Tillbaka till Print: Ramavtal

Att tänka på inför upphandling

”I centrum för varje upphandling – stor som liten – står den goda affären” - Konkurrensverket

En upphandlade myndighets kommunikation med marknaden inför upphandling/avrop kallas "tidig dialog".

Var gränsen går mellan marknadsanalys i förstudie och otillbörlig påverkan är inte alltid lätt att veta. Så länge dialogen med leverantörer och motsvarande sker på ett sakligt och objektivt sätt så att konkurrensen inte snedvrids är den både tillåten och nödvändig och kan leda till bättre upphandlingar. Stöd för detta finns hos Upphandlingsmyndigheten se: Upphandlingsmyndigheten - Dialogmöten

Dialog med marknaden är ofta nödvändig för att resultatet ska uppfylla ert behov under hela avtalstiden och få den bästa kostnadseffektivitet som bara är möjligt

 

Hur gör ni som upphandlande myndighet för att göra rätt?

Eftersom kraven inte får förändras väsentligt under avropets gång, behöver ni göra ett förarbete gärna inkl. behovsanalys, omvärldsanalys och dialog med leverantörer. På så sätt minskar ni risken att behöva göra om avropet pga olika brister och framförallt ökar sannolikheten att ni får ett meningsfullt och verksamhetsanpassat avtal över tid.

Ett enkelt sätt kan också vara att se över om det finns det någon annan myndighet ni kan få inspiration av, som har gjort något liknande tidigare som ni kan titta på.

Matcha ert behov för bästa möjliga förutsättningar både med utvärderingsmodell som identifierar det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet (t.ex. utvärdera på både kvalitet och pris) samt genom optioner och förändringsklausuler.

 

Inför upphandling

  • Presentera/publicera resultatet för övriga anbudsgivare i samband med avrop
  • Välja en generös anbudsfrist så att samtliga anbudsgivare får gott om tid att ta igen det eventuella kunskapsglappet.
  • Om tiden medger, fundera på att skicka ut upphandlingsdokumenten på en remissrunda innan annonsering.

Att ha en dialog med olika leverantörer är inga problem så länge ni dokumenterar. Exempelvis vid möten. Vilka har ni träffat och varför. Inför mötet – sätt en agenda och under mötet - för protokoll.

Mer på webben: Upphandlingsmyndigheten - Tidig dialog

 

Den goda affären – målet för den offentliga upphandlingen 

Begreppet den goda affären har tjänat väl som utgångspunkt för utredningens* arbete och bör, som utredningen ser det, vara det självklara målet för den offentliga upphandlingen. Den goda affären innebär att de upphandlande myndigheterna och enheterna, inom ramen för regelverket;

  • tillgodoser verksamheternas behov genom att ställa och följa upp krav på kvalitet där servicen till medborgarna står i fokus,
  • tillgodoser behoven till lägsta möjliga totalkostnad vilket innebär att, så långt möjligt, hänsyn tas till livscykelkostnaden,
  • tar ansvar för en miljömässigt och socialt hållbar utveckling när upphandlingens art motiverar detta,
  • beaktar möjligheterna att ta tillvara nya och innovativa lösningar som möter verksamheternas behov, samt
  • tillvaratar och vårdar konkurrensen på de aktuella upphandlingsmarknaderna vilket bland annat inbegriper att överväga åtgärder för att underlätta de mindre företagens deltagande.

*Utredningen som vi hänvisar till är ”Upphandlingsutredningens slutbetänkande Goda affärer – en strategi för hållbar offentlig upphandling, SOU 2013:12”.

Mer på webben: Upphandlingsmyndigheten - Strategiska tips för att uppnå den goda affären

Tillbaka till Print: Ramavtal
Atea.se upplevs bättre om du uppdaterar din webbläsare. Här hittar du en ny version av internet explorer