Tillbaka till Atea Sustainability Focus

Kravguiden


Tips från Atea för att ställa effektiva och relevanta hållbarhetskrav vid upphandling av it-utrustning.


I en digitaliserad värld blir det allt viktigare att säkerställa en hållbar tillverkning och användning av it. Att ställa hållbarhetskrav vid upphandling av it-lösningar  är ditt mest kraftfulla verktyg för att påverka it-branschen i en mer hållbar riktning. I den här guiden har vi sammanställt våra bästa tips för hur man som inköpare kan ställa krav som både ger effekt och som är hanterbara för den egna organisationen. Guiden bygger på den kunskap om branschen och våra kunders behov som vi kunnat bygga upp utifrån vår position som oberoende leverantör. Den är inte ett facit, utan se guiden som en hjälpreda, inspiration eller en plattform att agera utifrån.

 

SNABBNAVIGERING


🍀 Börja här 🍀 Några grundläggande tips 🍀 Leverantör/Avtalspart 🍀  Tillverkare/varumärkesägare 
🍀 Produkt och transporter 🍀 Våga utmana! 🍀
Tre goda ting 🍀


BÖRJA HÄR:

Vad ska kraven leda till?

It-branschens utmaningar är många och komplexa, och en upphandling kan och bör inte adressera dem alla. Hållbarhetskrav som ställs ”för att man ska” eller på slentrian kommer inte att uppnå syftet: ökad hållbarhet. Detsamma gäller om din organisation saknar förmåga att säkerställa att kraven uppfylls eller efterlevs. Börja därför med att ställa er själva några grundläggande frågor:

Vad vill ni uppnå?

Fundera över vilka som är era främsta drivkrafter för att ställa hållbarhetskrav och vilka de största riskerna för din organisation är. Kanske är det extra viktigt för er att lägga fokus på rättvisa arbetsförhållanden? Eller har ni ambitiösa mål för att sänka era CO2-utsläpp? Fundera över hur inköp av it kan bidra till att uppnå era hållbarhetsmål och minska de negativa effekterna av er verksamhet.

Vad är en rimlig nivå för er organisation?

Anpassa ambitionsnivån till den kunskap och de resurser som finns för att följa upp på kraven. Knappa resurser behöver emellertid inte betyda att ni avstår från att ställa hållbarhetskrav. Det handlar istället om hur ni väljer att formulera dem (se ”Tre goda ting” allra sist).

Vilka utmaningar är mest angelägna för it-branschen?

Även om många hållbarhetsaspekter är gemensamma är varje bransch unik. Kraven ni ställer i en it-upphandling bör därför anpassas efter de utmaningar som är mest angelägna för it-branschen och de lösningar ni önskar köpa in. Genom dialog med leverantörerna kan ni skaffa er en god bild av vad som är viktigt att prioritera i den specifika upphandlingen.

 

Några grundläggande tips

Innan vi blir mer konkreta kommer här några tips som
lägger en bra grund för att få den effekt ni önskar.

Rikta rätt krav till rätt part

Skilj på de krav ni ställer på leverantör/ avtalspart (t ex Atea), tillverkare/
varumärkesägare (t ex Apple, Dell) och produkter (se avsnitt Exempel).

Begär bevisning innan ni fattar beslut

Begär bevisning både för ska-krav och utvärderingskriterier. Då blir det enklare att sortera bort oseriösa aktörer, och ni minskar risken för att kraven överträds.

Undvik kategoriska formuleringar

Undvik krav i stil med att anbudsgivaren ska garantera komplett efterlevnad av hållbarhet i hela leveranskedjan då detta i realiteten är en omöjlighet. Branschens enorma storlek och komplexitet begränsar inflytande och spårbarhet för både  anbudsgivaren och tillverkaren. Det du kan ställa krav på, och också följa upp, är att leverantörer och tillverkare har ett systematiskt arbete för att identifiera och hantera risker.

Använd utvärderingskriterier

Vill ni utvärdera hur långt marknadens aktörer har kommit i sitt hållbarhetsarbete och ge er själva möjligheten att premiera leverantörer och tillverkare som ligger i framkant, kan ni använda er av utvärderingskriterier med prisavdrag. Då bidrar ni även till att driva hela branschen då det ökar incitamentet för andra aktörer att utveckla sitt hållbarhetsarbete.

Våga välja bort!

För bästa effekt välj ett fåtal utvärderingskriterier som är viktiga för er och där ni kan ställa spetsiga krav. Annars finns det en risk att samtliga anbudsgivare är bra på något och kriterierna därmed inte blir särskiljande.

