Övervakning, kostnadskontroll & Rightsizeing
Vet ni vilka modeller av skrivare och multifunktionsskrivare som ni har i nätverket och vilka är lokalt anslutna? Vet ni vad som skrivs ut till vilken skrivare? Hur många utskrifter skrivs ut i färg? Hur många skrivs ut dubbelsidigt? Detta är några av de frågor som besvaras med våra lösningar för övervakning.
För att övervaka en utskriftsmiljö krävs en typ av övervaknings-/manageringsprogram. I vissa fall har leverantörerna ett eget program som man kan använda i syfte att övervaka eller managera sin utskriftspark. Fördelar med ett från leverantören framtaget övervaknings-/manageringsprogramär att företaget ofta får väldigt mycket och bra information kring just den leverantörens produkter samt att man kan managera på ett bra och enkelt sätt. Nackdelar kan vara om man har en större multimiljö med en mängd olika leverantörer.
I dessa miljöer har oftast dessa program problem med att få fram all information om andra leverantörers produkter om någon alls. För att få information från klienters direktanslutna skrivare (USB/Parallell) måste man installera en agent på klienten för att möjliggöra en informationsinsamling. Detta kan med föra komplikationer och besvär för större nätverk. Men för en ren managering så är leverantörens egna program allt som oftast de bästa.
För att övervaka en multiutskriftsmiljö finns det enstaka program som klarar detta olika bra. Ett av dess program har som fördel att det är leverantörsoberoende fullt ut. Det klarar dessutom av att samla in information från klienternas utskriftsenheter (USB/Parallell) utan att agent behöver installeras. Informationsflödet som produceras i nätverket är så litet att det ej går att mäta på en 100Mbit lina. Med hjälp av detta program kan verksamheten få en full och utförlig inventering på sin utskriftspark. I programmet finns även en övervakningstjänt som rapporterar allt som dyker upp på maskinens logg. All denna information är inte viktig och därför bygger man upp detta rapportverktyg med filter som anpassas efter verksamhetens behov. Programmet går även att brygga in i olika service-/helpdeskprogramför att ge verksamheten en proaktivitet som minskar driftstopp och irritation hos användarna. Flöden för automatisk tonerbeställning och andra förbrukningsartiklar kan i viss mån upprättas.
I programmet kan man mata in kostnader för utskriftsmiljön och med enkla val ta fram olika rapporter för utskriftsmiljöns kostnader hos verksamheten. Allt från första dagen det togs i bruk ner till minuter. På så sätt får verksamheten en bra översikt på sina kostnader och kan då även snabbt ta ett grepp om ställen i verksamheten där en konsolidering behövs för att få ner kostnaderna eller en så kallade "rightsizeing", vilket innebär att man flyttar om utskriftsenheter. Det kan vara att man har en liten enkel utskriftsenhet som står och kör över sin utsatta månadsvolym och på ett annat ställe står en stor utskriftsenhet och går långt under månadsvolymen. På ett enkelt sätt får man reda på dessa fakta och byter plats på enheterna och slipper då att ta en extra onödig investering eller att enheterna går slut innan avsatt tid.
Möjligheter och fördelar
- Full inventering på print/copyprintparken(leverantörer och modeller), var maskinerna står samt hur de är kopplade. Förutsättningar är att maskinen sitter i nätet eller är lokalt kopplad på en dator i nätet.
- Antalet sidor som skrivs ut under valt tidsspann med möjligheten för kostnadsöversikt per maskin och även totalt.
- Åldern på en maskin eller snittålder för parken i mån om information från maskinen.
- Printserveröversikt, vilka drivrutiner är installerade, vilka används, vilken ver. har vi på drivrutinen, m.m. Detta ger företaget fördelen att se så att man har rätt saker i sitt system för att allt ska fungera 100%. T. ex. vid Citrix drift, m.m.
- SiteAudit går att brygga in i befintliga helpdesksystem, förutsatt att systemet klarar att ta emot en fil eller ett mail.Detta innebär snabbare respons från helpdesken och större möjlighet till proaktivitet för servicegivaren, då de kan få mer detaljerad information om uppkommet fel på maskinen.
- Programmet kan även skjuta ut faktureringsunderlag för intern fakturering eller vidarefakturering.
- Inköpsenheten får en bättre översikt på vad som behövs köpas in och vilken typkonfiguration som krävs för att tillfredställa användarnas behov. Systemet ger en utförlig information om vad som utförs på maskinen. (Färg/svartvit utskrift, kopiering, faxning, skanning, m.m.)
- Företag, förvaltningar, avdelningar kan lättare göra en rightsizing. Detta innebär att man får koll på att man utnyttjar parken på ett mer optimalt sätt. Rätt maskin på rätt plats. Detta gör att onödiga investeringar minimeras och blir näst intill obefintliga.
- Automatiska beställningsfunktioner för förbrukning kan aktiveras vilket minimerar fakturor och arbetsbelastning.
- Rapporter av olika slag, såsom räkneverk, förbrukningsstatus, m.m., kan automatiseras och skickas till förvalda mailadresser.
Tillbaka
