Sollefteå kommun – snabba resultat med stegvis molnflytt

Det molnprojekt som pågår i Sollefteå kommun påbörjades i mars 2018. Drygt ett år efter kick-offen, märks redan en konkret skillnad i kommunens sätt att arbeta och kommunens it-chef IngaLill Näslund-Persson ser flera fördelar med att ta molnresan stegvis.

– Vi kan koncentrera oss fullt ut på varje steg innan vi går vidare till nästa. Det känns mer hanterbart och ger bättre kontroll, men det är också en resursfråga, säger IngaLill Näslund-Persson.

Licensanalys, e-post och kalender först ut

Kommunen valde att arbeta med Microsoft 365 i sin molnflytt. För att komma igång och ta reda på vilka licenser som skulle köpas gjordes först en licensanalys genom att kategorisera olika yrkeskategorier i kommunen. Eftersom en kommunal organisation är stor och bred med många olika verksamheter blev detta ett omfattande arbete.

– Det var viktigt att det blev rätt eftersom licenserna kostar olika mycket beroende på hur de kategoriseras. I det arbetet fick vi ett väldigt bra stöd av Atea.

Parallellt med licensanalysen gjordes en migrering av e-post och kalenderobjekt till Exchange online från det gamla e-postsystemet.

– Det var väldigt bra att avgränsa arbetet eftersom det visade sig vara ganska omfattande. Det fanns till exempel inget verktyg för att migrera kalenderobjekt till Exchange när vi inte hade en Exchangeserver sedan tidigare, säger IngaLill Näslund-Persson.

Till slut lyckades kommunen lösa alla utmaningar. Projektet kunde avslutas drygt ett år efter projektstart.

– Vi kunde ro projektet i hamn med befintliga resurser. Mycket tack vare samarbetet med Atea, säger IngaLill Näslund-Persson.

Den nya digitala kalendern som medarbetarna fått tillgång till efter migreringen bidrar till en effektivare mötesplanering och ett smartare sätt att boka möten och mötesrum. Medarbetarna får en bättre överblick jämfört med det gamla e-postsystemet, vilket spar tid.

Användarnas behov i fokus i början av molnflytten

Närmast på agendan står att införa Teams, men först måste kommunen se till att samtliga PC uppgraderas till Windows 10.

– Att vi inte införde Windows 10 först beror på att vi i ledningen beslöt att prioritera digital kalender. Men för en fortsatt molnflytt behöver vi säkerhetsfunktionerna som Windows 10 ger, dessutom finns ett slutdatum för support på våra enheter som har Windows 7.

När införandet av Windows 10 är slutfört behöver kommunen göra ytterligare en analys för att ta reda på vilka verktyg utöver Teams de ska använda sig av i Microsoft 365, den molnplattform som kommunen utgår från.

– Vi är bara i början av molnflytten, och nu blir det viktigt att hitta lösningar utifrån verksamheternas behov, säger IngaLill Näslund-Persson.

Flexibilitet och tillgänglighet

Eftersom Sollefteå bara avslutat första delen i molnprojektet vet IngaLill Näslund-Persson ännu inte med säkerhet vilka effekter det nya arbetssättet kommer att medföra, men på sikt ser hon framför sig att molnflytten kommer att ge kommunens handläggare ökade möjligheter till distansarbete och samarbete, färre resor och fler digitala möten vilket i förlängningen ger både kostnadsbesparingar och miljöfördelar.

– Ett mer flexibelt arbetssätt tillsammans med digitaliserade flöden kommer i slutändan medborgarna i kommunen till godo i form av kortare handläggningstider och högre tillgänglighet, säger hon.

IngaLill Näslund-Persson är övertygad om att den moderna plattformen bidrar till att göra Sollefteå kommun till en attraktivare arbetsgivare. Hon anser också att it-avdelningen kommer att kunna jobba mer verksamhetsnära, och mindre operativt med drift och underhåll eftersom användarna kommer att kunna använda verksamhetseffektiva verktyg.

Utbildningar och träningstillfällen

En av utmaningarna med molnflytten är att få medarbetarna att bli bekanta och känna sig bekväma med de nya verktygen och det förändrade arbetssättet. Samtidigt finns en förståelse för att kommunen behöver matcha samhället med modernare verktyg och medborgarnas förväntan på service.

– Vi har kommit en bra bit på väg. Medarbetarna har genomgått praktiska träningstillfällen tillsammans med it-avdelningen samt fått digitala Nano Learning lektioner om Outlook kalender och Skype för Företag. Vi har också utsett ambassadörer, så kallade ”super users”, som har fått extra information och utbildning och legat före andra i migreringen. De jobbar ute i verksamheten och finns där för att ge stöd och råd till kollegorna i deras användande av tjänsterna.

Kommunen kommer även att hålla utbildningar i Teams och andra molntjänster. Utformningen av dessa utbildningar sker i samarbete med Atea – ett stöd som de värdesätter högt.

– Att ha en samarbetspartner som både är strategisk och kan hjälpa till operativt känns väldigt tryggt. De har jätteduktiga, strukturerade och proaktiva projektledare. Även om vissa saker ligger en bit

fram i tiden kan vi diskutera dem redan nu. Vi har ett nära samarbete och får ofta råd kring strategier, verktyg och möjligheter framåt.

Nätverk av kommuner

Förutom att ha Atea som stöd och bollplank jobbar IngaLill Näslund-Persson i ett nätverk med de sju andra kommunerna i Västernorrland. Ett värdefullt sätt att dryfta olika utmaningar och infallsvinklar inom olika områden.

Och även om alla kommuner har kommit olika långt är det en sak som står klart:

– Alla kommuner kommer jobba på helt andra sätt i framtiden, men vi är inte framme än. Det blir spännande med fortsättningen.

Text: Therese Slettengren
Foto: Kristofer Lönnå