Tillbaka till Print: Ramavtal

Konkurrensutsättning & Kravkatalog

Vad omfattar avtalet?
  • Ramavtalsområdet Skrivare som tjänst och produkt - Konkurrensutsättning omfattar skrivare, MFP:er, kopiatorer, scannrar, faxar, tillbehör och förbrukningsmaterial samt olika slags tjänster kopplade till detta område. Det finns möjlighet till leveranser där avropsberättigad själv äger produkterna, samt leveransformer där ägandet inte överförs till avropsberättigad.
  • Avropsberättigad anger sitt behov utifrån villkoren i ramavtalets förfrågningsunderlag och de kravområden som får preciseras och kompletteras. Det finns således möjlighet för en anpassad kravställning i avropet.
  • Ramavtalsområdet möjliggör anskaffningar för alla de faser som kan avse en it-miljö, såsom analys/förstudie, införande, test, produktion och avveckling. Avrop kan ske för delar av faserna och faserna kan kombineras fritt. Det finns även möjlighet att teckna kontrakt med successiva leveranser.

Anpassad kravställning

Det finns möjlighet för en anpassad kravställning i avropet. Ramavtalsområdet möjliggör anskaffningar för alla de faser som kan avse en it-miljö, såsom analys/förstudie, införande, test, produktion och avveckling. Avrop kan ske för delar av faserna och faserna kan kombineras fritt. Det finns även möjlighet att teckna kontrakt med successiva leveranser. Ställ krav som är tydliga och kända i marknaden, se även till att de är enkla att följa upp och efterlevs.

 

Avropsberättigad kan ställa krav inom följande områden

Teknik

Exempelvis hur fort en skrivare ska kunna skriva ut, om skrivaren ska kunna skriva ut dubbelsidigt, kunna skriva ut i färg, kompabilitetskrav med beskriven it-miljö.

Här är det bra om ni ställer krav på produkter med egenskaper som är förankrade bland användare i organisationen och att ni tydligt anger ett begränsat antal modeller (Typkonfigurationer) som täcker de flesta kraven. Här bör ni även ställa krav på att produkterna har full funktion för er it-miljö, applikationer och utskriftsfunktioner. Var tydlig med kraven som är viktiga för er så hjälper ni anbudsgivaren att hitta rätt produkt som passar bäst i er miljö.

Till exempel:

  • Generella krav
    • dubbelsidighet för utskrift, kopiering och scanning.
    • Drivrutiner för er it-miljö, tex Windows 10
    • Kompatibilitet med befintlig lösning för säker utskrift
    • Stöd för scanning till molntjänster
    • Stöd för mobila utskrifter
  • Specifika krav per modell, minimera antalet modeller så långt ni kan
    • TK1: svartvit skrivare, 45 sidor per minut, två papperskassetter med minst 250 ark vardera
    • TK2: A4 MFP för färg, 30 sidor per minut, två papperskassetter med minst 250 ark vardera
    • TK3: A3 MFP för stora volymer i färg, 50 sidor per minut, fyra papperskassetter med minst 500 ark vardera. Efterbehandling med häft och hålslag.
    • TK3: Etikettskrivare för paketcentraler
    • TK4: Storformatsskrivare i A0-format för planeringskontoret.

 

Produktprestanda

Exempelvis mått på produkten för att säkerställa att den ryms i avsett utrymme eller vikt så att Produkten inte väger för mycket ur ett arbetsmiljöperspektiv.

Det är viktigt att ni anger fysiska mått då ni har begränsat utrymme för en MFP, liten skrivare på ett bord eller inbyggnadsskåp. Genom att minimera antalet A3-skrivare kan ni begränsa utrymmet som maskiner tar på kontoret. A4-modeller har idag prestanda med möjlighet till många papperskassetter och efterbehandling. När det gäller buller och andra miljöegenskaper är det viktigt att produkterna är godkända enligt kända standards, som tex Blaue Engel.

 

Tjänstenivå

Exempelvis kompetensnivå för Konsult eller Servicenivå för Tjänst.

Ställ krav på konsulter med kompetens inom er it-miljö, drivrutiner och säkerhet inför kommande införanden. Fråga gärna efter konsulter som kan analysera befintlig miljö och har kunskapen att ge förslag på kommande print och dokumenthanteringsmiljö med hänsyn tagen till användare, kostnad, miljö och säkerhet.

 

Hållbarhet

Exempelvis att skrivaren ska kunna hantera miljötoners, energisparläge samt övriga krav gällande hållbarhet så som destruktion, retursystem för tonerkassetter, miljöpolicy för Konsulter.

