Storsatsning på videokonferenser: Snabba och effektiva möten
Text Nils Åhsrtröm Foto Bengt Alm
När Securitas Systems bytte namn till Niscayah började de att satsa stort på videokonferenssystem - ett smart sätt att hålla ihop ett företag med verksamhet i 14 europeiska länder samt Hongkong, Australien och USA. Satsningen gav bland annat lägre mobiltelefonräkningar.
Niscayah firar 50-årsjubileum i år och namnet betyder "säker och pålitlig" på sanskrit. När Tomorrow besöker huvudkontoret på Lindhagensplan i Stockholm tronar något som till utseendet mest liknar en modell av rymdskeppet från Star Trek på konferensbordet. I själva verket är det ett avancerat, röststyrt videokonferensverktyg från Microsoft; "Round Table". Niscayahs speciella säkerhetskrav har gjort att hela lösningen måste befinna sig i huset, ingen extern server får vara inblandad.
- Vi har tidigare haft olika konferenssystem, telecom- och webblösningar, berättar Per Treutiger, infrastrukturansvarig på global nivå inom Niscayah Group. Men vid namnbytet för två år sedan togs ett styrelsebeslut om att vi skulle göra en storsatsning på ett nytt system. Valet föll på MS Office Communication Server samt Office Communicator, Live meeting och Presence.
- Presence har visat sig vara ett värdefullt verktyg, säger Jan Westerberg,
global it-chef. Det är lätt att se vilka som finns på plats och är tillgängliga, därför går det snabbt att sy ihop ett möte. Systemets utrullningsprogram gick helt smärtfritt. Under våren 2008 informerades företagets it-avdelningar i de olika länderna, tillsammans med särskilt utsedda pilotgrupper. It-avdelningarna ansvarade därefter för kunskapsförmedlingen och sedan april/maj 2008 har systemet varit igång. Niscayah har dessutom, tack vare systemet, skurit ned sina mobiltelefonräkningar till en bråkdel.
- En spinoff-effekt är att vi slutat ringa utlandssamtal via mobilen, teleräkningen har krympt till en bråkdel nu, berättar Jan.
Imponerande ljudkvalitet
- Det har fungerat oförskämt bra, säger Per. Särskilt amerikanerna är imponerade, framför allt över ljudkvaliteten, som är bättre än vid fast telefoni. Vi slängde snabbt ut den gamla konferenstelefonen, det går ju bra att köra mötet med enbart ljud om vi vill. Förutom bärbara eller inbyggda kameror har man alltså utrustat många konferensrum med Microsoft Round Table, en videokonferenstelefon med 360 graders kamera. Längst upp på en arm sitter ett prisma, som automatiskt riktar kameran mot den som pratar.
- Det kräver en viss mötesdisciplin säger Jan, det duger inte att prata i mun på varandra, då blir det rundgång.
Snabba och effektiva möten
Antalet mötesdeltagare begränsas bara av hur många mötesdeltagare det är praktiskt att ha med på ett möte - som mest har man varit ett 50-tal. Systemet används flitigt till allt från kundmöten till kvartalsrapporteringar. Organisationen kan ha tätare och mer effektiva avstämningsmöten.
- I Norrland, där man annars är van vid långa avstånd, har de numera som tumregel att möte på två timmar inte får innebära tre timmars restid, berättar Per. Niscayah har centraliserat sin it-verksamhet kraftigt, kontoret på Lindhagensplan tillhandahåller tjänster för hela världen och allt driftas därifrån. Lösningen är naturligtvis säkerhetsreviderad och testas regelbundet.
- De enda problem vi haft är de som kan uppkomma med all presentationsteknik,
säger Jan, om man inte förbereder sig och testar så kan det bli problem. Det går inte att bara komma rusande och koppla in sin pc.
