Tekniska verken - En tjänstvillig organisation
Tekniska verken i Linköping satsar på automatisering och självbetjäning - och att låta Atea ta ansvar för en del av de tjänster som de erbjuder medarbetarna. Därmed hålls kostnaderna nere för it-avdelningen, samtidigt som arbetet blir effektivare.
Artikeln är hämtad ur vår kundtidning Tomorrow nr 3/2010
Text Maria Malm Foto Lasse Hejdenberg
Tekniska Verkens samarbete med Atea går flera år tillbaka i tiden; längre än vad både it-chefen Johan Svanholm och specialistsäljaren Peter Gustafsson har varit med. All hårdvaruförsörjning av arbetsplatserna sköts sedan tidigare med hjälp av Ateas produktnära tjänster - men nu har samarbetet alltså tagit ett steg längre.
Atea levererar automatisering av klientmiljön, licensmätning och snart kommer även en självbetjäningsportal för mjukvara och it-tjänster att erbjudas medarbetarna.
Nödvändig uppgradering
För två år sedan beslutade Tekniska Verken att uppgradera företagets klientoperativsystem från Windows 2000 till Vista.
- Vi hade väntat alldeles för länge, vi måste ha varit sist i Sverige, kommenterar Johan Svanholm. Men de flesta datorerna klarade inte det nya operativsystemet, så det blev nödvändigt att även byta ut drygt 700 av de 1 000 användarnas pc.
- Det var mycket som skulle klaffa, men det fungerade bra tack vare Ateas produktnära reda mot internkunderna och sökte en lösning som kunde automatisera så mycket
som möjligt för att höja effektiviteten och sänka kostnaderna.
Två projektledare
Atea fick ta huvudansvaret för hela projektet och en projektledare tillsattes från varje företag. Man startade i januari 2009 och var färdiga i december samma år.
- Det är det största projekt vår it-avdelning varit inblandad i. Vi ägnade hela det första halvåret åt att verifiera att alla applikationer fungerade mot Vista. Under den här tiden använde vi också Ateas paketeringstjänst, berättar Johan Svanholm.
Till hösten levererades de nya datorerna med Vista och verksamheternas applikationer
som nu var certifi erade och verifierade.
- Nu har vi en mycket mer standardiserad miljö, eftersom vi samtidigt konsoliderade
bort ett antal äldre system.
Vilken blev främsta nyttan med att byta till Vista?
- Det är en stabilare klientplattform, förut var det mycket vanligare med blåskärmar.
Vi har certifierat både mjukvara och hårdvara och fått bättre kontroll över hela miljön.
Microsoftprodukter och Ateaverktyg
Att fortsätta med Microsoft var strategiskt logiskt, och till de nya produkter man investerat i hör Microsoft SCCM och App-V. För att själva kunna hantera systemen efter att projektet genomförts har Tekniska Verken också köpt in ett par av Ateas verktyg. I verktygslådan ingår Jumpstart för att snabbt kunna dra igång nya klienter. Här finns även Compliance Manager som mäter nyttjandegraden av licenser och automatiskt kan avinstallera applikationer som inte används, samt en självbetjäningsapplikation för beställning av mjukvara.
- I samma veva uppgraderade vi vår Citrixlösning med senaste Xenapp-versionen. Vi jobbar både fett och tunt; cirka 400 anställda arbetar hemifrån ibland, varav cirka 100 är konsulter som också behöver komma åt systemen. De har fått en dosa så att de smidigt kan logga in var som helst. Tack vare Citrixlösningen kan vi erbjuda användarna
miljöer som är så lika varandra som möjligt, de känner igen sig och kan använda samma applikationer i båda systemen.
Nästa steg borde väl vara att uppgradera till Windows 7?
- Ja, vi ska försöka gå över under de kommande två åren. Men vi måste ta hänsyn till verksamheten, det tar tid och resurser för dem eftersom de själva måste verifiera sina applikationer mot Windows 7. Men tekniken erbjuder nu möjligheten att vi kan köra blandad miljö och vissa avdelningar kan kanske smygstarta, funderar Johan Svanholm, samtidigt som han konstaterar att det inte finns något licenshinder:
- Vid varje uppgradering hittills har vi köpt licenser, men nu har vi gått över till Enterpriseavtal och betalar bara för det vi använder. Det betyder att vi kan välja att uppgradera utan att behöva gå till högsta ledningen och begära pengar.
It som tjänsteproducent
Självbetjäning och automatisering gillar Johan Svanholm.
- Jag vill att it-avdelningen ska gå från manuell bysmedja till storskalig fabrik med hjälp av så mycket automatisering och så lite handpåläggning som möjligt. Det här projektet är ett stort steg i den riktningen. Förutom att det går snabbare och smidigare minskar risken för att människor gör fel och vi får bättre kontroll.
Han vill fortsätta se över och försöka förbättra de interna processerna och frågar sig ständigt vad de olika verktyg som finns tillgängliga kan användas till.
- Självbetjäningsportalen kommer att fungera som en intern webbshop. Om till exempel en medarbetare behöver en programvara kan han eller hon själv ansöka om den. Ett mail går automatiskt till närmaste chef, som godkänner beställningen. Därefter installeras eller publiceras programmet automatiskt till rätt användare, förklarar Peter Gustafsson.
Johan Svanholm är nöjd:
- Vi har automatiserat servicefunktionen till de anställda. Många fysiska kontakter blir onödiga vad gäller rutinärenden och vi kan fokusera på att allt snurrar bakom kulisserna, säger han, och fortsätter:
- Jag vill gå vidare med självbetjäning så att kunderna kan köpa sina tjänster själva. I slutänden vill jag ha en faktura som ska komma automatiskt till avdelningen varje månad. Jag hoppas att vi kan vara där nästa sommar. Det långsiktiga målet är att vi ska kunna vara mer proaktiva.
Vi har tjänstifierat it-avdelningen och erbjuder en tjänstekatalog. Det gör oss mer affärsmässiga mot våra kunder inom företaget. Man ska förstå vad man kan köpa och varför man betalar, i stället för att it ligger som en stabsfunktion som hela företaget delar på, förklarar han. Om det är den egna it-avdelningen eller Atea som levererar tjänsten kommer användaren inte ens att märka.
