Kramfors råd: Gör ett grundligt förarbete innan molnklivet

När skolorna i Kramfors kommun för två år sedan ville införa Office 365 i sin verksamhet var de redan långt framme vad gäller teknik och kunskap om olika lösningar. Övriga förvaltningar i kommunen hade inte kommit lika långt. Idag; på tröskeln till molnet, har kommunledningen fått en introduktion i Office 365. På så sätt kan de enklare sätta sig in i det nya arbetssättet, få en bra förståelse för vad det innebär och gå i bräschen för det nya.

– Nu har vi analyserat hur vi ska hantera säkerhet och risker och vilka licenser som behövs. För närvarande ser vi över vilka utbildningar som ska tas fram för att få med alla på tåget. Jag tror att ett gediget förarbete är avgörande för hur lyckat införandet blir, säger Lars Åke Lovetén som är it-chef i Kramfors kommun.

Risker och behov i vågskålen

Kommunens resa mot molnet började med en workshop som leddes av Atea. Tillsammans med representanter från verksamheten diskuterades risker och sårbarheter i samband med införandet av Office 365.

– Alla risker vägdes mot verksamhetens krav och vilka olägenheter eventuella begränsningar i användandet skulle kunna få för verksamheten. Kommunen ska ha en nivå på it-säkerheten som är i balans med verksamhetens risktolerans, säger Lars Åke Lovetén.

Uppdraget styr tillgången på information

Workshopen innehöll en risk- och sårbarhetsanalys och det blev det tydligt att kommunen skulle behöva ta fram en utbildning innan införandet av Office 365, för att medarbetarna till fullo skulle förstå de nya säkerhetsreglerna och vikten av att dessa följs.

– Alla måste förstå hur viktigt det är att vi har korrekta och begränsade användarrättigheter så att de bara får tillgång till viss information utifrån deras roll. Detta sker bland annat genom så kallad flerfaktorsautentisering (MFA), krypterade hårddiskar, klassificering av kritiska Office-dokument, samt hanteringsregler för e-posten.

Nu har kommunen tagit fram interaktiva webbaserade utbildningar. Inom skolan finns redan IKT-pedagoger som har i uppgift att öka förståelsen för Information-Kommunikation-Teknik och i sin tur utbildar andra pedagoger och i viss mån även elever.

Enkäter till grund för inköp av licenser

Nästa steg var att köpa licenser för Office 365, men först gick it-avdelningen ut med en enkät för att få veta vilka behov av it som fanns på varje förvaltning.

– Vi behövde ta reda på deras enskilda behov av produkter. Vilka behövde egen dator, vilka kunde dela, vilka behövde endast telefon eller iPad? Enkäten la också grunden till korrekta licensinköp, säger Lars Åke Lovetén.

Under våren sammanställdes enkäterna och nu har 1 600 Office 365-licenser köpts in till kommunens medarbetare. Under nästa år hoppas Lars Åke Lovetén att de flesta av dessa ska vara installerade och användas i verksamheten.

– Vi är tolv personer på it-avdelningen och vi hade inte klarat hela licenshanteringen och allt annat som rör molnflytten, utan Ateas hjälp. De har varit ovärderliga, både med operativ avlastning men även som strategisk rådgivare i många frågor.

I nästa fas av molnresan kommer en it-samordnare träffa förvaltningarna för att ta reda på vilka verktyg och lösningar inom Office 365 det finns behov av och hur de på bästa sätt ska rulla ut Office 365 i resten av kommunen.

Viktigt att förklara värdet av tjänsterna

Lars Åke Lovetén säger att många är rädda för att sig an ny teknik. Det är viktigt att it-avdelningen finns där för att stötta och prata it och informationssäkerhet och informera om de nya verktygen och vilken nytta de kan göra i deras jobb.

– Vi finns där för att hjälpa verksamheten, inte för att pracka på dem en massa nya produkter. Vi måste kunna förklara hur de nya lösningarna kan förenkla deras arbete; samtidigt är det viktigt att de själva tar ansvar för att ta reda på hur de kan jobba effektivare. Det tror jag kommer vara avgörande för hur framgångsrik förflyttningen till Office 365 blir, säger han.

Lars Åke Lovetén tror också att ytterligare en avgörande faktor för hur lyckat införandet blir, är att få kommunledningens förståelse, innan man går ut till resten av verksamheten. Därför har han haft möte med kommunledningen som fått en introduktion av Office 365.

– Vi diskuterade för- och nackdelar och hur man ska tänka kring säkerhet och lösningar i samband med den resa som vi har framför oss.

Vad ser du mest fram emot när alla i kommunen använder Office 365?

– Personalen kommer kunna jobba var som helst, dela dokument och jobba i samma dokument, samtidigt med ljud och bild under verksamhetsmöten. Man kan koppla upp sig från hemmet, på resa eller från annan plats då man inte kan vara med fysiskt i mötet.

Lars Åke Lovetén är också övertygad om att det nya arbetssättet i förlängningen både kommer leda till effektivare arbetssätt för personalen och bättre service för kommuninvånarna.

– Det är ju med allas bästa för ögonen som vi gör den här förändringen.

Text: Therese Slettengren
Foto: Kristofer Lönnå