Publicerad 2008-11-12

Smidigt systembyte på Biovitrum

Artikeln är hämtad ur vår kundtidning Tomorrow nr 4/2008
Text Lotta Ringdahl Foto Linus Hallgren

Accelerators intåg på läkemedelsföretaget Biovitrum gav snabbt och önskat resultat. ”När vi bytte system hörde vi ingenting från organisationen, vilket måste ses som bästa betyg,” säger Petra Tesch, IT Operations Manager på Biovitrum.

När bioteknik - och läkemedelsföretaget Biovitrum bildades i början av 2000-talet och byggde en helt ny it-plattform, saknades automatisering och självbetjäning. I stället kontaktades it-avdelningen så snart det var dags att beställa utrustning, program, behörighet och liknande tjänster. För att skära ner kostnaderna och samtidigt frigöra tid för it-avdelningen till viktigare sysslor konstruerades därför ett eget it-baserat ordersystem, ett hemmabyggt ASP-system. Användarna kunde sedan beställa till exempel hårdvara och användarkonton på ett mer styrt sätt, vilket avsevärt minskade administrationen och handläggningstiden.

Men systemet hade sina begränsningar. Att införa nya tjänster tog tid att koda och var inte helt enkelt. Dessutom var systemet fyrkantigt och roddigt med många olika platser för administration. Slutligen blev det dags för företaget att se sig om efter en modernare och mer effektiv lösning.
- Av en händelse hörde vi talas om Spintops Accelerator och de kom hit och demonstrerade sitt system, säger Petra Tesch, IT Operations Manager.
Tre veckor efter Spintops besök beslutade Biovitrum att tacka ja till erbjudandet. 
- Då var vi väldigt klara med både strukturen och vad vi ville ha, tillägger Petra Tesch. Eftersom så mycket var analyserat och klart var den följande processen snabb. Redan efter en månads arbete introducerades Spintops portal för Biovitrum 
- Det gick smärtfritt, kommenterar Petra Tesch. Eftersom våra användare redan tidigare hade använt en beställningsportal behövde de bara vänja sig vid den nya layouten. Glädjande är att bytet skedde utan gnissel. Vi hörde ingenting ute från organisationen, vilket måste ses som bästa betyg. Med Accelerator har Biovitrum nu fått flera tjänster automatiserade, samtidigt som spårbarheten säkrats. 
- Det är mycket som fallit på plats. Dessutom har vi fått ner kostnaderna och organisationen har effektiviserats. Efter automatiseringen kan  våra användare få sina beställningar gjorda när de behöver dem för snabb leverans, inte som förr när de utfördes först när någon på it-avdelningen hade tid att hjälpa till, säger Petra Tesch och tillägger att det blivit ett lyft även säkerhetsmässigt.
- Forskningen gör att vi har mycket konfidentiellt material som vi inte vill att någon utanför ska komma över, menar hon. It-säkerheten är otroligt viktig för oss.

Som läkemedelsföretag lyder Biovitrum dessutom under en rad olika myndighetskrav, vilket gör att dokumentation och spårbarhet är viktiga inslag – något Accelerator har lösningar för. Nu ser läkemedelsföretaget över hur man kan använda det nya systemet vidare för andra behov i organisationen. Bland annat diskuteras om man ska kunna beställa passerkort och få tillträdesgodkännande till lokaler. 
- Det som är aktuellt just nu är dessutom licenshanteringsdelen som vi vill integrera, säger Petra Tesch. Vi ska även distribuera programvara via portalen. Hon är mycket nöjd med Spintop och tycker att samarbetet fungerat bra. Hon passar på att skicka med ett råd till kommande Acceleratorkunder. Petra tipsar om att de ska börja med att noga tänka igenom vad de vill och se över var det finns störst behov.
- Det underlättar det vidare arbetet om man gör egna analyser och tidsstudier, säger hon.

Läs hela tidningen här »

Eftersom våra användare redan hade en beställningsportal, behövde de bara vänja sig vid den nya layouten, kommenterar Petra Tesch, Biovitrum.