Kontroll i kommunen
Smidigare administration, enkelt för användarna och lägre kostnader gör Citrix XenApp till en självklar lösning för Stenungsunds kommun. En nödvändig uppgradering ledde till nya möjligheter och stora besparingar på sikt.
Artikeln är hämtad ur vår kundtidning Tomorrow nr 2/2009
Text Maria Malm
- I Stenungsund har vi arbetat med Citrixlösningar sedan
2001 - och mot Terminal Server ännu längre, berättar Daniel
Lundqvist, it-koordinator på Stenungsunds kommun. Det blev
nödvändigt att uppgradera när det inte längre gick att köpa fler
licenser för Presentation Server 3.0. I slutet av 2007 blev
problemet akut.
- Det fungerade fortfarande bra rent tekniskt, men när vi
fick fler användare kunde vi inte släppa in dem. Vi hade inte varit
tillräckligt proaktiva, konstaterar han självkritiskt.
Uppgraderingsprojektet inleddes i början av 2008, efter att
relationen med den tidigare leverantören upphört.
- Det var naturligt att vända sig till Atea, eftersom vi redan
hade andra projekt tillsammans. Dessutom köper vi all hårdvara av
dem, förklarar han och fortsätter:
- Vi är oerhört nöjda med samarbetet. Tack vare att det
fungerat så bra har vi nu också anlitat Atea för att införa
Jumpstart och vi tittar även på att uppdatera skolans
terminalservrar.
Strukturerat arbete
Som en av de första kunderna fick Stenungsunds kommun arbeta med
Ateas nya koncept, som utformats med ledning av Matthew Clark,
kompetensansvarig för Server Based Computing och tidigare anställd
på Citrix. Det är ett omfattande arbete att komma igång, men
fördelarna är samtidigt uppenbara och sammanfattas av Daniel
Lundqvist:
- Administrationen blir enklare, eftersom alla program
installeras på ett enda ställe och därefter publiceras ut till
klienterna. Det är enhetligt för användaren som får tillgång till
samma verktyg överallt, och det blir mycket billigare att bara
jobba med tunna klienter.
- Vi jobbar enligt mallar, berättar Mikael Laine som är
konsult på Atea. Första steget är en omfattande nulägesanalys av
infrastrukturen. Allt från support, hårdvara, säkerhet och skrivare
till hur man leder projekt. Syftet är att bedöma hur redo kunden är
för en storskalig XenApp-implementation.
- Vi sätter oss ner i två dagar och genomför en omfattande
intervju, säger Mikael Laine. Intervjun mynnar ut i en
sammanfattning, eller betygsättning, innan man går vidare till
designfasen. Då blir det ännu fler frågor.
- För att sammanställa kravspecifikationen sitter vi i
ytterligare två dagar. Om man inte vet vad man ska fråga får man
ofta bara ett krav - att det ska fungera. Men för att klara
det måste vi ställa frågor på en väldigt detaljerad nivå. För varje
krav vi får fram ska flera frågor besvaras.
Vi ställer till exempel. frågan: Ska ICA-trafiken krypteras? Kunden svarar "Ja". Då har vi fått ett krav som formuleras "ICA-trafik ska krypteras". Efter det frågar vi varför, det vill säga vad driver kravet? Sedan utvärderar vi vilka konsekvenser kravet får (positiva eller negativa), vilka hinder som finns, vilka åtgärder som behöver vidtas samt vem som är ansvarig för att kravet genomdrivs (kunden, Atea eller tredje part), förklarar Mikael Laine.
Viktig delaktighet
Kunden får själv gå igenom och skriva under alla punkter och
Atea får en komplett kravspecifikation som är lätt att arbeta
efter. Den egentliga designen kan nu göras utan kunden, eftersom
förutsättningarna redan är kända. Resultatet blir ett omfattande
designdokument som är en detaljerad blue print av miljön.
- Målsättningen är att man ska använda det som ett levande
dokument och själv fortsätta att uppdatera det, säger Mikael Laine
(och får samtidigt Daniel Lundqvist att göra en liten grimas.) Att
ändra arbetssätt är inte alltid så lätt, även om man vet att det
lönar sig.
- Vi är kanske inte världsbäst på att jobba med
dokumentationen. Det är ju också en risk att det kan bli för mycket
text som ingen orkar läsa, menar Daniel, och konstaterar att det är
lättare att införa policyförändringar än kulturella förändringar i
organisationen. Det främsta nyckelordet när Daniel Lundqvist och
Mikael Laine ska beskriva det ändrade arbetssättet är
automatisering.
- Det kräver disciplin. Minsta manuella förändring kan innebära
att ändringen antingen går förlorad vid nästa uppdatering eller att
miljön inte är enhetlig.
Bättre licenskontroll på köpet
En annan anledning till att kostnaden kan hållas nere är att antalet licenser inte behöver vara större än de användare som använder programvaran samtidigt. Det beror på att applikationerna är installerade centralt. It-avdelningen kan också få bättre kontroll på vilka applikationer som används och behöver inte betala för den som till exempel sällan eller aldrig använder Officepaketet.
- Det har visat sig att minst 100 användare sällan använder Microsoft Office. Här ser vi över möjligheterna att publicera Open Office istället, vilket ger stora kostnadsbesparingar. Den nya versionen - Xenapp 4.5 - började rullas ut i november 2008 och i december-januari flyttades de flesta publicerade applikationerna, däribland Officepaketet och Procapita. Det finns fortfarande mycket kvar på gamla servrar, konstaterar Daniel Lundqvist, men arbetet flyter på. Han och Mikael Laine träffas regelbundet för att stämma av att allt fungerar och utbyta tips om förbättringar. Mikael Laine har nyligen varit i kontakt med Dan Allen, seniorarkitekt från Citrix, som har höga målsättningar för kommunen på sikt.
- Genom att ytterligare optimera miljön kommer vi att kunna utnyttja servrarna 30-40 procent bättre utan att virtualisera, tack vare de nya kunskaperna. Jag vill också virtualisera vissa servrar med hjälp av XenServer. Då är min målsättning att dubbla antalet användare per fysisk server, säger han. Daniel Lundqvist ser nöjd ut med ambitionen, men konstaterar att för hans del är målet att ha en stabil och långsiktig plattform och så småningom införa fler funktioner för till exempel hemarbete, utan att i onödan gå in och pilla i miljön. Längre fram räknar han också med att titta närmare på VDI.