Ställ krav på att anbudsgivaren har Certifikat, rutiner och processer inom hållbarhet. Konsulter med kunskap inom området som kan stötta i er framtida förflyttning.

 

Säkerhet

Exempelvis att skrivaren inte tillåter fjärrstyrning, att hårddisken är krypterad eller säkerhetsinstruktioner som Konsult ska följa.

Data som lagras i utrustningens minne/hårddisk ska skyddas mot utläsning. Data ska under vila på hårddisk eller motsvarande minne lagras i krypterad form. Kryptering av data ska ske vid utskrift, kopiering och skanning. Säker utskrift, ibland även kallad Follow-me: användare tar ut utskriften när de identifierar sig vid skrivaren vilket minskar risken för att dokument blir liggande och synliga för icke behöriga.

 

Användbarhet

Exempelvis att det ska vara symbolinstruktioner och inte bara färginstruktioner.

 

Tillgänglighet

Att displayen ska sitta på en viss höjd, att displayen går att vinkla.

Användarpanelen ska vara placerad i en höjd som passar både för personer i rullstol och stående. Panelen ska vara möjlig att vinkla i olika positioner för bästa läsbarhet.

 

Leveransform

Så som köp med eget ägande eller köp av Funktionstjänst (köp av tjänst)

Definiera vad ni kräver av leverantören och vad ni önskar hantera själva. Med tydliga definitioner av vem som gör vad blir det enkelt att samarbeta och risken för missförstånd minimeras. Service enligt era krav är viktigt att definiera eftersom service-nivå har stor påverkan på totalpriset. Väldigt kort inställelsetid kan ställa krav på extra maskiner för att uppnå den funktion ni önskar.

 

Finansieringform

Köp, hyra och leasing (dessa kan kombineras i ett och samma avrop för olika delar i avropet).

Kravställ och begär in pris som motsvarar hur ni kommer att finansiera för bästa och mest korrekta svar. Var tydlig och ge maximal information till anbudsgivare för bästa svar. Utvärdera respektive modelltyp i det antal som ni uppskattar att ni kommer att köpa/hyra under kontraktsperioden.

Informera om kända förändringar som påverkar antalet maskiner, användare, utskriftsvolym och scanningsvolym under avtalstiden.

Ställ krav på service enligt den form som passar er bäst:

  • fullservice där ni betalar per utskriven kopia inklusive förbrukningsmaterial
  • fast månadskostnad plus förbrukningsmaterial.
  • fast pris för tex 3 år plus förbrukningsmaterial

Gör tydligt i er förfrågan hur produkterna används: antal utskrifter per månad, andel färg/svart, täckningsgrad i snitt av sidan, hur mycket som kopieras, hur mycket scannas, hur stor del är A3-utskrifter, hur många användare per maskin.

 

Leveransen

Exempelvis när och var Leverans ska ske, hur fakturan ska vara specificerad.

Ställ krav på att maskinen levereras komplett, konfigurerad, testkörd med alla applikationer och alla funktioner som är kravställda: olika papperstyper, häftning, hålslag och sortering.

Här kan ni även definiera vilken utbildning ni vill ha för att användare ska känna sig trygga med maskinerna och hur de ska implementeras i verksamheten.

 

Utvärdering, Proof of concept

Säkerställ innan beslut att utrustningen med prestanda och de funktioner ni kravställt fungerar i er miljö på det sätt ni förväntar er. På denna provställning kan ni även ta med olika funktioner i organisationen för test och poängbedömning.

Exempel på produkter och tjänster som innefattas av avtalet
  • Personliga skrivare
  • Multifunktionsskrivare
  • Scanners
  • Storformatskrivare
  • Produktionsskrivare för interntryckeriet
  • Kvittoskrivare
  • Streckkodsläsare
  • Förbrukningsmaterial till befintliga skrivare
  • Service över hela landet
  • Leverans, installation, konfiguration
  • Utbildning
  • Drivrutinshantering
  • Övervakning
  • Säker utskrift, Follow-me
  • Införande av digitala fakturor inkommande/utgående
  • Automatisering av dokumentflöden
  • Analys hur produkter utnyttjas
  • Optimering, effektivisering av maskinutnyttjande
  • Återtag av gammal utrustning
  • Återtag av gammal förbrukning
Tillbaka till Print: Ramavtal
Atea.se upplevs bättre om du uppdaterar din webbläsare. Här hittar du en ny version av internet explorer