Följ upp!
Systematisk och kontinuerlig uppföljning av leverantörens och varumärkesägares hållbarhetsarbete är det som kommer att göra skillnad. Krav som inte följs upp under avtalstiden riskerar att bli tomma ord som i sin tur urholkar era möjligheter att påverka branschens hållbarhetsarbete.

 

95/5: Vikten av harmonisering och standardisering

Omkring 95 procent av alla hållbarhetskrav som ställs idag är likartade men det är de resterande 5 procenten som kräver mest tid och resurser då de innebär individuella anpassningar både när det gäller rapportering och uppföljning. En harmonisering av kraven underlättar för både tillverkare och köpare samtidigt som de riktar fokus mot de utmaningar som är viktigast att lösa. Sträva därför efter att formulera era hållbarhetskrav i linje med existerande ramverk och riktlinjer, såsom FN:s Global Compact och ILO:s kärnkonventioner (som de grundläggande villkoren bygger på), OECD:s riktlinjer för konfliktmineraler, RBA:s uppförandekod  (se nedan), GHG Protocol för rapportering av klimatutsläpp och etablerade hållbarhetsmärkningar såsom TCO Certified.

Vill ni ställa tuffare krav än så? Använd utvärderingskriterier!

Exempel

Leverantör/Avtalspart

En leverantör har inte samma inflytande i leverantörskedjan som en tillverkare/varumärkesägare har men kan påverka positivt genom att samla och rikta kundernas hållbarhetskrav bakåt. Det leverantörer kan och bör göra är att arbeta systematiskt med att granska leverantörskedjan, identifiera risker och aktivt verka för att undvika och minimera avvikelser. Leverantörer kan också engagera sig i branschens hållbarhetsarbete i syfte att skapa positiv förändring.

********

Fråga efter detta så lägger du en bra grund och kan säkerställa att leverantören har ett systematiskt hållbarhetsarbete:

★ Leverantören har en uppförandekod som gäller även i leveranskedjan, och som är baserad på – och refererar till – internationella standarder såsom ILO:s åtta kärnkonventioner och principerna i FN:s Global Compact (se exempel här).

★ Leverantören har en process för att granska sina leverantörer, inklusive etablerade rutiner för avvikelsehantering. Detta kan bevisas genom exempelvis en hållbarhetsrapport.

★ Leverantören har en intern uppförandekod för etiskt och professionellt agerande i samarbetet med kunder, partners och investerare. En del av detta kan vara att leverantören aktivt förebygger korruption eller arbetar i  enlighet med ISO 37001.

★ Leverantören har en dedikerad hållbarhetsansvarig.

★ Leverantören har ett kvalitets- och miljöledningsarbete enligt ISO 9001 och 14001.

★ Leverantören har en offentlig hållbarhetsrapport, inklusive en klimatredovisning som minst innefattar scope 1 och 2.

★ Leverantören har en process för säkert och miljökorrekt återtag av it-utrustning som inkluderar återrapportering. Detta kan bevisas genom miljöcertifikat, policys samt beskrivning av rutiner, liksom bifogande av exempelrapport. (Se faktaruta)


Vill du premiera leverantörer som ligger i framkant (till exempel genom utvärderingskriterier) kan följande efterfrågas:

★ Leverantören engagerar sig aktivt i branschinitiativ med syfte att samarbeta kring hållbarhetsfrågor, samt sprida information och kunskap för att gemensamt lyfta branschen.

★ Leverantörens hållbarhetsarbete är utvärderat och certifierat enligt en oberoende tredje part, exempelvis EcoVadis.

★ Den återtagsprocess leverantören tillhandahåller syftar till att hårdvara primärt återan-vänds och i andra hand återvinns (se faktaruta).

★ Leverantörens klimatrapportering innefattar även scope 3 (se faktaruta).

💡 Faktaruta

Klimatrapportering

Den vanligaste standarden för redovisning av klimatutsläpp är Greenhouse Gas Protocol. Den delar in utsläppen i tre kategorier för att tydliggöra källan till utsläppen:

Scope 1:
Utsläpp från källor som ägs eller direkt styrs av företaget. Exempel på dessa kan vara egenägda fordon.

Scope 2:
Utsläpp från energi som företaget köper in, såsom el, fjärrvärme och fjärrkyla.

Scope 3:
Utsläpp från källor som inte direkt ägs av företaget, men som är en del av verksamheten, exempelvis tjänsteresor och inköp.

