat miljömässigt, att till exempel en dator nyttjas så länge som möjligt. Om en dator brukas av ett företag i tre år och sedan byts ut på grund av uppgraderat behov så måste den gå till återbruk så att den kan ges ett nytt liv i en annan organisation eller hos en annan användare.

- Om en dator brukas i sex år istället för tre halveras behovet av att tillverka en ny, säger Joakim, som gärna skulle se att fler inkluderade krav om att produkter ska kunna användas länge, och även krav som säkerställer att återbruk och återvinning kan ske på ett hållbart sätt.

– Det enklaste sättet att möta hållbarhetsutmaningen är att se till att produkterna får en så lång, total livslängd som möjligt och till slut återvinns, påpekar han.

– Det är fritt fram att kopiera kravformuleringar från Upphandlingsmyndighetens webbplats. Leta upp de hållbarhetskriterier ni vill ha med och använd dem om ni vill. Det är bara en fördel om många använder dem. Då blir det tydligare för leverantörerna vad de behöver leva upp till än om kraven ser väldigt olika ut, säger Joakim Thornéus, som är den som har utvecklat Upphandlingsmyndighetens upphandlingsstöd för it-produkter som är tillgängliga för alla upphandlingsorganisationer att använda. 

De tre vanligaste kraven i it-upphandlingar 

Upphandlingsmyndigheten för ingen egen statistik över vilka krav som faktiskt ställs vid upphandling av it, men gör stickprov när hållbarhetskriterierna ska uppdateras. Dessa visar att de vanligaste kraven återfinns inom tre områden:

1. Krav på leverantörens systematiska miljöarbete, det vill säga att leverantören har en miljöpolicy, mål och ett strukturerat miljöarbete.
2. Krav på energieffektiva produkter. ”Det är bra,” säger Joakim, ”men vi skulle gärna se att man upphandlade mer återbrukade produkter. Även om de slukar mer energi är det bättre att produkter fortsätter att användas.”
3. Krav gällande kemiska ämnen. Att miljöfarliga ämnen undviks. Bland annat mjukgörande ämnen i kablar.

De största utmaningarna: Otillräckliga förberedelser och uppföljningar 

På frågan vilka utmaningar många organisationer brottas med när det gäller upphandlingar, svarar Joakim: 

– Otillräckliga förberedelser är vanligt. Att lägga tid och resurser på det förberedande arbetet leder ofta till ett bättre resultat. Det ger till exempel utrymme att ha en dialog med leverantörerna inför upphandlingen, och då undersöka närmare vilka krav som kan mötas när det exempelvis gäller livslängd, reparationer, garantitider och så vidare. 

Även uppföljningarna kan ofta bli bättre. 

– Redan i planeringen av upphandlingen behöver ni ha koll på vilken kompetens och vilken tid som krävs för att följa upp kraven. Som inköpare behöver ni kontrollera att produkterna verkligen har de eventuella certifikaten som ni har ställt krav på och så vidare. Om de leverantörer som vinner upphandlingen inte uppfyller kraven och kommer undan med det, då snedvrids marknaden, säger Joakim. 

Hållbara upphandlingar och framtiden 

Vilka typer av hållbarhetskrav kommer att lyftas fram mer de kommande åren? Så här svarar Joakim:  

– Det som verkar få lite mer fokus är användandet av molntjänster och datacenter. Där tror jag att det kommer mer upphandlingskrav också framöver. Fler jobbar mot datacenter, och i högre grad med AI som drar väldigt mycket energi. Krav på hållbara datacenter kommer att bli allt vanligare i framtida upphandlingar.