”Så kan rätt verktyg göra oss mer produktiva”
Att utforma en kreativ och produktiv arbetsplats handlar inte så mycket om möbler, ljusinsläpp eller att välja rätt produkter. Det handlar snarare om att förstå vad som gör varje medarbetare mer produktiv och kreativ. Det menar Björn Barrögård och Jesper Andersson, som båda jobbar med att hjälpa Ateas kunder utforma miljöer som lyfter resultaten.
I Sverige är det just nu retailbranschen som är mest framåtlutad när det gäller att skapa digitala flöden som gör medarbetarna mer produktiva och effektiva. Det menar Jesper Andersson, erbjudandeansvarig på Atea. Han träffar många ledare inom handeln som bland annat vill ersätta sina nuvarande kassasystem med iPads, så att säljarna enklare ska kunna växla mellan att hjälpa kunder och plocka upp varor.
– Om du säljer skor online, exempelvis, kan det handla om att medarbetarna på ett enklare sätt ska kunna inventera genom att föra sin mobil eller iPad längs lagerhyllorna. Det är då ett AI och automatiserade flöden som hjälper till att sköta lagerstatus och beställa nya produkter, säger Jesper Andersson.
Ett agilt synsätt hjälper oss fatta kloka beslut
Om Jesper har stenkoll på produkterna och de tekniska lösningarna, så funderar kollegan Björn Barrögård mer på beteenden, koncept och arbetsplatsen som helhet. Just nu brottas han med att få fler ledare att upptäcka vinsterna med att utgå från medarbetenas behov när de förändrar arbetsplatsen eller ska köpa nya produkter.
Jesper sitter framför sin dator med Björn på skärmen.
– Jag vill slå ett slag för det agila arbetssättet. Det hjälper oss att utgå från medarbetarnas eller kundernas behov. När vi utformar attraktiva arbetsplatser måste vi först ta reda på vad som får våra medarbetare att känna sig trygga, var de får sina bästa idéer, vad som motiverar dem och vilka applikationer och enheter som gör att de kan genomföra jobbet på bästa sätt, säger Björn Barrögård.
- För att skissa på Whiteboarden eller när jag ska signera digitala kontrakt.
- Skanna dokument. Smidigt när du snabbt behöver få iväg ett avtal eller ett besiktningsprotokoll.
- Jag tar bilder på idéer som vi skissat på eller dokumenterar vad vi skrev på en (analog) whiteboard. Ibland behöver jag ta en bild av en orderbekräftelse eller ett kvitto.
- Ansiktsigenkänning (face-id) och touch-id är så mycket smidigare än lösenord. Dra fördel av de säkerhetsfunktioner som redan finns i era iPads, så kan ni lyfta nivån för er it-säkerhet.
- Som en andra skärm. Många vil ha kvar sin laptop, men testa då att koppla in iPaden för att exempelvis se mötesdeltagarna i en skärm och se din presentation i den andra.
- När pandemin äntligen är över ser jag fram emot att jobba på tåget i iPaden och se film på hotellet på kvällen. Men säkerheten först: håll isär jobb och privat genom skilda inloggningar och domäner.
Ett vanligt scenario är annars att någon på företaget, ofta i ledningsgruppen, har blivit förtjust i en viss dator, platta eller mobil. Och så fattas beslutet utifrån: ”Den här produkten är ju helt underbar. Vi köper in den till alla”.
Men det är ju helt bakvänt, skrattar Björn Barrögård och ser samtidigt lite förtvivlad ut.
– Om du på allvar vill få dina medarbetare att trivas rekommenderar jag att ni tillsammans tar reda på vad som faktiskt kan gör skillnad i er arbetsdag. Vi, eller i alla fall jag som kommer från it, förutsätter ofta att alla vet hur man kan omsätta teknik eller digitala förmågor till verksamhetsnytta.
”Själv använder jag iPaden när jag håller presentationer, där kan jag rita förklaringar med pennan på whiteboarden och justera storleken på mina PowerPoint-bilder. Jag skannar dokument, använder kameran och låter plattans skärm bli en andra skärm under exempelvis videomöten.”
Men det är ett arbete som it (eller digital avdelning) tillsammans med verksamheten behöver reda ut för att nå bästa resultat, säger Björn och beskriver ett upplägg som fungera för de flesta.
– Ta reda på hur ”Emma” jobbar just nu. Analysera, diskutera och visa ”Emma” alternativa sätt att arbeta, som gör jobbet smidigare. Ta sedan reda på vad som behöver finnas på plats för att just hon ska kunna arbeta på ett modernt sätt. Tänk skalbart så att teknik, processer och användarinterface kan användas av så många som möjligt på er arbetsplats, tipsar Björn Barrögård.
Testa varje steg innan ni delar ut nya produkter
Att kartlägga medarbetarnas behov är första steget för att utforma en arbetsplats där alla ges förutsättningar att vara produktiva. Men Björn Barrögård har lagt märke till en annan detalj som bromsar arbetsglädjen.