Säkra en hållbar livscykelhantering!

Världen genererar omkring 50 miljoner ton elektronikavfall varje år, och Sverige är tvåa på listan över de länder som genererar mest. Elektronikavfall är den snabbast växande avfallskategorin och också den som är mest skadlig för klimatet. För att undvika avfall och minska  klimatavtrycket från it-inköp bör man (i prioriterad ordning):

  • Använda utrustningen längre.
  • Möjliggöra att den därefter kan återanvändas av någon annan.
  • Se till att materialet kan återvinnas när användning inte längre är möjlig.

Att säkra en hållbar livscykelhantering, där it-utrustningen återtas när den är färdiganvänd av er, är därför en av de viktigaste insatserna ni kan göra för klimatet och miljön – och för att nå era egna hållbarhetsmål.

Exempel

Tillverkare/varumärkesägare

Varumärkesägarna har större möjlighet till inflytande över de faktiska förhållandena tillverkningsledet, då de befinner sig längre bak i kedjan och i vissa fall har sina egna fabriker eller köper direkt av en tillverkningsanläggning. Krav som rör tillverkningen och sociala förhållanden är med andra ord bäst att ställa på denna nivå och inte på enskilda produkter. Kraven här bör relatera till vilket åtagande tillverkaren/varumärkesägaren gjort avseende hållbarhet, ledningssystem samt transparens i  hållbarhetsrapporteringen och kan exempelvis bevisas genom medlemskap i Responsible Business Alliance på minst nivån Regular Member.


Detta innebär bland annat att tillverkaren:

★ genomför riskbedömningar av tillverkningsanläggningar, både egenägda och de som ägs av underleverantörer.

★ genomför oberoende tredjepartsrevisioner i de anläggningar där potentiella eller faktiska problem påträffas, samt att avvikelser avhjälps enligt RBA:s standarder.

★ har åtagit sig att följa RBA:s uppförandekod som är i linje med de grundläggande villkoren.

Tillverkare som inte är medlemmar i RBA kan uppfylla detta krav genom att inkomma med underlag som visar på likvärdigt arbetssätt. Det du vill säkerställa är att tillverkaren har:

★ ett offentligt åtagande avseende hållbarhet samt etablerade ledningssystem för att implementera policys, göra revisioner och systematiskt identifiera och hantera risker.

★ transparent rapportering kring sitt arbete (till exempel att tillverkaren publicerar en hållbarhetsrapport, inklusive klimatberäkningar av scope 1 och 2, samt resultat från revisioner på en aggregerad nivå.

★ en publik konfliktmineralspolicy och arbete enligt OECD:s riktlinjer om due dilligence för konfliktmineraler. (Detta åtagande är en del av medlemskapet i RBA.)


Vill du premiera tillverkare som ligger i framkant (till exempel genom utvärderingskriterier) kan följande efterfrågas utifrån vad som är prioriterat för er:

★ Tillverkarens klimatrapportering innefattar även scope 3 (se faktaruta)

★ Tillverkaren har lokala initiativ för att stärka arbetares rätt till inflytande (workers’ voice)

★ Tillverkare engagerar sig i lokala, kapacitetsbyggande initiativ, exempelvis för att stödja lokala initiativ och öka utbudet av hållbart utvunna mineraler i Kongo.

★ Tillverkaren har initiativ för branschöverskridande samarbeten eller för att tillgängliggöra teknik och/ eller data som driver hela branschens hållbarhetsarbete framåt.

Tips! I en dialog inför upphandling kan ni be tillverkare om exempel på vad de gör i frågor som är viktiga för er.

Exempel

Produkt

När ni ställer hållbarhetskrav på specifika produkter bör dessa riktas mot produktens egenskaper och användning, till exempel strömåtgång, batterikapacitet, tillgång på reservdelar, kemikalieinnehåll, förpackning eller liknande. När det gäller krav rörande tillverkning och sociala förhållanden i leverantörskedjan är det bättre att rikta kraven mot tillverkaren. Detta eftersom tillverkningsanläggningar producerar otroliga mängder produkter, samt att leveranskedjor är dynamiska, vilket gör att det krävs oproportionerliga insatser att spåra enskilda enheter. Arbetet utförs på en mer systematisk och övergripande nivå. Det bästa sättet att ställa
hållbarhetskrav på produkter är att efterfråga någon form av hållbarhetsmärkning, se nedanstående ruta. Värt att notera är att TCO Certified även innefattar flera sociala krav.

