Filminstitutet:
Guldkantad ärendehantering med Platina
När Svenska Filminstitutet skulle modernisera sin arbetsprocess vände de sig till Atea för att få hjälp med ärendehanteringen. Målet är effektivare handläggning, större öppenhet och en ökad förståelse för den egna organisationens verksamhet. Som it-lösning användes Platina - ett system som är utvecklat för dokument- och ärendehantering.
Artikeln är hämtad ur vår kundtidning Tomorrow nr 2/2010
Text Tobias Bladini Foto David Bicho och Jan Göransson / Svenska Filminstitutet (Gullbaggen), Sonny Mattsson (Gullspiran)
Byggnaden som tillhör Svenska Filminstitutet tornar upp sig som en grå kloss framför Gärdet. Men inomhus är det annorlunda. Så fort du följt den breda cementrampen och kommit in genom entrén sjuder det av liv. Från restaurangen ringlar en lång kö. Folk går in och ut ur biosalonger. I andra änden av receptionen fi nns ett café och i ett hörn står några och fi lmar. Filmhuset renoverades nyligen och aktiviteten i lokalerna är en del av den förändring som startade redan 2006. Då trädde ett nytt filmavtal i kraft och en ny styrelse och ledning tillsattes av regeringen.
- Traditionellt hade Filminstitutet setts som den grå maktklumpen som satt på pengarna och som bestämde vem som ska få vad, berättar Margaretha Kühne, stabschef på Svenska Filminstitutet. Den nya visionen är att vi ska vara en resurs och den samlande kraften i svensk fi lmproduktion.
Filminstitutet står på tre ben. Ett av dem stödjer svensk filmproduktion.
Det andra distribuerar och visar film inom Sverige och utomlands. Det tredje bevarar det svenska fi lmarvet och gör det tillgängligt för dagens och morgondagens generationer. De två senare fi nansieras av statliga medel, vilket innebär att denna del av verksamheten är offentlig.
Kontroll över arbetsprocessen
Filminstitutet hade tidigare flera olika system för diarieföring och stöd för handläggning av ansökningarna. Dessutom skilde sig arbetssättet och handläggningsprocessen mellan olika medarbetare och delar av Filminstitutet. Allt detta bidrog till att verksamheten blev mindre effektiv.
Som ett led i visionen att vara den samlande kraften i svensk filmproduktion behövde Filminstitutet ta kontroll över arbetsprocessen. Detta innebar bland annat att de behövde ett gemensamt ärendehanteringssystem för hela Filminstitutets verksamhet. På så sätt skulle det bli möjligt att hålla ordning på ärenden och handlingar. En bidragsansökan som kommer in ska kunna kopplas till annan relevant information som redan finns lagrad i Filminstitutets databaser. Har regissören gjort andra filmer innan? Vilka stöd har en film eller biograf fått? Hur har det gått i tidigare ansökningsärenden? För återrapportering till uppdragsgivarna ska det även gå att få all tänkbar statistik, som hur stor del av allt stöd som har gått till kvinnor, kort- och långfilm.
Filminstitutet fastnade för Atea som leverantör och Platina som it-lösning.
Platina är ett system för både myndigheter och företag, utvecklat just för att hantera en organisations behov av dokument- och ärendehantering. Eftersom Platina har många inbyggda funktioner är detta en mer kostnadseffektiv lösning än att utgå från ett system där tekniken byggs från grunden. En viktig del i projektet gick ut på att standardisera
arbetsgången på Filminstitutet.
- Vi hade ganska bra kontroll på hur vi arbetade, men saknade kompetens att hitta målbilden för hur vi skulle jobba, berättar Margaretha. Atea hade metoder för detta.
Nya arbetssätt utan onödiga tillägg
Målsättningen var att i största möjliga mån hitta bra arbetssätt för verksamheten - utan att bygga om eller anpassa systemet i onödan. Som en del i detta arbete använde sig Atea av en metod som kallas visualiserad kravfångst. Den gick ut på att projektgruppen från Atea, tillsammans med representanter på Filminstitutet, tecknade en bild av hur systemet skulle se ut. På så sätt blev önskemålen från Filminstitutet tydligare och det blev enklare att se hur systemet skulle fungera både för användare och systemutvecklare.
I första delen av projektet ersattes det gamla diariet. Platina utformades för att hjälpa handläggarna att hantera ansökningar om stöd för filmproduktioner. Mycket kraft lades även på att ladda in information från det gamla systemet.
Systemet gav nöjda medarbetare
En viktig del i processen är att Platina arbetar mot ekonomisystemet Visma. De tidigare manuella utbetalningarna på papper kommer då inte längre behövas. Detta är en funktion som kommer att spara mycket tid och göra arbetet för handläggarna enklare. Även om projektet ännu inte är helt färdigt, får Margaretha tydliga signaler om att medarbetarna är nöjda. Ledningen har dessutom fått en ökad förståelse för den egna verksamheten och väntar nu på nästa steg.
- Vi har fått hjälp med att analysera hur vi jobbar, vilket är oerhört värdefullt, säger Margaretha. Det har bland annat lett till att vi kunnat sortera bort en del onödigt arbete. I nästa steg kommer Platina att anpassas mot Filminstitutets hemsida med webbformulär för bidragsansökningar.
- Då räknar vi med en aha-upplevelse för handläggarna, berättar Carl-Fredrik Eld, projektledare hos Atea. I och med detta har vi hanterat hela handläggningsprocessen, från ansökning och handläggning till automatisk utbetalning av stödet. Allt har skett inifrån Platina. När bidragsansökningar görs från webbformulär blir handlingarna digitaliserade redan från början och behovet att skanna minskar. Här kommer Filminstitutet att göra stora tidsbesparingar - samtidigt som risken för fel minimeras.
