Publicerad 2008-11-12

Miljoner kvar i företagskassan

Artikeln är hämtad ur vår kundtidning Tomorrow nr 4/2008
Text Lotta Ringdahl Foto Linus Hallgren

It-personal som tvingas till tidskrävande rutinjobb och dyra licenser som inte används - så ser verkligheten ut på många företag i dag. Nu finns lösningen inom räckhåll. Med hjälp av självbetjäningsportalen Accelerator kan företag och organisationer effektivisera sin klienthantering rejält, samtidigt som de kan göra besparingar på miljontals kronor om året.

Nu för tiden går semestersugna människor sällan till en resebyrå. I stället bokas och betalas allt via nätet. Biljetterna skickas elektroniskt och på flygplatsen checkar man in på egen hand. Liknande självbetjäningssystem finns sedan länge även inom andra områden. Men inom it har automatiseringen inte kommit lika långt. I stället är det den hårt prövade it-avdelningen som tvingas ställa upp i stort och smått - oavsett
om det gäller att skapa ett nytt användarkonto, ge access till en projektmapp eller installera en ny pc med tillhörande program.
- It ska inte behöva agera som sekreterare åt alla; Accelerator kan göra jobbet i stället, säger Jan Hesselgren, ansvarig på Spintop som utvecklat programmet. Spintop ägs sedan i somras av Atea.

Accelerator effektiviserar klienthantering genom automatisering av processer via en portal. Det är ett självbetjäningssystem där användarna själva kan beställa bland annat program, nya konton, accesser eller en ny pc. Användaren går till en webbsida där information samlats om de olika alternativen som finns tillgängliga och vad de kostar. När beställningen är gjord skickas ett mejl till personen på företaget som har
kostnadsansvar och som godkänner eller avslår önskemålet. Vid klartecken går beställningen sedan direkt vidare till de berörda systemen utan att passera it-avdelningen.
- Nu när Atea och Spintop gått ihop kan vi faktiskt leverera pc:n också, tillägger Jan Hesselgren. Vi kopplar ihop beställningsprocessen.
När någon beställer en pc blir den levererad och installerad automatiskt och man får dessutom rätt programvara. Tidigare skulle en tekniker åka ut under ett par timmar. Med våra lösningar närmar sig installationstiden noll. Tänk då ett företag med 1 000 datorer, det blir många timmar...

Organisationer och företag som väljer att automatisera kan se fram emot besparingar på 1 000–1 500 kronor per användare och år, enligt Jan Hesselgren. Ytterligare en fördel är att alla skeenden loggas, vilket gör att man lätt kan spåra vem som beställt vad och vem som godkänt händelsen och när. Men det finns även annat som genererar klirr i företagskassan; som till exempel effektivare licenshantering.
- Har man Microsoft SMS eller configuration manager (SCCM) får man automatiskt en fantastisk inventering av datorer och mjukvaror, problemet är bara att man får alldeles för mycket, säger Jan Hesselgren. När man gör en inventering är det inte ovanligt med 20 000–50 000 unika programvaror, och med så mycket information går det inte att sålla det ena från det andra. Dessutom ger inventeringen inget svar på hur en licens är kopplad till en programvara.

- Här har vi byggt ett verktyg som gör att man kan koppla informationen på ett smart sätt, förklarar Jan Hesselgren. Med verktyget går det lätt att ta reda på hur många program av en viss sort som företaget har köpt, hur många som faktiskt installerats och hur många som använts det senaste halvåret eller de senaste nio månaderna.
- Här finns enorma pengar att spara; vi räknar med 1 000-2 000 kronor per användare och år som ligger där. För ett företag med 1 000 användare blir det 1 miljon kronor per år, säger Jan Hesselgren. Medvetenheten om problemet med licenserna är stor - men de flesta stoppar huvudet i sanden, eller lägger skulden på någon annan. 
- Det klassiska är att man på it-avdelningen tycker att det är en affärsfråga, men affären tycker att det är en it-fråga. Fast lägger man på våra verktyg kan du få fram information som du från början inte trodde var möjlig. Står man inför en Microsoft review kan man visa ”så här ser det ut”. När man tidigare mätte hur många licenser som installerats, kanske man tvingades köpa ytterligare ett tusental. Men när man nu även kan se hur många som verkligen använts kan man i stället anpassa förbrukningen. Det går även att registrera att licenser ska avinstalleras om de inte använts på till exempel 90 eller 120 dagar.

Spintop introducerade Accelerator på marknaden för ett par år sedan och kundernas intresse växte i snabb takt. Problemet var bara att Spintops kapacitet inte räckte till. Men i och med fusionen med Atea öppnas nu nya möjligheter.
- Vi var 30 personer tidigare och nu har vi helt plötsligt 4 300 anställda i åtta länder som är ute och jobbar. Vi har tillgång till en mängd duktiga personer, samtidigt som vi från Spintop tillför en spetskompetens inom ett specifikt område - och har dessutom folk som kan utveckla processer och systemstöd. Med Atea har vi en helt annat bandbredd och andra utvecklingsresurser. Hittills har ett trettiotal stora företag och organisationer nappat och åtskilliga nya kunder står på kö.
- Det här handlar om ren effektivisering och det är snudd på tjänstefel att inte sätta igång en sådan här process, säger Jan Hesselgren med ett leende.

Läs hela tidningen här »

För mer information, kontakta:

Jan Hesselgren
Ansvarig för erbjudandet
Tel: 031-744 52 52
SMS: 0705-16 70 12
E-post: jan.hesselgren@atea.se

 Läs mer om Spintop här »