Det blåser nya vindar
- på Preem är it en fråga för ledningen
Genom att knyta it nära till verksamhetens affärsnytta, har Preem gjort en jätteresa mot effektivitet och kreativitet. Nu kan medarbetarna fokusera på annat än it-lösningar när de jobbar. Preems CIO, Claes-Håkan Johansson, berättar hur processen gick till.
Artikeln är hämtad ur vår kundtidning Tomorrow nr 2/2011
Text Peter Wiklund Foto David Bicho och Preem
Preem är Sveriges största drivmedelsbolag. För några år sedan upptäckte de att it-stödet inte var tillfredsställande kopplat till verksamheten. I praktiken saknades det ofta resurser, och it-avdelningen kunde inte alltid leverera det som önskades - och som behövdes. Det ledde i sin tur till att it-avdelningen "rundades" i vissa projekt. Successivt ökade klyftan mellan it och affärsverksamheten. När sedan ett större planerat projekt inte kunde genomföras bestämde sig Preem för att göra en rejäl omstart.
- När jag började på bolaget, i början av 2009, hade Preem just inlett arbetet, berättar CIO Claes-Håkan Johansson. Det var ett ambitiöst upplägg, där man började med att backa ordentligt och ta ställning till frågor som "Vad vill vi med vår verksamhet?" Alla de tre affärsområdena gjorde varsin analys för att definiera strategier. Dessa strategier låg sedan till grund för att skapa "trappsteg" mot de mål de satte upp.
- Visst kunde man inom vissa aspekter säga sig var "good enougn". Men för att kunna utvecklas krävdes en definition av hur strategin skulle genomföras steg för steg. Här gick vi sedan in och jämförde de utvecklings- stegen med vårt befintliga it-stöd.
Affärsområdena får tydliga it-resurser
Ett av resultaten blev att it-avdelningen omorganiserades för att passa verksamhetens behov bättre och bli tydligare. Tidigare hade det inte funnits någon samlad it-styrning, utan varje affärsområde skötte sig på egen hand.
- Numera har vi i stället en it-avdelning som ansvarar för de övergripande it-strategierna och de samlade kompetensen. I stället för att organisera oss efter tekniska lösningar, har vi valt att låta affärsområdena få dedikerade resurser. På det sättet är de fortfarande involverade i att prioritera de egna arbetsinsatserna. Med den nya organisationen, som etablerades i slutet av 2009 och sedan förfinades under förra året, ser Claes-Håkan Johansson att de har goda möjligheter att kunna fokusera på det viktiga i verksamheten: affärsmålen.
- Man kan definitivt säga att vi på det här sättet vill skapa en grund för att släppa kraften fri i organisationen. Med optimala it-lösningar kan medarbetarna helt enkelt slippa tänka på it själva - det finns där som en grund för deras respektive funktioner.
En av de viktigaste faktorerna i arbetet med att skapa ett nytt, framgångsrikt it-stöd är kommunikation, hävdar Claes-Håkan Johansson. För att få med sig medarbetare från olika delar av verksamheten har han själv varit ute och pratat med många av dem.
- Det är en betydelsefull del av mitt jobb, menar han. Den kommunikation han har fört med kollegorna på Preem har gjort nytta.
- En nyckel är givetvis att få affärsområdescheferna att tycka att det här är bra, då förs det vidare nedåt i organisationen på ett naturligt och effektivt sätt.
Sammanslagning av flera kulturer
En annan av deras utmaningar har varit att Preem har bildats genom köp av verksamhetsdelar från tre oljebolag från Sverige, England respektive USA under 15 års tid. Det har alltså funnits olika kulturer och system att ta hänsyn till och synka ihop.
- Det här har bidragit till att vår it-miljö är väldigt spretig - några stordatorsystem kan nog ha trettio år på nacken, samtidigt som vi givetvis också har den senaste .NET- tekniken. It-avdelningen har fått göra allt fler brandkårsutryckningar genom åren, så även de har välkomnat förändringarna i strukturen och att långsiktigheten har ökat.
- Många inom it känner en lättnad över att "äntligen händer det något". Det är självklart väldigt tillfredsställande att vara delaktig i en strategi, att veta vart organisationen är på väg. Det gör i sin tur att vi ökar kraften inom it-avdelningen. Nu går det lättare och är mer stimule- rande att söka kreativa lösningar!
Medarbetare och it-avdelning i all ära. Hur har Preem lyckats få beslutsfattarna i ledningsgruppen med på tåget i de här förändringarna?
- Ja, hur gör man egentligen?, säger Claes-Håkan Johansson och skrattar. Han tänker efter, och kommer snabbt fram till att det i mångt och mycket handlar om "timing".
- När vi på it ser ett behov av förändring är det viktigt att det stämmer överens med de affärsstrategiska behoven. För att kunna skapa den typen av timing gäller det både att ha en nära dialog med koncernledningen och att it-medarbetarna är involverade i organisationens strategier.
Måste vara samtalspartner
En av förändringarna i organisationen är att de har etablerat en så kallad it-styrelse. Där sitter affärsområdescheferna, CFO och Claes-Håkan Johansson.
- Vi har fyra schemalagda möten per år, men träffas även vid behov däremellan. Med it-styrelsen har vi en uppenbar kanal direkt in i koncernledningen. Han ser inget behov av att själv sitta med i koncernledningen för att bevaka it-intressena.
- Nej, jag har haft den positionen i andra företag, och det innebär ingen fördel ur den aspekten. I koncernledningen ska man inte diskutera it, beroende på bransch, där ska man behandla kund- och marknadsstrategier. Att de praktiska lösningarna i strategierna sedan många gånger bygger på it är en annan sak.
När Claes-Håkan Johansson sammanfat- tar förändringsarbetet med att föra it upp på koncernledningens engagemang konstaterar han att det har löpt på väldigt smidigt.
- Sedan gäller det förstås att vara lyhörd, att fungera som en samtalspartner och inte driva på förändringar alltför snabbt. När vi någon gång har märkt att den berörda delen av organisationen inte är redo, har vi backat och tagit upp samma sak ett halvår senare.
Under året kommer Preem bland annat att arbeta med att effektivisera sin hantering genom att införa ett nytt ärendehanteringssystem och upprätta SLA-krav på de tjänster de levererar.
- Hittills har vi många gånger kört på våra medarbetares goda vilja att ställa upp om det uppstår något problem. Men den sortens support ska vi inte förlita oss på, det måste vara bättre uppstyrt. En annan del av effektiviseringen går ut på att se över deras it-leverantörer.
- Vi har alldeles för många leverantörer idag. För att kunna öka både leveranssäkerheten och kostnadseffektiviteten ska vi se till att hålla oss till i första hand de stora leverantörerna - så att vi kan lägga fler ägg i samma korg.
