Kärleksfull kommunikation i Borlänge
Fortfarande vilar lugnet i Folkets park i Borlänge. men inte länge till – för under en av de första sommarveckorna blir staden i södra dalarna en kokande kittel av musik, folkmyller, debatter – och fred&kärlek. Peace & Love är Sveriges största festival, och nu har de fått ett it-stöd som pallar trycket i den kokande kitteln.
Artikeln är hämtad ur vår kundtidning Atea Tomorrow nr 2/2012
Text Peter Wiklund Foto Henrik Hansson
Varmt murriga färger, sammetsmedaljonger på tapeterna och insuttna fåtöljer. Café Peace & Love ligger på gågatan i centrala Borlänge och har öppet året runt. Här lever det starka varumärket vidare – utanför den heta festivalveckan. Bakom scenen finns en gulddekorerad målning med ett lyckligt och kärt par. På scenen står monitorerna i standbyläge, redo för att användas av någon av de artister som dyker upp med jämna mellanrum.
Sara Arnestål lutar sig tillbaka i en av fåtöljerna och blickar ut genom fönstret där solen stilla smeker den rätt öde gågatan. Hon är en av 16 heltidsanställda som arbetar med festivalen året om. Hon svävar på målet när hon ska berätta vad hon har för titel eller funktion på kontoret. Det visar sig vara många av de anställda som har en brokig flora av uppgifter – mångsysslare är nog den mest korrekta titeln på de flesta av de fasta medarbetarna.
– Det här är en väldigt spännande period på året. Under hösten är det vi 16 som jobbar med förberedelserna, och nu på våren tillkommer det varje vecka nya medarbetare ända fram till festivalen. Då nås kulmen med 8 000 medarbetare av olika slag!, berättar Sara.
Varierande organisation
På samma sätt som organisationen växlar i storlek – milt uttryckt – varierar behovet av it-stöd under året. Att se till att 16 medarbetare har det de behöver för att kunna klara den dagliga verksamheten är en sak. Det är något helt annat att möta behoven i en organisation med flera tusen tillfälliga medarbetare som under en intensiv vecka ska se till att de 50 000 besökarna – och alla artister för den delen – får ut mesta möjliga av sitt festivalbesök. Så vad händer då en ljum sensommarkväll när Rihanna kliver upp på scenen? Jo, givetvis börjar tusen och åter tusen av besökarna att blogga, twittra och facebooka om allt som händer på scenen. Och inte nöjer de sig med att skriva inlägg för den delen – i snabb takt kommer filmsnuttar från konserten upp på nätet. Vilket ger ett visst huvudbry hos Martin Kivi, systemkonsult på Atea, som just denna dag sitter lugnt intill Sara Arnestål på caféet.
Ju närmre festivalen vi kommer, desto mer sätts Martin Kivis lugn på prov. Han är en av dem som anlitas för att se till att it-stödet fungerar smärtfritt när det hettar till.
– Det är en mäktig uppgift för oss att se till att det finns it-system som kan hantera allt från inpasseringscentraler till de tusentals volontärernas elektroniska kodbrickor vid matserveringen. Och att tillhandahålla trådlösa nätverk för besökarna – för mobilnäten brukar vara utslagna de här dagarna…
Dubbelt så stor stad
Festivalveckan innebär numera att Borlänge blir dubbelt så stort som normalt. Förra året lockades alltså 50 000 glädjesökande besökare till Peace&Love för att njuta av bland andra Bob Dylan, The Strokes och Deadmau5. Det är väldigt många fler besökare än på premiäråret 1999, då arrangörerna ändå var mycket nöjda med att 900 personer köpte biljetter till festivalen med 32 artister.
Det flowerpower- doftande namnet har funnits med från start. Alternativ som Regnbågsfestivalen och Borlänge Fredsfestival ratades, och i stället valde man att satsa på ett namn som skulle utstråla öppenhet och frihet. Namnet har levt vidare, och vuxit till ett starkt varumärke. Tidigare var det många som associerade Borlänge till våld och andra problem. Nu är det fred, kärlek, folkliv och somriga musikaliska upplevelser som förknippas med bruksorten. De senaste åren har festivalen vuxit på alla ledder, inklusive organisationen som håller i trådarna. Så inför förra året insåg de att det var dags att förnya it-systemet, i första hand för att förbättra kommunikationen mellan medarbetarna.
– Vi har väldigt speciella förutsättningar, framför allt för att organisationen varierar så otroligt i storlek under året. Dessutom är vi spridda på olika platser, både för att vi har flera kontor och för att vi ofta är ute på olika möten, säger Sara Arnestål.
