Malmö stad kvalitetssäkrar sin it-miljö med Spintop

Malmö kommun i Skåne län är en av Sveriges 290 kommuner och består av tätorten Malmö samt dess närmaste omgivningar. Kommunen använder själv beteckningen Malmö stad. Staden har 23 förvaltningar varav 10 är stadsdelar, och 276 000 medborgare. Inom kommunen finns 19 700 anställda.

Starkt behov av gemensam klientplattform för ökad effektivitet och enkelt underhåll

År 2005 blev Malmö stad utsedd till årets it-kommun av organisationen Sveriges Kommuner och Landsting. Utmärkelsen går till den kommun som har lyckats bäst med att uppvisa goda initiativ och resultat inom e-service och e-demokrati, samt bidragit till kvalitetshöjande och kostnadsbesparande it-innovationer i kommunal verksamhet. Juryn menade att Malmö stad var den stora industristaden som moderniserats och blivit den vitala kunskapsstaden.

Inom it-infrastrukturen fanns dock brister som behövde åtgärdas. Den befintliga plattformen som var baserad på Novell och e-postsystemet First Class var inte fullt funktionell. Samtidigt präglades it-organisationen av ett centralt koncept som var delvis frivilligt, delvis tvingande. Vid införandet av plattformen hade Malmö stad beslutat att denna skulle vara gemensam, men stadsdelar och förvaltningar bestämde själva om de ville ansluta sig. Detta hade resulterat i att it-miljön var extremt diversifierad beroende på stadsdel och endast två tredjedelar av organisationen hade samma plattform. Resterande hade ett 10-tal andra lösningar med allt från Novell till Windows AD-domäner och varierande lösningar för administration, support samt klientteknik. Inga kommunalgemensamma lösningar kunde byggas och anställda kunde inte ansluta till Malmö stads nätverk via internet, och därmed inte hemifrån eller från andra avdelningar i organisationen än sina egna. Detta var ineffektivt, kostsamt och resurskrävande för supportsidan.
– Vi eftersträvade en lösning som kunde lösa integrationsproblemen med klientplattformen. Vi valde Microsoft och en renodlad Microsoft-plattform, och behövde en partner som kunde hantera just Microsoft. Genom en rekommendation hittade vi Spintop och upptäckte deras självbetjäningsportal samt migreringskoncept, det vill säga deras sätt att bygga infrastrukturen på, säger Rolf Hjertsson.

Projekt klientplattform på Malmö Stad

Ett första möte med Spintop hölls i november 2006 och projektet kunde påbörjas i maj 2007 då en teknisk lösning etablerades. Projektet var en av de sju delar i det övergripande projektet Kompass, vilket är den största it-infrastrukturella satsningen kommunen någonsin har genomfört och syftar till att kvalitetssäkra hela Malmö stads it-infrastruktur för framtida vidareutveckling. Spintops uppgift var att leverera en standardiserad it-miljö enligt framtagen specifikation för Malmö stad. En ny, förändringstålig plattform byggd på Microsofts produkter skulle implementeras och alla stadens klienter skulle kopplas till denna, utan undantag. Därutöver skulle Exchange testas som e-postsystem.

Den interna förankringen skedde genom sex olika seminarier där samtliga anställda var delaktiga. Samtidigt genomgick alla inom drift och service desk- kompetensutveckling enligt Cornerstone Competence Optimisation Model. Datum för slutleverans sattes till den 13 juni 2008.
– Den största förväntningen när vi inledde samarbetet med Spintop var att få en gemensam klientplattform för hela Malmö stad som vi kan bygga vidare på, och det har vi nu. De positiva effekterna är många; det samlar alla användare på en och samma plattform, det är enkelt att uppdatera och det finns även en säkerhetsaspekt som har med uppdatering av patchar och virusskydd att göra. Supporten har blivit mer effektiv eftersom det är enklare att underhålla en plattform än flera, och den gemensamma plattformen underlättar distributionen av programvaror. Dessutom ger det säkrare åtkomst– nu går det att ansluta till Malmö stad från internet, något som förenklar arbetet i organisationen betydligt, säger Rolf Hjertsson.

Förbättrad it-infrastruktur och ökad funktionalitet

Den infrastrukturplattform som Spintop lade grunden till omfattande en hel Windows-miljö, från klient till server och stödsystem, baserat på Windows XP och Office 2003. Effekterna är minskat antal samtal till service desk, kostnadsbesparingar och förbättrad effektivitet eftersom medarbetare nu kan röra sig fritt i staden med datorn utan att it blir ett hinder. Den enhetliga plattformen är enklare för supportsidan att underhålla och ger driftsfördelar i form av enklare uppdatering och installering. En komponent i den gemensamma plattformen som möjliggör detta är Spintops lösning Accelerator- en portal för självbetjäning som effektiviserar hanteringen av organisationers it-infrastruktur genom automatisering. Med portalen kan användarna själva hantera it-beställningar och därigenom sparas både tid och pengar.
– Spintop har gjort ett riktigt bra jobb och projektet har gått över förväntan. Spintop har varit en viktig del i det största it-projektet Malmö stad någonsin genomfört; förutom att utveckla en gemensam klientplattform arbetar vi med att kvalitetssäkra hela it-infrastrukturen i Malmö stad. Vi följer en it-plan som gäller fram till 2010, och förhoppningsvis är Spintop även en del av kommande projekt. Bland annat ska vi bygga en klientplattform för skolorna, och där skulle det vara roligt om Spintop fanns med, avslutar Rolf Hjertsson.

Klientplattformen på Malmö Stad

Plattformen bygger uteslutande på standardprodukter från större leverantörer
Konceptet möjliggör en hög grad av automation. Allt från installation av datorer och applikationer till förvaltning och avveckling kan till stora delar automatiseras
En stor del av plattformen utgörs av Microsofts komponenter: Windows operativsystem för både klienter och servers, Office med grundläggande applikationer, samt systemprodukter som Systems Management Server och BizTalk
Inkluderar produkter för skydd mot yttre påverkan, virus, intrång, spam från F-Secure. Även produkter för bildbehandling från Adobe etc. ingår
Spintops portallösning Accelerator, som är byggd på Microsoft Zero Touch Provisioning, ger Malmö stads användare verktyget att själva hantera it-beställningar som till stor del kan automatiseras för tids- och kostnads-besparingar
Nyckeln till ovan är standardiserade processer och produkter

Kort om resultatet

Valfri inloggning och ökad funktionalitet – medarbetarna kan alltid komma åt sin desktop, inom eller mellan byggnader, eller externt via internet.
Kostnadseffektivt – samordnad drift (förvaltning, support, övervakning, installation) och utveckling. Automatisering av installation och underhåll. Längre återanvändning av hårdvara.
Förändringsbart – automatisk förvaltning, snabb distribution av nya applikationer och versioner.
Tillgänglighet/kvalitet – snabb återstart, automatisk omins tallation, homogen förvaltad miljö
Säkerhet – uppdateringar av patchar/virusskydd m.m. överallt