Idén om agil projektstyrning kommer från sjutton programmerare som var frustrerade över tungrodda projekt där projektadministrationen ofta tog mer tid än själva utvecklingen. Därför tog de fram ”The Agile Manifesto”, där några av grundprinciperna är:
- Människor och mänsklig interaktion framför processer och verktyg.
- Värdefulla resultat framför omfattande dokumentation.
- Kundsamarbete framför kontraktsförhandling.
- Anpassning till förändring framför att följa en plan.
- Björn Barrögård: ”Testa att följa punkterna när ni ska förändra er arbetsplats. Min erfarenhet är att ett agilt arbetssätt ger mycket goda resultat för att öka exempelvis trivsel och produktivitet”.
– Se för sjutton till att allt fungerar innan ni delar ut nya produkter. Att alla appar är anpassade för de enheter ni valt, så att medarbetarna kan glida in i konferensrummet för att köra videomötet med sin nya iPad, där hen tänkt skissa på whiteboarden för att förklara något för er viktigaste kund. Krångel och strul sänker upplevelsen av er arbetsplats, säger Björn Barrögård.
På väg in i fler branscher
Jesper Andersson till vänster, Björn Barrögård till höger (på en skärm).
Även om Björn och Jesper alltid rekommenderar de lösningar som passar bäst för varje enskild verksamhet, så har de märkt att iPaden ofta underskattas som arbetsverktyg.
– När iPaden först lanserades var den främst utvecklad för spel, filmer och annan underhållning. En association som är lite svår att bli av med. Men med den kapacitet och de säkerhetsfunktioner som produkten har idag, har de blivit ett pålitligt arbetsverktyg, säger Jesper Andersson.
Yrkesgrupper som behöver få jobbet gjort på språng var först ut med att välja iPads som arbetsverktyg: vårdpersonal, poliser, montörer, mäklare, snickare och butikspersonal för att nämna några. Men nu har även kreatörer, administratörer och andra yrkesgrupper sett hur digitala plattor blivit ett kraftfullt verktyg som gör jobbet effektivare och roligare.
– Själv använder jag iPaden när jag håller presentationer, där kan jag rita förklaringar med pennan på whiteboarden och justera storleken på mina PowerPoint-bilder. Jag skannar dokument, använder kameran och låter plattans skärm bli en andra skärm under exempelvis videomöten. Och så gillar jag funktionen för ansiktsigenkänning. Dels för att den är smidig, men också för att den kan stärka säkerheten i hela verksamheten, säger Jesper Andersson.
- Förstå dina medarbetare. Ta reda på vilka flöden, processer, appar och prylar som gör deras vardag enklare, effektivare och roligare. Det leder till ökad trivsel och produktivitet.
- Enas om en vision för hur er moderna, produktiva arbetsmiljö ska se ut. Vi brukar prata om: ”Great Workplace Experience”.
- Samla kraften i verksamheten med initiativ som tilltalar så många som möjligt. Skapa samarbeten mellan exempelvis it, HR och ekonomi för att visa värdet för ledningsgruppen. Då kommer beslut att fattas snabbare – och de funktioner och effekter som verksamheten efterfrågar förverkligas.
- Beskriv ert utgångsläge och startpunkt. Bry ner visionen till prioriterade delmål som var för sig är möjliga att nå. Det ger energi och motivation att fortsätta.
- Sätt igång! Men låt de första stegen vara något enkelt som: ”Alla ska kunna läsa och redigera dokument var vi än befinner oss”. De tyngre mer krångliga insatserna kommer sen.
Björn Barrögård använder iPaden istället för en laptop när han reser. Och så gillar han att stänga av alla notiser och sätta sig i favoritfåtöljen och använda den som en läsplatta.
– Jag gillar att skriva kommentarer med pennan när jag läser. När jag jobbar hemma växlar jag oftast mellan en stationär dator och min iPad. Min laptop kommer inte lika ofta till användning.
Jobba sömlöst med produkter från olika tillverkare
Jesper Andersson tror att vi ganska snart kommer att få se en slags hybrid mellan en laptop och iPad. Men fram för allt kommer det att bli ännu enklare att växla mellan alla våra digitala enheter.
– Apples nya operativsystem har gett en hint om vad som är på gång. Jag kan exempelvis påbörja en chatt i iPaden och gå ut i trädgården för att ta luft. Där kan jag fortsätta chatten i min iPhone. Vi kommer att se fler samarbeten som gör det enkelt att jobba sömlöst oavsett vem som tillverkat produkten, säger Jesper Andersson.
Både Jesper och Björn har lagt märke till att de verksamheter som vågar tänka nytt är de som attraherar och behåller de främsta talangerna.
– Framtidens arbetsplats är en plats som vi längtar till, där vi känner oss avkopplade och inspirerade. Där kan vi röra oss mellan virtuella och fysiska rum och växla mellan samarbeten och fokusarbete, säger Björn Barrögård.
*************************
Text: Ulrika Nybäck
Foto: Beatrice Graalheim
Illustration: Björn Öberg