Entusiasm och effektivitet
Inför förra årets festival kände arrangörerna att det var dags att göra något åt it-stödet. De ville bli mer ”företagsmässiga”, som Sara Arnestål uttrycker det. Tiden var inne för att acceptera att även fred och kärlek kräver en effektiv organisation – inte enbart en glädjefylld entusiasm.
– Vi ska ju faktiskt arrangera Sveriges största musikfestival varje år. Då måste vi kunna kommunicera internt på ett optimalt sätt. Att var och en sitter med sin egen papperskalender för att hantera sina möten och sin tid håller inte heller i längden med den här storleken på verksamhet, säger hon.
Martin Kivi antog utmaningen att förbättra it-stödet och började diskutera en lösning med Mattias Eriksson, specialistsäljare på Atea.
– Det var en del speciella förutsättningar som ställde krav på lösningen. Förutom att organisationen varierar så oerhört under året, så är de också spridda på olika ställen. Nu sitter vi här på deras huvudkontor, men under festivalen kanske de helt plötsligt har tre kontor som alla måste fungera tillsammans, säger Martin Kivi.
Ingen drift själva
Peace&Love gjorde också tydligt att de inte var intresserade av att ta hand om driften själva, något som ytterligare stärkte deras val av lösningen: det då alldeles nya Office365 som molntjänst.
– De befann sig dessutom i ett skede när det var dags att skaffa fler programlicenser, och med Office365 kan de välja paket som passar dem. Några behöver ha hela Officesviten medan andra klarar sig med mejl och kalender. Då kan de betala för enbart det de verkligen behöver.
Arbetet med att skapa denna nya lösning tog fart i början av hösten. Konsulter från Atea arbetade tillsammans med medarbetare från Peace&Love för att bland annat samla in information om vilka domäner de använder och vem som ansvarar för dem.
– Under hösten har vi också sett till att flytta över all e-post till den nya mailservern, och i november kunde vi driftsätta det på allvar, berättar Mattias Eriksson.
Lätt att känna igen sig
Sara Arnestål tyckte att arbetet med implementeringen har gått smidigt, med undantag för några små ”barnsjukdomar” i början.
– Visst, det tog någon vecka innan Ateas systemstöd fungerade fullt ut – eftersom det var ett alldeles nytt system vi använde, säger Mattias Eriksson. Sara Arnestål lägger snabbt till att det inte påverkade dem nämnvärt, och att det har gått väldigt lätt att få medarbetarna att komma igång med det nya systemet.
– Det är ju en stor fördel att det är ett Office-program, för det gör ju att det går väldigt lätt att hitta rätt och känna igen sig i gränssnittet, säger hon. Två andra fördelar som hon lyfter fram är att plattformen fungerar för både mac och pc – de har ungefär hälften av varje på kontoret – och att lösningen är anpassad för mobil användning.
– Vi har ju i perioder otroligt mycket möten på olika ställen, och nu kan vi direkt ha tillgång till vårt system i mobilen och bland annat kalla andra medarbetare till nya möten med hjälp av de elektroniska kalendrarna.
Hon har också märkt att kommunikationen har underlättats märkbart – vilket var ett av målen – inte minst tack vare chatt-möjligheterna.
Utveckling av intranätet
Mattias Eriksson berättar att kommunikationen inom kort kommer att bli ännu smidigare, eftersom ett av de kommande utvecklingsspåren går ut på att koppla ihop telefonin med Lync.
– Det tror jag kommer att vara väldigt användbart för en så dynamisk organisation som Peace & Love, säger han. Sara Arnestål håller med, och ser fram emot de kommande möjligheterna. Och annan utveckling av it-stödet:
– Först i kön står nog att se till att vi har ett väl fungerande intranät. Nu när den här lösningen har fallit så väl på plats, och festivaltemperaturen stiger rejält, så är jag ivrig att få all information samlad och strukturerad.
Hon tittar på de båda Atea-konsulterna på andra sidan bordet, som nickar samstämmigt bifall.
– Det kommer vi att greja. Det är alltid kul att planera för festivalerna, men i år blir det extra kul när vi har ett nytt funktionellt system som stöd, säger Martin Kivi. Och stöd lär de behöva. Förra året kom alltså en rekordpublik till Borlänge. Intresset har stadigt ökat, och riktigt var gränsen går är det ingen som vill säga.
– Jag ser verkligen fram emot att få jobba med festivalen igen, och blir det ännu fler som kommer är det bara kul, säger Martin Kivi och ögonen börjar glittra.
– Det brukar vara så att 95 procent går att förbereda och resterande fem procent får bli snabba, improviserade lösningar
– det kanske behövs trådlöst nätverk på ytterligare något ställe, eller så vill de dra igång en tv-sändning nånstans…
