Biovitrum automatiserar sin it-miljö och ökar effektiviteten med Spintop

Biovitrum är ett svenskt bioteknik- och läkemedelsbolag med inriktning på specialistvårdsläkemedel. Med verksamhet i Sverige och Storbritannien bedriver Biovitrum forskning och utvecklar läkemedel både för sjukdomar som drabbar mindre patientgrupper samt folksjukdomar. Biovitrums forskning har spetskompetens inom blodsjukdomar, smärta, inflammation, fetma, diabetes och andra metabola sjukdomar inom specialistvården. Bolaget bildades 2001, har omkring 550 anställda och omsätter cirka 1,2 miljarder kronor.

Starkt behov av enkelt och kostnadseffektivt beställningssystem i it-infrastrukturen
2001 byggde Biovitrum en helt ny plattform och it-infrastruktur där befintliga PCs flyttades in. Inom it-området saknades i stort sett automatisering och självbetjäning. Användare kontaktade it-avdelningen via telefon eller mail för att beställa utrustning, program, behörigheter och andra liknande tjänster. Detta var tidskrävande och kostsamt.
- Vi insåg att vi skulle kunna spara pengar på det här området. Tidigare ringde eller mailade de anställda när de till exempel skulle beställa ett nytt konto och då saknades det konsekvent information som behövs för att vi ska kunna utföra beställningen. Att följa upp och få fram all information blev vid varje enskilt fall nästan en liten miniutredning som kunde ta en halv dag att färdigställa, tid som hade kunnat läggas på annat, säger Petra Tesch.

Biovitrum utvecklade ett eget beställningssystem, Orderit, för att kunna beställa hårdvara och lägga till användare utan att behöva hantera samtal. Tjänsteutbudet i systemet var begränsat. Användare kunde beställa produkter, mjukvara och tjänster som konton, nya projektmappar och webb, men inte beställa till exempel lånedatorer och nya domänlösenord. Tjänsterna var dessutom utspridda i ett flertal olika applikationer, vilket var kostsamt och svårt att underhålla, och samtidigt skulle it-organisationen skäras ner. Därmed hade Biovitrum ett behov av att hitta ett beställningssystem som kunde integrera, och samtidigt ersätta, flertalet system och som inte krävde egna utvecklare.
– Genom en rekommendation hittade vi Spintop och Microsoftlösningen ZTP, Zero Touch Provisioning. Vi utvärderade inga konkurrenter, utan tittade enbart på Spintops metoder för att effektivisera hanteringen av kundernas it-infrastruktur genom automatisering. Vi fastnade direkt och vi ser att vi vinner mycket på att köra Microsoft konsekvent i infrastrukturen, berättar Petra Tesch.

Att införa Zero Touch Provisioning på Biovitrum

Biovitrum implementerade Spintops produkt Accelerator som bygger på ramverket ZTP. Detta är en standardlösning som Spintop sedan har anpassat till svenska företag, vilket innebär att det går fortare att bygga nya tjänster samt att tjänsterna och layouten är lättare att styra.

Det första mötet hölls i mars 2006, och projektet påbörjades i maj. Det var korta förberedelser eftersom de flesta högprioriterade tjänster på Biovitrum redan var väldefinierade. I juli 2006 kunde Spintops portal för Biovitrum, som de gav namnet Serveit, startas upp. Portalen konsoliderades med det tidigare systemet Orderit och har ett gemensamt gränssnitt för samtliga tjänster.
– Övergången var inga problem, de anställda var vana vid en beställningsportal och behövde bara vänja sig vid ett annat utseende. Portalen Serveit är riktigt bra, fler tjänster kan automatiseras. Hela beställningsprocessen är automatisk, inklusive verkställande mot AD vilket administratörerna på it skötte manuellt tidigare. På detta sätt får vi bort handläggningstiderna och de anställda kan lägga mer tid på andra arbetsuppgifter, säger Petra Tesch.

Bättre kontroll och högre servicegrad till slutanvändarna med Spintop

Genom automatiseringen av it-miljön har funktionaliteten utökats och Biovitrum har kunnat öka effektiviteten samt begränsa sina kostnader. Det nya beställningssystemet är lätthanterligt och mer tillgängligt eftersom verksamheten själv- i form av användare, chefer, informationsägare och systemägare – kan beställa tjänster som utrustning, behörighet, program och andra resurser och få dem automatiskt levererade, utan att belasta resurser på it-avdelningen.
– Vi har bättre kontroll över processerna, istället för att anställda sitter och gör eventuella misstag så sköts allt automatiskt. Dessutom ger automatiseringen ökad servicegrad till slutanvändarna. Vi är mycket nöjda med Spintop och i framtiden hoppas vi kunna bredda tjänsten och genomföra installationer även på klientdatorer. Plattformen vi hade tidigare för distribution av programvaror gick inte att integrera på det sättet, säger Petra Tesch.

Biovitrum satsar på kontinuerlig vidareutveckling. En Spintopkonsult sitter på företaget två dagar i veckan och uppdaterar portalen– tjänster tillkommer, förfinas och förändras. Nu diskuterar företaget att utöka användningen till att inte bara omfatta it-relaterade beställningar utan även interna beställningar som till exempel passerkort. För närvarande pågår uppgradering till den nya versionen ZTP 3.0.

”Med Spintops hjälp har vi kunnat skära ner kostnaderna, göra vårt beställningssystem mer tillgängligt och öka effektiviteten genom att få bort handläggningstiderna. Användarna får sina beställningar utförda när de vill, inte bara när vi har tid att hantera dem.”
Petra Tesch, driftchef på Biovitrum