Transporter

Genom att, när det är möjligt, välja frakt med tåg från fabrik och veckoleveranser från leverantör bidrar ni till att göra transporterna med hållbara. Allt som krävs är lite framförhållning!

Några ord om hållbarhetsmärkningar

Hållbarhetsmärkningar hjälper er att hitta produkter som producerats med extra hänsyn till miljö och/eller sociala förhållanden.

  • Hållbarhetsmärkta produkter ska uppfylla specifika miljö och/eller sociala krav, som oftast är skarpare än lagkrav.
  • En oberoende part bestämmer vilka krav produkter ska uppfylla för att få märkas. För vissa märkningar kontrolleras även efterlevnad med hjälp av ackrediterade tredjepartsrevisioner.
  • De vanligaste märkningarna är TCO Certified samt Epeat. Båda är omfattande och omfattar både sociala krav och miljökrav men skiljer sig något åt i metodik. När det gäller Epeat måste produkten vara Epeat-registrerad i det land produkten säljs för att märkningen ska gälla på den marknaden.

Tillgången på hållbarhetsmärkta produkter varierar för olika produktkategorier. Vi rekommenderar att du innan upphandling undersöker vilken typ av märkning som är lämplig för era behov och prioriteringar.

 

Våga utmana!

Mycket av det vi gör utgår från vanor och etablerade tankesätt, men för att åstadkomma verklig förändring är det viktigt att våga lyfta blicken och utmana …

Ditt sätt att köpa it:

Hållbar it bygger på att vi använder befintliga resurser så effektivt som möjligt. Våga därför att utmana och ifrågasätta sättet du köper in it på. I stället för att tänka produkt, tänk funktion. Nyttan av it kommer ju inte av att äga utrustningen utan av att använda den. Att till exempel leasa utrustningen kan ge betydande hållbarhetsvinster, inte minst genom att ni på så sätt säkrar återtaget, men också ekonomiska vinster genom att ni köper en färdig process där ni optimerar användningen, har full kontroll över utrustningen och bara  betalar för det ni nyttjar.

Ditt sätt att tänka:

Inköpspriset reflekterar inte alltid en produkts kostnad. För att få en mer rättvisande bild kan det vara värdefullt att inkludera parametrar som totalkostnad och livscykelkostnad i upphandlingsförfarandet. Vad blir kostnaden för en produkt som köps in, används under kort tid och sedan kasseras jämfört med en som kan repareras, uppgraderas och är kompatibel med fler tillbehör?

Din leverantör:

Hur kan leverantören hjälpa er nå era mål, både avseende budget och hållbarhet? Vilka är de bästa lösningarna för er utifrån era behov? Utmana även era leverantörer att tänka utanför ramarna.

Tre goda ting

Att ställa hållbarhetskrav kan upplevas som komplext och resurskrävande. Genom att fokusera på dessa tre saker lägger du en mycket god grund för hållbar tillverkning och användning av it, utan att det kräver omfattande kunskap och tidskrävande uppföljning av kraven.

Välj tillverkare som är med i RBA (på  minst nivå Regular Member)

Medlemmar i RBA har förbundit sig att följa en gemensam uppförandekod, genomför regelbundet tredjepartsrevisioner i sin leveranskedja och bidrar aktivt till att rätta till eventuella avvikelser. De har också gjort ett åtagande att verka för ständiga förbättringar.

Säkra återtag

Kräv att din leverantör har en process för återtag av uttjänst it-utrustning som i första hand säkrar återanvändning och i andra hand återvinning.

Välj TCO-märkt (där det är möjligt)

TCO ställer omfattande hållbarhetskrav genom hela produktlivscykeln. Kraven innefattar både sociala krav (såsom arbetstider, arbetsmiljö och lönevillkor i fabriker) samt produktkrav (såsom energi-effektivitet och begränsning av skadliga ämnen). Den senaste versionen, Generation 8, har dessutom flera krav för att öka livslängden på produkter.

Alla krav är obligatoriska och uppfyllnad kontrolleras innan märkning. Ni behöver således inte själva ha denna expertis eller lägga resurser på uppföljning.


Tips från Atea för att ställa effektiva och relevanta hållbarhetskrav vid upphandling av it-utrustning.


För rådgivning kontakta gärna

Camilla Cederquist
Projektledare Hållbarhet
camilla.cederquist@atea.se
Tillbaka till Atea Sustainability Focus
Atea.se upplevs bättre om du uppdaterar din webbläsare. Här hittar du en ny version av internet explorer